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GTD行為法每天多出1小時

時間管理達人》人氣部落客張永錫
文 / 趙君綺    攝影 / 關立衡
2012-01-01
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GTD行為法每天多出1小時
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提到時間管理,大部分的人認為就是在固定的時間內,做愈多事情愈好,這個答案只對一半。

「因為真正的時間管理,目的不在於要做很多事情,是為了要多asobi,」知名時間管理達人張永錫指出。

asobi 是日文,意思是「留有緩衝的餘地」,即是在時間的安排上,為了不要太緊迫而留下一點餘裕時間。某種程度上,時間管理的目的,其實是為了要從忙碌的生活當中,空出可以做自己想做事情的時間。

就像車子換檔,你可以花4 個小時,一路平穩的開到目的地,但是也可以在剛開始上高速公路的時候,先花3 個小時,加速前進,等到快接近目的地時,打檔減速,把窗戶打開,利用剩下的1 個小時,沿路悠哉地欣賞周圍的美景,同樣都是4 小時的車程,用先加速的方式,可以在最後那1 個小時中,變得很享受、很幸福。

所以,快,是為了要有更多時間,可以慢得從容。

生活當中,總有很多應該要做的事情,如工作、家務、各種生活瑣事,如何能有效率的將這些工作處理完,為自己空出更多時間?讓時間達人教你,用6 個時間管理步驟,幫生活打檔。

時間管理6步驟

根據美國時間管理大師大衛‧艾倫(David Allen) 的GTD(Getting ings Done) 行為管理方法,張永錫整理出來一套時間管理流程,總共包含6 個步驟:收集、加工、組織、排程、執行、與檢視。

步驟1》收集

為什麼人要進行時間管理,就是因為生活及工作中常常會出現各種大小雜事,大的像明天要交的企畫案、老闆交代下來的任務,小至繳交信用卡帳單、晚上跟女朋友的約會。太多的資訊在腦中流動,讓我們不知道先做什麼?該怎麼做?因此,我們需要把雜事記在頭腦以外的地方,才能集中精力,專心做更重要的事,這就是收集,把雜事放進收件匣。

步驟2》加工

然而,不是將雜事放入收件匣之後,時間管理就結束。事實上,將雜事放入收件匣之後,我們要問自己2 個問題,「希望得到什麼結果?」跟「下一個行動是什麼?」透過這些問題,將雜事轉換成行動,或是單純需要保留的資料。

步驟3》組織

雜事經過加工後,產出的行動與資料會被分派到2 個不同的地方。資料存入文件檔案,可執行的部分,就集結一起,變成一般人說的代辦事項。2 分鐘之內可以完成的工作,「你就直接做掉,不用再寫下來浪費時間,」張永錫建議。

除了立即做掉跟無需行動的資料以外,剩下的就是真正的「下一步行動」。可以一次做完的,根據人、事、時、地、物,列出不同行動清單。如果下一步行動太大,必須細分成好幾個行動,又無法一次達成時,就放在任務清單當中,一個星期看一次,然後訂出下個星期可以做到的程度,直到最後事件從任務清單畫掉為止。

步驟4》排程

排程,是安排一日的行程,也就是每日計畫。進行時間管理很重要的一點,就是事前規畫。在每天晚上或隔天早上,梳理自己前一天發生的事情,接著製作一張「每日工作清單」。

人的時間及精力有限,所以我們需要考量事情耗費的時間、處理的次序和事情的重要性,逐項放入每日工作清單中,並加以調整、刪除或延後較不重要的事情,讓一天的工作更有效率。

步驟5》執行

所以,每天早上,都會有一張每日工作清單,上面列舉出今天要做的事情。只是到底要先做哪件事?

