八個開會小撇步

黏手機「假裝」有生產力?學學矽谷新創的高效開會模式吧!

文 / 林士蕙      2016-05-06

黏手機「假裝」有生產力?學學矽谷新創的高效開會模式吧!


(圖說:Jandi幕後團隊Jason、辜浩維與曹凱閩示範內部常用的站立開會。)

漫長沒重點的會議溝通,是許多上班族常常體會的痛苦,用Line等行動即時溝通群組來幫忙,就會改善嗎?

「所謂的有生產力,就是善用體力、腦力與時間,用最少的付出,得到最有意義的報酬,」普立茲得獎記者查爾斯.杜希格在《為什麼這樣工作會快、準、好?》一書中深刻批判,許多人在手機Google行事曆上定滿滿的行程、群組裡無縫接軌地回應討論等行為,只是在「假裝」自己很有生產力,根本沒抓住科技背後的重點;反觀許多矽谷公司,他們不只懂科技,更是善用科技顛覆團隊溝通舊思惟的真正贏家。

創立於2014年,至今獲得心元資本、日本軟銀注資的企業溝通平台Jandi,即是近年看到矽谷新創用科技掃除開會老文化風潮,因此開發了新型態的線上企業開會溝通工具。Jandi背後團隊成員曹凱閔、辜浩維與Jason Kim都強調,換工具若沒換腦袋,一樣沒用!他們也在此提供包括矽谷龍頭業者到新創公司都在用的八個高效開會小撇步。

1. 開會時總免不了,讓同事輪流上台念預備要提案的報告?Jandi團隊認為,實在不必浪費時間在這, 應該在如Jandi等內部協作平台上,事前訂好專屬的議題資料夾並設定公開,指定所有會議成員會前就分享報告,並列為必讀事項。

2. 同事老說,口頭報告,就是怕有人看不懂?Jandi團隊認為,這件事,不該在開會時才抱怨,應該是會前看完報告,就直接在平台上留言詢問,請提案人清楚回覆,確定看懂了再來開會。

3. 會議總免不了討論細節?事實上,像Google等矽谷大公司,早已把會議時間縮短到30分鐘內,沒確實遵守的主管甚會被帶頭處罰。Jandi更建議,可以事前清楚規定好,只討論兩到三個非開會不可的議題,列在會議群組內通知所有人。

4. 那會中沒討論完的部分,該怎麼辦?Jandi認為,既然只是細節,依據會前就訂好的議題標籤與群組,丟出線上討論需求給所有成員,再讓大家於線上交流就可以了。

5. 無論如何,就是有人在會中習慣性碎念?建議可採用社群龍頭臉書內部行之已久的站著開會,讓成員自然感受到自己需要長話短說,以免體力不支。像Jandi會議室內螢幕,總是維持站著方便看的高度。

6. 會議中常有兩派人馬爭論,遲遲沒辦法下結論?其實,口頭爭論永遠是模糊的,不如把每個專案的相關網頁訊息或後台,就在平時定期透過雲端引進會議群組討論,像是臉書粉專多少人按讚?用戶增加多少?讓數據證明一切,做最後決定。

7. 才開完會,就發現實際執行需要加入新成員,難道還需要再全員開會,又重複一次?更好的方式,是讓新成員看之前會議群組的討論紀錄,一有問題,就直接線上留言給已經開過會的成員討論。

8. 會一開完,主管立刻用Line狂催,當時決定的事情做了嗎?該怎麼辦?Jandi建議,不如聰明向上管理你的老闆,導入Trello等線上任務清單小工具,全組把該做的事情及早訂出輕重緩急的等級,當有人完成,就會推播給所有組內成員的手機或電腦,讓主管放心。

關鍵字: 產業綜合傳產生活

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