大部分工作都是在上司下達「這項工作就交給你了」的指示後，才就此展開。所以在進行工作的步驟安排時，掌握上司的「期待值」相當重要。也就是說，在著手進行工作前，得掌握上司期待你展現出怎樣的最終成果。
上司要求什麼水準的品質？要在什麼時間之前完成？是在什麼樣的背景下指派我處理？得事前掌握好這些緣由，展現出成果。這種「設計成果的技術」不可或缺。若沒能掌握好上司所要求的是什麼，不管再多的努力，也都可能白白浪費。
這就和邀自己的心上人約會一樣。因為最近流行戶外活動，而邀對方一起出外烤肉，但要是對方不喜歡戶外活動，那最後很可能只會換來一句「抱歉」。連交往的機會也就此一併喪失。
而另一方面，想成功和心上人約會的人，會想進一步了解對方。應該會從認識的人口中問出心上人的嗜好。例如，只要知道「她對有機餐廳有興趣」，就能採取「這次我在有機餐廳接待客戶，妳可以和我一起先去試吃看看，給我個建議嗎」的邀約方式。即使對方對你沒意思，但如果對這個提議感興趣，應該還是會心動。
而跑業務也是一樣的道理。如果不懂客戶的需求，就只會是自己單方面不斷在推銷。業務工作的目標，就是讓對方點頭說好。為此，必須事前了解對方的需求（期待值）。
看清楚是要重視速度，還是內容
那麼，當上司指派你製作報告書時，該怎麼做才好？
當上司吩咐「我要你針對A商品的銷售狀況整理一份報告書給我」時，如果你是個工作細心的人，或許會花好幾天的時間，製作出一份多達好幾張的詳細報告書。然而，上司可能不需要詳細的數據資料，他只想大致掌握A商品銷售狀況。
若是這樣，與其過了好幾天後才提出詳細的報告書，還不如在指派當天就交出頁數只有一張的報告書，這對上司的幫助還比較大。上司對部下的評價也會就此提高。
相反的，如果上司重視報告書內容，那麼，花時間仔細做好工作，就顯得很重要了；如果上司重視的是速度，那麼在歸納整理時，就得特留意，比起內容要更重視速度，如此才能符合上司的期待。
當上司指示「我要你作一份給客戶的提案書」時也一樣，只要事先掌握好上司的期待值，明白上司背後有怎樣的用意和背景，就可以省去其他不必要的作業。例如，如果提交提案書的對象，不太可能成為自己的客戶，那就不必準備太詳盡的資料，只要用簡易版即可。善於安排工作步驟的人，懂得像這樣掌握上司的期待值。
擅長步驟安排的人，對於在什麼時間之前需要何種水準的報告書或提案書，是在什麼背景下指派這項工作，會先向上司詢問得知後，才開始著手進行。
「裡頭要有什麼資訊？」「什麼時候要？」「這份報告書要用在什麼用途？」做這樣的提問，就能掌握住自己該創造出的成果應有的畫面。
不只局限於報告書和提案書，對於「為什麼需要做這項工作」的用意和背景，就算不明確也沒關係，還是要事先掌握好。這麼一來，品質╳速度就會提升。
隨著工作的委託方式不同，成果也會隨之改變
當自己是站在委託別人工作的立場時，清楚向對方傳達自己的期待值，則整個團隊的工作步驟安排也會變得順利。
你是否沒做詳細的說明，就只是說一句「這件工作就麻煩你了」，便把工作交給其他成員去處理呢？如果你認為「成員們應該也都明白吧」，而低估此事，就不會得到你所期待的成果。如此一來，就得被迫一再修正，白白浪費許多時間。到最後你要是後悔「早知道我就自己做了」，而自己將工作攬下，那可就賠了夫人又折兵。
因此，事先傳達工作的①水準、②背景、③日期，再請對方著手處理工作，這點很重要。
例如，當你委託別人製作企劃書時，不是只說一句「請你製作企劃書」，而是要明確傳達你期待的是何種工作。企劃書是只要裡頭有提出點子的簡單版即可，還是要裡頭內容豐富，像數據資料之類的文件一應俱全呢？得對自己所要求的工作品質（水準）傳達清楚。企劃書是為了爭取顧客，說服某人，還是為了向上司報告？企劃書要怎樣使用，其「背景」也相當重要。
還有重要的日期。對於什麼時間之前要完成，也要明確的傳達。如果委託的是抽象度高，而且高水準的工作，則設定日期請對方報告過程也很重要。
成員之間對最終成果擁有共同的畫面，這是有助於安排步驟的一項重點。
本文節錄自：《迷你思考》一書，大嶋祥譽著，高詹燦譯，平安文化出版。
