編按：年後不僅離職潮升溫，在日本，甚至連「代理辭職」都成了熱搜話題。面對長假後轉職念頭暴增，甚至委託業者代辦離職，瞬間引發企業的留才危機。究竟，假期為何成為離職引爆點？主管又該如何提前因應、降低衝擊？
今年年初以來，在日本職場最熱門的關鍵字之一，就是「代理辭職」（日文稱「退職代行」），也就是請專門業者代自己去向公司辭職。據業者統計，日本今年新年長假結束後出現的依賴案件數，是之前的三到五倍。後來又發生其中最著名的一家代理業者「モームリ」（意為「我已不行了」）因涉嫌違法、社長遭到逮捕的事件。代理辭職的相關議題，引起高度注目。
假期帶來和職場的「距離感」放大
如果有優秀的員工來提辭職一事，本來就已夠令人頭痛，但至少面對面還可以動之以情，以各種方式來說服對方留下。但如果是代理業者來，過去情面完全派不上用場，對企業和經理人要留人，是更大的挑戰；同時，在心理上更覺得傷心，想自己平時對員工也是盡心盡力，為何員工到要辭職時，連當面溝通都不願意、以逃避做為再見的收尾？
姑且撇開代理辭職牽涉到的許多正反意見和法律規範，不管是日本的西曆新年，或是台灣的舊曆新年，許多調查都顯示，過年後想辭職或轉職者，比起平時都增加許多。為何年假後員工離職潮常驟增？日本的「代理辭職」風，萬一也吹到台灣來，該怎麼辦？在到處缺工、老闆難當的時代，企業或經理人平時究竟要做些什麼，才能留得住人才、不再怕過年？
事實上，各國的年假長假後想走人，是橫跨文化普遍的現象。常見的原因，除了是大家熟知的因領了年終或紅利後，財務較有緩衝、離職成本下降外，放假愈長，回來工作時的「對比效應」（從慢節奏的休假，回到高壓∕長工時∕高控制的工作環境時，「落差」會被放大）是主因之一。
另外，像假期帶來和職場的「距離感」放大，員工常會在這個暫離職場環境的空間時，有機會重新評估自己現在的工作：薪資是否合理？待下去會有發展嗎？這份工值不值得？而如果原本的工作量大、身心壓力長期累積，造成想到要回去工作時的焦慮和耗竭感，也有影響。日本媒體在報導這波「新年辭職」（あけおめ退職）時，常提到「回去的壓力讓人無法去公司」就是一證。
代理辭職，避免衝突與減少罪惡感
日本職場文化重視和諧，怕造成麻煩（「迷惑」），代理辭職幫助當事人，來避免正面衝突與減少罪惡感，免去當面說「我要走」的痛苦。日本最近代理辭職風潮中，以年輕人的利用比率最高。日本面臨嚴重少子化，年輕世代的轉職機會增多等，固然是可能的背景之一，但在注重階層的日本社會來說，年輕人可能更容易遇到「不好開口、被挽留或被刁難」的情境。許多使用代理辭職者的行業，是較高壓的行業，衝突和離職的摩擦成本高，也更想把它外包。
但日本的代理退職服務，雖然可以代本人向公司傳達離職意願、協助溝通離職日等行政事宜，或是物品歸還等流程，但不能做涉及金錢或法律權利的交涉（會涉及非律師執業、所謂的非弁行為）。
日本企業端因應這些突發的新年辭職或代行通知，已有不少企業事先準備建立內部收到退職代行聯絡時的處理流程（窗口、回覆格式、文件清單、時程）等的SOP；確實做到身分∕授權確認：確認不是第三方冒名（例如要求委任狀或可驗證的授權資訊）；加速行政作業：確認特休剩餘天數、準備離職所需文件等，以降低爭議與混亂等。
但每個優秀人才的離職成本，以及對企業的成長衝擊都很大。代理辭職的出現，只是更增加了留才的難度。沒有完美的組織或員工，在走到辭職那最後一步前，企業和員工都有很多可以做的努力，分手不一定是唯一或最好的道路。
在企業和經理人方面，我們在為管理層做教練式指導時（COACHING）時常強調active listening（主動式傾聽）。在不同文化中的職場，雖然薪資升遷等客觀條作是員工向心力的重要一環，但要問員工，他們感到沮喪或失望的主因之一，常是覺得「我的聲音根本沒被聽到」。
有時是「老闆忙得沒有時間聽我講話」，不然就是「我傳達了好多訊息給上司，但對方心不在焉，有聽沒有到。到要說辭職時，就說怎麼會這樣？平常也都沒聽你說你有什麼不滿啊？」
經營和管理者是否了解員工不同溝通模式的需求？是否真的有聽到他們的聲音？是否「先求理解」「再提要求」？都是每天該問自己的問題。（這個部分未來再找機會，和大家談談MBTI或DiSC等不同個人偏好在職場中的溝通技巧和運用。）
企業和員工應誠懇溝通，創造雙贏
對員工來說，也不要有太多既定刻板印象，而太早放棄了溝通，覺得不明講老闆應該也會懂我的心，或是講了一定也沒用。學習和培養自己適度以理性和感性地清楚表達自己想法，為自己爭取應有的權益或報酬，是在不同組織工作發亮發光的必備技巧之一。
企業和員工雙方誠懇溝通，了解員工職涯需求，在薪資、工作內容、團隊溝通模式和職涯發展目標上訂定明確目標和客觀評估標準，創造雙贏結果。希望藉由平日功，都不需要用到或面對代理辭職，老闆和員工都能年年過個好年。
本文章反映作者意見，不代表《遠見》立場
（作者為日本GLORAKU公司執行長，全球化人才育成、跨文化經營和溝通策略專家, 也是日本Prime市場上市公司獨立董事。芝加哥大學企管碩士）
