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成功,從桌面開始

文 / 張麗容    
1995-04-15
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成功,從桌面開始
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掌握時間,掌握優勢。

有心更上一層樓的上班族請回頭看看你的辦公桌,分秒必爭的你,是否曾經想過,桌子可能是害你效率不彰的禍首?沒錯,桌面管理常是時間管理的漏網之魚。美國暢銷書作家派勒士(Jerold Panas)在一場演講中提醒聽眾,「辦公桌是你最壞的敵人」。要在職場上克敵爭先,先妥善管理你的桌子。

目前,雖然電腦普及,紙張仍是傳遞資訊最普遍的形式。資訊爆炸的時代,眼看紙張無限擴增,多數人卻束手無策。才剛剛撥雲見日的桌面,頃刻間,馬上被郵件、傳真、便條紙攻城掠地。

然而,兢兢業業的上班族,卻不能再坐視桌子的混亂而不管,「優先管理系統」(Priority Management System)負責人史坦波(Daniel Stamp)指出,一張脫序的桌子不僅有礙觀瞻、降低工作效率,連組織生產力也深受其害。

管好「紙獸」

據史坦波估計,上班族一星期至少花三十六個小時在辦公桌上,其中三小時是在找東西。此外,一個可能出現的情況是:由於桌面太亂,你根本沒注意桌上多了什麼新資料,訊息流通的速度就此卡住。而且,有時當你沒先完成該做的部分,別的同事也動彈不得。這樣看來,桌子管理得好不好,不再只是個人的習慣問題,還可能會影響到公司的整體效率。

不想被桌子扯後腿,管理「紙獸」的能力不可缺。

「有條不紊是成功關鍵」(Organized To Be The Best)一書的作者史利佛(Susan Sliver),建議讀者想像自己是機場塔台管制員,你的辦公桌好似飛機跑道,你必須精確判斷哪一份文件、什麼檔案才能獲准降落,而非來者不拒。更重要的是,讀完資料後,必須領航這些資料到達最後的目的地(垃圾桶、碎紙機、郵寄或是歸檔)。

管理顧問梅爾(Jeffrey J. Mayer)認為,桌子的正確功用是「幫你把工作做得更快更好」,只要你給桌子免於雜亂的自由,生產力自會破繭而出。

向桌子開刀,先從桌面開始。第一步,先把桌上每張紙瀏覽一遍。須牢記在心的是,沒有什麼資料是神聖不可侵犯的,該丟就丟,而且起手無回大丈夫。

接著,將桌面畫分為三等分,左邊擺機動性高的資訊,譬如待寄或待傳的信函和備忘錄,迅速閱讀後,決定是要丟掉、傳給別的同事或建檔保存。而報章雜誌等非急件資料放在右邊;需要保留的文件,則分門別類,擺在桌子中央。

瀟灑扔東西

桌面安排妥當後,請勇敢地打開抽屜,把裡頭的東西全部倒出來,瀟灑地扔掉「沒有也無傷大礙」的陳年資料。為了避免資料在抽屜裡擠成一堆,專家建議利用可懸式檔案夾歸檔,若能以顏色區分檔案,更是一目了然。倘若,某個計畫包含許多子題檔,不妨將這些檔案集中在一個抽屜,以防丟三落四。

許多人的桌子像倉庫,擔心看不到資料,就忘記該做的事,因此決定把所有的資料統統放在桌上提醒自己。事實上,這樣的「先見之明」,只是使情況更糟,有時資訊過期,你也沒發現。

波樂(Odette Pollar)在「管理你的工作空間:個人生產力指南」中提供秘訣,教上班族如何馴服「紙獸」,創造一張有效率的桌子:

.養成一個習慣--每天把桌子整理乾淨再回家,為一天的工作畫下完美句點。

.替手邊的計畫,設一個專屬檔案,相關資料也歸檔,不要隨手亂丟。

.電話留言不要東一張、西一張,把重要的電話號碼抄在電話簿上,或作成卡片放入名片盒。

.避免報章雜誌堆積如山,一個好辦法是看完後,立刻剪報存檔。

.拿到新資料時,立即決定處理方式。

忙碌的社會中,一個井井有條的桌子將成為生產力的指標,不要讓今天的資料留在明天的桌面上,試試專家的建議,看看一個有組織的桌子能幫你賺回多少時間。

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