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從未來看現在的行動:事業成功者擁有「反向思考」的能力

「反向排程」3步驟:全面提升執行力,實現理想人生。

遠見好讀
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遠見好讀

2024-11-28

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《執行力的20個槓桿》/僅為情境圖,取自unsplash
《執行力的20個槓桿》/僅為情境圖,取自unsplash
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事業成功的人一旦設定了目標,會先確定最終完成的期限,然後掌握這段作業時間的整體距離,反向推算,找出現在需要立即處理的工作。就像運動員會以比賽時間為準來進行訓練,要時時從未來的觀點來判斷現在的行動。想要養成反向排程規劃的習慣,就要先從小地方做起,即使是瑣碎的小事,也要用反向排程制訂計畫。(本文節錄自《執行力的20個槓桿》一書,作者:李珉圭,遠流出版,以下為摘文。)

在商務領域中,正向排程是指以工作開始時間為基準,推算可以供貨給客戶的日期,確定生產流程。相反地,反向排程則是以客戶希望收到商品的日期為基準回推,針對配送、生產、作業開始的時間等進行安排。

下面以同樣在一年後必須出貨的企業家A與B來比較,A以出貨日期為基準往回推算排程,不時確認還剩多少時間,集中心力做該做的工作;相反地,B認為「從下個月開始就可以了」,打從一開始便拖延,而每當要開始工作時,總是又被其他事情耽擱,結果一直沒有進展。到後來雖然加班趕工,但每次都會發生突發狀況。

你認為最後誰會成為客戶信任的合作夥伴?誰成功的可能性更高?

事業成功的人一旦設定了目標,會先確定最終完成的期限,然後掌握這段作業時間的整體距離,反向推算,找出現在需要立即處理的工作。

就像運動員會以比賽時間為準來進行訓練,要時時從未來的觀點來判斷現在的行動。

另一方面,失敗的人大部分都只是想「只要努力,總是會有收穫」,當下有什麼狀況才行動,這樣一旦面臨緊急情況,很容易路徑就會偏移。

因為從現在的觀點來看,「要做的事」和「不用做的事」,兩者界線會變得模糊,感覺所有事情都很重要。

從達成目標的時點開始回推,選擇現在立即該做的事

哈佛大學教授愛德華.班菲爾德(Edward Banfield),為了找出成功和幸福的關鍵而進行了50多年的研究,他總結表示:「我們社會中最成功的人,就是具備了放眼10年、20年後未來長遠展望的人。」

日本著名管理學大師神田昌典也說:「99%的人透過觀察現在預測未來,只有1%的人是透過觀察未來思考現在應該如何行動。當然,也只有那1%的人才能成功。」

成功其實一點都不難,關鍵在於培養以反向排程選擇現在行動的習慣。 

想要養成反向排程規劃的習慣,就要先從小地方做起,即使是瑣碎的小事,也要用反向排程制訂計畫。例如整理房間,先定下完成的最後期限,再回頭反推,找出在執行過程中必須經歷的階段目標,決定現在立即要做的事。

透過以小事進行練習,就會發現這個方法可以有效應用在職涯管理等重要的事情上。無論是人際關係還是事業,從未來的觀點反向來看,就能明確看清楚現在的狀況。

反向排程三步驟

步驟一:明確了解想要達成的目標和最後期限。

步驟二:確定達成過程中的階段性目標和期限。

步驟三:找出一件與目標有關的事,立即實踐。

(延伸閱讀│「先吃了那隻青蛙」啟動高效時間管理!要吃,就先吃比較醜的那隻)

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成功其實一點都不難,關鍵在於培養以反向排程選擇現在行動的習慣。 (僅為情境圖,取自unsplash)

成功其實一點都不難,關鍵在於培養以反向排程選擇現在行動的習慣。 (僅為情境圖,取自unsplash)

