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解決生活中堆積如山的瑣事,你要學會「與自己開會」!

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文 / 周文凱    攝影 / 周文凱
2015-02-07
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解決生活中堆積如山的瑣事,你要學會「與自己開會」!
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(圖:日本作家山崎拓巳)

「忙忙忙!忙忙忙!忙是為了自己的理想,還是為了不讓別人失望......盲盲盲!盲盲盲!盲的已經沒有主張,盲的已經失去方向......」這一首雋永的經典老歌「忙與盲」,是否道出你每天的心聲?

不論工作、家庭,生活中總是有許多事情要完成。但很多時候,一件事情還在進行時,另一件事情卻又突然冒了出來;當事情愈來愈多、堆積如山,往往會讓人更無法集中精神把一件事情做好。日復一日,生活就被這些瑣事填滿,變成惡性循環。

該如何分辨什麼是「該做的事」?什麼是「想做的事」?進而集中精神把事情都處理好。日本作家山崎拓巳認為,所有人都應該學習善用一個人獨處的時間。他在《一個人的會議時間》中提到,人應該把自己當作一間公司,學會跟自己開會,而且不應該空等能夠有「一個人思考的時間」,而是要用積極、主動的方式,安排「跟自己開會」。

此外,跟自己開會時,山崎認為不應該只是在腦中空想,而是應該用一種更正式的形式,將「跟自己開會的行程」,排進行事曆當中,確實執行。筆記本、電腦、手機都是「開會」必備的記事工具,也可以嘗試寄Email給自己。另外,也要寫下To Do清單,排優先順位,一一執行,而執行每一件事,就在方框中打勾,「你打勾的那一瞬間,大腦會分泌類似愉悅化學物質的東西。」

至於跟自己開會的形式方面,山崎區分為五種。首先是「主題會議」,每次會議都要訂定主題、擬出目標,然後針對如何完成目標一一寫下執行步驟。

第二種是「問題對策會議」,而這所謂的「問題」,就是生活中的煩惱。「我會定期地把生活的事、人際關係的事、工作的事、家人的事等,所有心裡掛念的事,一股腦的寫在紙上,」山崎認為,如果不整理思緒,腦中往往會變得更為渾沌,但是寫在紙上或化為文字,往往就會產生跟之前截然不同的想法,要做的事情就會變得具體而明確,也更容易找到解決的方法。

第三種形式是「自由會議」,也就是所謂的「腦力激盪」,隨意寫下心頭掛念的事,「不分析別人的發言、不下結論、天馬行空、不否定別人的意見」是山崎認為自由會議的四點重要規則。

透過前三種開會形式後,往往就能夠列出什麼是「該做的事」,這時就能夠過第四種會議形式「行程會議」,列出確實執行的時間表。山崎建議將事情分成「緊急」與「重要」,要以「不緊急」但「重要」的事情為優先,「如此一來,『緊急』而『重要』的事情就會自然而然愈來愈少。」他認為,甚至可以將「緊急」但「不重要」的事情委託別人協助,這樣才能更埋首於令人期待的事情。

最後一種會議形式是「資訊蒐集會議」,主要運用於創意發想。每個人每天一定都會觀察到某些事物,但往往就是記憶在腦海中,或許有一些印象,但不夠深刻。山崎認為應該學會隨手將這些觀察記錄下來,「即使是隨機擷取的資訊,其實也會成為自己接下來想解決問題的關鍵或啟發。」

花一點時間,一面跟自己開會,一面傾聽自己的心聲吧!或許只要10分鐘,就能夠做好時間管理,解決生活中的疑惑與焦慮,更有效率的完成每一件事情。

(山崎拓巳《一個人的會議時間》、《一個人的充電時間》,大田出版發行。)

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