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必修四學分,小隔間直通大房間

發達要義,高階主管開班授課
文 / 口述/林順才 整理/賴玟如    攝影 / 蔡仁譯
2008-01-01
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必修四學分,小隔間直通大房間
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第1課 菜鳥不要亂放砲

回想我的第一份工作,當時有一位和我同時期進入另一家保險公司精算部門,跟我同樣從事精算的同事,我們觀察到辦公室裡有另一群,大約八人、年紀較長的女同事,每天都忙著一種很routine(固定)的工作。她們在充滿表格的紙上填數據,然後拿起計算機算個不停。我們問︰「現在電腦很方便啊,為什麼不考慮用電腦去做這些事?」她們沒有回答。

我和另一個同事撰寫了一份提案給主管,建議省掉這些人工計算,因為可以設計一個program(程式),從電腦裡抓information(資訊)進行運算,得到的結果就能直接傳到會計部門。我們很得意自己的提案,因為這可以讓同事們省下時間去做別的事,這樣一來也可以使同事有機會學習別的職場技能。結果,主管把我們叫到跟前,訓了我們一頓。他直接告訴我們:「你知道嗎?我可以犧牲你們兩個,但是我不能犧牲她們八個人。」

主管沒有看完整份提案,光是看到提案前面的建議,他就立刻回絕了。他有身為主管的思考角度,他必須顧慮資深同事的感受,如果要長久從事精算工作的他們改變,去做其他的事,可能會衍生其他的問題。而且,這部分的計算工作的確是不能出錯的,也許不該電腦化得那麼快。

你該有的正確思維:

我們忽略了應該先跟主管溝通這個步驟,應該先聽他的建議再行動。員工的看法常常只在單一事件上,只想到有利於工作效率,但是老闆就必須顧及全局,不能遺漏所有環節。

第2課 小主管,學習聰明授權

我第一次當主管,底下有個從事精算工作的五人team。某次,澳洲總部有一個很大的計畫,需要新的財務報告系統,必須設計出全新的計算基準,當時對這個新系統的一切相當陌生,大家都在摸索。澳洲總部要求我們在一個半月之內建立這個新系統。

雖然,我還有其他部屬,但是我認為,重新教他們已經來不及了,所以我就自己做,每天都忙到很晚,底下的人反而沒事做。某個週末,知道我常加班的CFO(財務長)告訴我︰「你現在是主管,應該要學會授權給下面的人。」我雖然非常認同這個建議,但是期限在即,我只剩下兩週,沒有時間犯錯或修改,所以我還是一個人把工作做完。

然而,後來的結果竟然還是出了錯,數據必須重跑,程式得修改,最後我很痛苦地完成這份工作。雖然總部給予很高的肯定,認為我在無經驗的狀況下,短時間內完成這個成果。但是當時其實團隊成員們不開心,我的主管對我的評價也不好。

你該有的正確思維:

我應該一開始就讓其他團隊成員加入,讓他們進行討論,然後分工,而不是自己想。第一次當主管是很重要的職場經驗,時間分配和心理的轉變都很大。最難的是學會釋放權責,因為第一次將工作分給部屬,無法掌控全局,容易覺得心裡不踏實。主管之上還有主管,上面的主管只要求結果,但是,在這個壓力之下,仍要懂得授權。

其次,面對Deadline(交件日期)要誠實,Deadline的重點是要求工作效率,而不是死守那個日期。一人扛下所有事的艱苦,並不會被體諒,因為上頭的主管認為你本來就配有部屬的人力資源,而部屬則怪你搶走工作。不要涉入太多,要站在部屬後方,當他們的依靠。

第3課 中階主管,弄懂權力運作

商業世界與學校不同,這個世界裡充滿鬥爭和種種複雜的考量,年輕人不要對商業社會有太多幻想。

我在一堂領導訓練課程中聽過一個案例,有個工作績效非常好的人,不論老闆要求什麼,總是能做到,而且總是over deliver(超出期望),像是老闆命令他赴海外拓點,他不僅設了點,還經營得有聲有色。有一次,老闆問他,總部有個位置,要不要回來接,這個人說,我現在海外的點經營得還不錯,而且只待了兩年,現在需要多點時間,才能把基礎打好,之後我才放心回來總部。但是這個主管還是建議他,要多考慮一下這個機會,將來這個機會可能不再有了,而現在也無法等你太久。這個人已經知道那個位置沒有什麼權力,後來就還是拒絕了這個機會。

這件事之後,這個公司合併了另一間公司,兩個公司成為一家大公司。就在這個工作總是盡心盡力,績效表現向來良好,幾乎年年都是第一名的人回到總部,跟新的管理階層一起開董事會議時,大老闆忽然告訴他,「你收拾好包袱,明天就可以不用來了」。

你該有的正確思維:

在公司裡位階愈高,組織管理就愈來愈複雜,評量是在一種chaotic(混沌的)的狀況,衡量標準不只是工作表現。工作績效好的人,不見得就能一直往上晉升。人總有預期心理,認為盡力做好工作績效,那麼公司應該會給予很好的回饋,但其實,回饋是有很多因素配合的,並不那麼單純。

第4課 任何位階,都要正面思考

我很不喜歡員工常講充滿負面情緒,或者一直向周遭同事抱怨他遇到的困難,這對公司是很大的傷害。公司裡有很多管道,如果你碰到什麼困難,尤其是比較特別的情況,最基本的,應該去找你的主管抒發或溝通。其實,每個人位階不同,經營公司不像科學實驗一樣有個絕對正確答案,你跟主管看到的世界是不一樣的,應該也要學會反省自己。

一個員工必須要正面積極地思考,盡量避免產生負面情緒。真的碰到一個不好的主管,你實在沒有辦法做下去,很現實的,那只剩下兩條路:繼續做或是離開,一直抱怨是沒用的,不但對公司不好,也改變不了情況。

你該有的正確思維:

令我感動的,是員工的熱情,就是那個人真正發自內心的喜歡這家公司、這份工作,每次跟外面的朋友、家人提到工作,總是持正面評價。熱情很重要,有了熱情,會主動補強專業技巧,也會帶動、影響其他同事,大家一起提升工作績效。對工作有熱情的人,永遠都能展現正向的態度。

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