有個少年,出生在極其貧困的家庭中,好不容易小學畢業後進入大城市,苦學念到大學畢業。為了實現留學夢想,他大膽寫信給丹麥國王,並附上他的論文。丹麥國王被他感動,因此他成為第一位獲得丹麥公費留學獎學金的韓國人。

他進入北歐農業學院(Nordic Agricultural College)就讀,畢業後回到韓國,後來又前往耶路撒冷希伯來大學(The Hebrew University of Jerusalem)研究所專攻農業經濟。這個人就是韓國早期新村運動的重要人物—柳泰永博士。

他確立目標後,就向自己提問:「我想成為校長,那麼我得先成為副校長;要擔任副校長,就要先成為教授;要成為教授就要去留學。那麼,我現在該怎麼做?」

就這樣,他留學歸國後擔任大學教授、副校長、校長,以七十多歲的高齡成立「農村青少年未來基金會」,培育青少年領導能力。

另一個很適合比較兩種排程規劃的例子,就是我們的養老準備。假設兩個30歲的人都預計在65歲退休,其中A樂觀地想,如果從現在起每個月從收入中扣除生活費,盡量把剩下的錢都存起來,那麼等到退休後,生活應該不會有太大問題。

而B不一樣。他從35年後退休開始設想,推估退休後每個月需要多少生活費,然後反向計算從現在開始應該存多少錢。

他估算退休之後,若要維持現在的生活品質,每個月最少需要三百萬韓元左右。他進一步委託財務規劃師精算得出的結論是,退休後的30年間(假設95歲去世),每個月的生活費加總起來,總共需要23億3千萬韓元。

為了先準備好退休後的資金,B決定從現在開始到退休前,每個月必須儲蓄75萬韓元(假設稅後收益率為7%,每年增加5%)。

透過正向排程,想著「只要現在努力一點應該就可以了吧」的A,和運用反向排程,有系統地一步步準備養老金的B,你覺得哪一個人能享有更安全、更幸福的老年生活呢?

反向排程不僅適用於個人生涯規劃或事業方面,還可以用在健康管理、人際關係等生活其他領域。

遙想晚年生活若要過得幸福,重要關鍵就在退休後會大量增加與妻子共度的時間,以此反向思考,就會注意現在對待妻子的態度。如果希望晚年不是孤獨、無依,依然能夠與子女相處融洽,那麼現在就應該傾聽孩子今天的辛苦,並安慰他們。

離開公司後,如果希望還能與曾共事過的人維持良好關係,現在就要把名片上除了名字以外的職稱、頭銜等都抹去,謹慎判斷應該以什麼樣的表情和語氣對待下屬。只要能發揮反向排程規劃的優點,生活就會變得更豐富多彩。

我的辦公桌前貼了一張很早以前就做好的排程表,那是在2000年製作的,左邊寫著2000年,最右邊則是預計的退休年度。在退休年度下方寫著○,然後往左以一年為單位,依序寫上一、二、三、四、五……,同時也在我的退休年度下方記錄該年度兒子和女兒的年齡,分別是35歲和28歲,然後同樣往左以一年為單位依序遞減。

我每天早上開始工作前,都會靜靜地看著那張排程表。先看最右邊的終點目標,再往左瀏覽,最後停在今年,同時思考今天該做些什麼事。

在最右邊的退休年度到來之前,或許孩子已經各自獨立、有了自己的家庭;過幾年退休後,我也會離開這個研究室。這麼一想,就覺得時間一點都不能浪費,不管是工作或家庭,我都要努力讓每一天過得更充實。

(延伸閱讀│哈佛日曆快10天:哈佛優等生、高效主管都在用的「奇蹟時間管理法」)

《執行力的20個槓桿:從下定決心、採取行動到堅持下去,全面提升執行力,實現理想人生》,作者:李珉圭,遠流出版

《執行力的20個槓桿:從下定決心、採取行動到堅持下去,全面提升執行力,實現理想人生》,作者:李珉圭,遠流出版

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