今天的壓力來自於昨天的混亂，你需要建立「可視化」高效工作新思維。「可視化」概念源於日本知名企業豐田的管理方式，已成為全球提升效率與成果的黃金法則。精髓在於工作流程透明化、問題直觀化，能即時發現異常、快速採取行動。這種方法不僅適用於製造業，更可以大幅提升我們日常工作的效率與成果。（本文節錄自《職場必修！高效可視化工作術》一書，作者：谷口和信，今周刊出版，以下為摘文。）
人是健忘的生物
本書所謂的「可視化」，就是寫下來的意思，但為什麼必須這麼做呢？
因為人是健忘的生物，一定會忘記。
即使覺得自己「這麼簡單的事情應該記得住，不寫下來也沒關係」，但事後卻想不起來，相信你也有過這樣的經驗。
我自己當然也經歷過無數次這樣的狀況。
所以我決定基本上將想到的事情全都寫下來，預定的行程與別人托付的事情也都要當場記錄。
想不起來的事情是種壓力
那麼，如果想不起來，會發生什麼事情、造成哪些困擾呢？
想不起來的事情會成為壓力，也可能會導致後悔。
如果同樣的事情反覆發生，可能會陷入自我厭惡，而如果忘記了與他人的約定，也會產生寫電子郵件或打電話道歉等多餘的工作。再者，這麼一來，對方對你的信任與信賴也會下降。
這些問題也一樣，只要「寫下來」就可以避免。所以不要過於相信自己，覺得「這麼簡單的事情不用寫下來也記得住」，而是要把「一定會忘記，所以要寫下來」當成基本原則。尤其是與他人的約定或別人的委託，一定要養成記錄的習慣。
立刻寫下來
該採取什麼樣的對策才能防止遺忘呢？
那就是當場立刻寫下來。
不要過於自信地認為自己能記住一切，而是要早點意識到不可能記住所有的事情。請養成確實寫下來，進行「可視化」的習慣。
全部寫下來
「什麼事情要寫，什麼事情可以不用寫呢？」
思考這個問題也會浪費時間。
有人說過，同樣的點子不會出現第二次。如果忘記約定，通常就很難再想起來。
所以不要猶豫到底該不該寫，請抱著如果猶豫就寫下來的想法，不管什麼事情全部都寫下來吧。
不浪費意志力
「全部寫下來」的效果不僅於此。無論是煩惱、猶豫、思考……哪怕是多小的事情，在做決定時都會消耗意志力（Willpower）。
眾所皆知，蘋果的共同創辦人史蒂夫‧賈伯斯（Steve Jobs），生前每天都堅持相同的打扮――黑色高領毛衣搭配牛仔褲，腳下踩著休閒鞋。
美國前總統歐巴馬（Barack Hussein Obama II），也以每天穿著同樣的西裝而聞名。
「我總是穿灰色或藍色的西裝，這樣做可以減少我必須做的決定。我沒有多餘的心力去決定要吃什麼、穿什麼，因為我還有一大堆必須做的決策。」歐巴馬總統如此回答。
史蒂夫‧賈伯斯與歐巴馬總統可說是透過徹底減少必須做的決定，讓自已更進一步地專注在真正重要的事情與自己的目標上。
大家都有許多必須在重要場合做出決策的時候吧？
意志力，也就是「Willpower」，總是在早上起床時補滿，但每當進行微小的決策時，就會在反覆的猶豫與思考中逐漸減少。
我們必須將這種寶貴的力量保留給重大決策，因此必須減少猶豫、煩惱和思考的次數。
當猶豫、煩惱與思考愈少，就愈能集中精力在真正需要專注的事情上。
除了記錄下來之外，當感到猶豫時，就決定去做吧。這麼一來，就能將精力使用在真正重要的事情上。
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在同個地方寫下
好不容易寫下來了，但如果找不到或無法回顧，那就和沒寫一樣。一定要記住自己寫在哪裡，所以建議集中在同一個地方。
我也曾有一段時間，同時使用手帳與Google行事曆這兩種工具管理行程。但好幾次都因為忘記合併，結果行程只記在其中一項工具裡，導致錯過了約定。
因此，請將行程與任務集中在一處管理。
放在隨時可見的地方
將必須確認的事項，例如任務與攜帶物品清單等寫進記事本後，將記事本擺在想看隨時都能看的地方非常重要。
不過，如果在不需要查看時擅自進入視線，也會導致專注力在這個瞬間被打斷，這樣也不行。
請放在如果沒有特別注意時不會看到，但想看時立刻就能查看的地方。
放在行動路徑上
如果記事本上寫著絕對不能忘記的事情，就應該放在你的行動路徑上。
舉例來說，如果你列出了攜帶物品清單，就應該貼在一定會看到的書桌上或玄關的門板上；如果是任務清單，則應該寫在能夠與手帳或Google行事曆等同時查看的地方；也曾聽過有人會把要帶的東西放在明天準備要穿的鞋子裡。
為未來的自己寫得清楚明瞭
日後回顧自己所寫的備忘時，如果字跡過於潦草導致難以辨認，或者能夠辨認卻想不起來是什麼意思，那就失去寫下來的意義。不僅寫下來變成白費功夫，也會因為想不起來而產生壓力。
為了避免這種情況，方便日後回顧時能夠讀懂內容，請務必為了未來的自己寫得更清楚明瞭。
為了遺忘而寫下來
「記住」這個行為，其實等同於在腦中反覆回想，避免自己遺忘，會對大腦帶來負擔。這麼一來，就難以專注於眼前的事情了。
因此，請更積極地「為了遺忘而寫下來」。
為了專注於當下，我們能夠做的就是將其他事情寫下來然後忘記。這樣大腦就能輕巧地運作，發揮更高的效能。
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