可以先從清單當中選出3-5 件最緊急、或今天一定要完成的事情,寫在便利貼上,每個事件的旁邊標記10 這個數字。接下來,設定碼表,在10 分鐘之內,開始專心處理第一件事情,如果中途有干擾,像是老闆找你、電話響,碼表按暫停,先處理干擾的事物,之後回來繼續計時,等10 分鐘到了,再強迫自己停下來,去做便利貼上的第二件事。

每30 分鐘間隔,再花5 分鐘做自己想做的事情,像喝水,看報等,當作真正的休息,休息完後繼續做便利貼上的事項,直到便利貼上的事情全部完成,再從每日清單中找出3-5 件事,繼續行動。

步驟6》檢視

如同車子需要定期保養,進行時間管理的過程當中,要定期回頭針對自己處理事情的方式及態度做一個檢討。每天寫日記,以及一週一次週檢討,都可以幫助我們回顧前一天或上一週執行成果,在檢視的過程當中,也同時思考自己接下來可以怎麼做,不只增加成就感與自我肯定,更容易掌控真正的進行狀況。

時間管理3 大重點

重點1》寫下來 放到頭腦以外的地方

在大衛‧艾倫的GTD 時間管理中,最關鍵的一件事,就是把代辦事項「放在頭腦以外的地方,因為你放在頭腦裡面,其實無法比較,也無法思考其重要或緊急性,」張永錫解釋。

假設你要從3 件事情當中選出1 件事,放在下個星期的代辦清單。把3 件事情放在頭腦裡,輪流想,每個想法還是模模糊糊,但是當你把這3 件事情寫下來之後,反而可以空出腦袋,花心思在真正的比較上。

寫下來的另一個好處是,順便進行心智圖發想。從原始事情出發,用下一步行動,問自己接下來該怎麼做,寫下這些動作各有哪些優勢與缺點,再利用這些優勢與缺點比較這些事情的優先順序。

進行心智圖發想過程中,寫下各種下一步行動,還可以直接歸類到行動清單或任務清單,增加執行效率。

重點2》 心境如水 讓混亂的渣沉澱

或許有人會問,訂下一步行動,真的有那麼重要嗎?其實,真正的重點,是當你訂下一個行動時,產生的執行力,可以讓人「心境如水」。

一般時間管理像是練武當派功夫,先從頭到尾規畫出一套半年、或一年內的重要大小,並確定任務的優先順序,事先的完整規畫像是練內功心法般,要先把底打穩,才能開始執行計畫。

相對來說,GTD 行為管理就像是練少林寺功夫,一開始先練外功,直接教你將紛亂的各種雜事,整理成一個一個清單,當你思考下一個行動時,就像是把事情梳理過後,心情穩定下來,反而可以看到更長遠的東西。

不先學會梳理雜事,全部堆疊在腦袋裡的結果,就是事情愈積愈多,反而愈來愈慌,就像一杯蘋果汁,剛開始水與蘋果渣混在一起,看起來整杯果汁濁濁的,如果你先把清單列出來,就可以把心思放下,讓混亂的狀況像原本混濁的蘋果汁一樣,沉澱,讓渣出來。

重點3》 回報定位 確認方向

檢視,是時間管理步驟當中很關鍵的一環,在檢視的同時,再重新確認自己的方向是否正確,也就是定位。

像坐飛機,尤其是動輒十幾個小時的國際班機,為了確保飛機一直往正確方向前進,不受氣流影響而偏離航道,但目前飛航班機頻繁,擔心占用太多頻寬,且在空中定位也不是100% 準確,所以每飛到一個階段,就重新確認位置,是否往對的方向前進,將整段飛行分作數十段,定位、導正、定位、導正,一直到飛抵目的地為止。

每天或每週的檢視,就是一次定位的過程,在一天或一週結束時,重新梳理自己的下一步清單,重新確認自己位置,知道自己做了哪些事情,哪些事情還沒做,這時候也就更有心思去規畫接下來的一個星期、下個月、甚至明年的計畫,確認自己一直往想要方向前進,一直到最後抵達目的地為止。

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