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【高效職場力】為什麼需要設定目標?5個你該寫下待辦清單的原因

文 / 方格子VOCUS    
2022-06-13
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【高效職場力】為什麼需要設定目標?5個你該寫下待辦清單的原因
僅為情境圖。取自pixabay
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一不小心,時間就過去了?將目標或是一些生活、工作中的事項逐一列點下來,可以有效降低不小心忘記的狀況,更重要的是,待辦清單可以很好地將目標完成所需要執行的細節也「具象化地」記錄下來。

X是一個在目標執行上風格跟我很不一樣的朋友,在一天悠閒午後的閒聊中,X提到當有計劃之外的空閑時間或是假日時,就會特別想要跑出去玩,又或者是盯著手機滑整天,一不小心時間就過去了。

有時候想要做點什麼,閒下來時卻又突然不知道該幹嘛、腦筋一片空白,朋友X對此感到特別的煩惱。

於是我向他建議可以試著練習制定目標,並且分享了一些透過撰寫待辦清單制定目標時的技巧。

莫約一週過去後,朋友X很開心的跟我分享制定待辦清單帶給他的影響,並且願意在需要工作生產力,透過制定目標的方式讓自己更有方向、進行時間上的管理。

到底為什麼我們可以透過制定目標、待辦清單的方式有效提高生產力呢?我整理了5個制定目標可以為你帶來的好處:

好處1. 將想像具體化

如何讓自己在學習、工作上更有目標,是一個我常常會被身邊的朋友、讀者問到的問題。

部分的人會認為:「我用腦袋記就好了,為什麼還要特別設定目標,反正事情也不一定會照著計劃走不是嗎?」

然而在國小、國中有寫過聯絡簿的人應該都曉得,即便寫了聯絡簿提醒自己,家長明天要交回條或是學雜費,往往還是會有不小心忘記的一天,更不要提都沒有寫聯絡簿的時候了。

將目標或是一些生活、工作中的事項逐一列點下來,可以有效降低不小心忘記的狀況,更重要的是,待辦清單可以很好地將目標完成所需要執行的細節也「具象化地」記錄下來。

舉例來說,在自己的待辦清單中寫下:「完成寫作作業的1/5的進度(約400字的內容)」,可以有效將目標具體化,也更能預期自己要花多久的時間完成任務。

沒有習慣制定目標或是紀錄待辦清單的人,可能會想:「有個作業要寫,晚上再說」。

但往往要等到寫作業時才發現,作業的量遠遠超過自己的想像,可能要熬夜才能寫得完。

這個狀況是不是聽起來很熟悉呢?

我常常覺得那些「記憶力很好」的人,要碼是他事情很少,不太需要記事,不然就是這個人一定有使用什麼工具來記錄日常瑣事。

習慣制定目標不僅能讓自己對於實際狀況更有掌握度,也能有效管理自己一天的時間,避免行動停留在空想的階段。

好處2. 避免「不知道要幹嘛」而浪費時間

初期寫文章時,我時常會替自己安排每週一次的寫作時間,通常會在咖啡廳,或是某個只有自己悠閒在家的下午。

當時的我還不是那麼熱衷寫待辦清單,常常會坐著坐著就把文章寫離題,或是思讓緒飄到某個不切實際的美好白日夢中,一回神一個假日又這麼過了。

一篇短短的文章經常要花很多時間找靈感,光要發想就要花掉非常多時間。

搞笑的是,在那些忙得要命的時候,腦子常常會蹦出很多好主意,或是突然想到有什麼事要去做但還沒做,但又沒有一項整合性的工具把這些事項記錄下來。

這時候該怎麼辦呢?你需要待辦清單!

我強烈建議每個人都要擁有自己專門用來記錄待辦清單的工具,舉例來說:方便到處攜帶的記事本跟筆、Macbook 或是 iPhone 的備忘錄、平板搭配觸控筆,這項工具通常是你越常攜帶越好,這樣才能讓你突然想到有事要做時,可以即時的記錄下來。

好處3. 舒緩對未來的迷茫、緊張感

有一群朋友是透過自學轉職的軟體工程師,我們都有一個共通的痛點,那就是:

在只有自己努力的狀況下,很容易迷失方向,多花額外的轉職時間。

後來我學著透過撰寫待辦清單進行目標管理後,由於目標變得清楚可見,我發現自己對於未來的不確定性、焦慮感大幅度地降低!

大部分的人往往會因為「對未知的恐懼」,在還沒有執行目標之前就敗在自己對於未來的可怕想像。

但要解決這個問題其實非常簡單,那就是

將自己預期會發生的狀況,透過待辦清單將可預期的狀況記錄下來。

若是自己沒有針對這個問題解決的能力,再透過待辦清單的方式規劃自己要加強的能力。

只要透過逐一列點的方式將問題記錄下來,就可以立即性的幫自己打預防針,能有效舒緩對於未來的迷茫及緊張感。

善用待辦清單,進行目標管理後。僅為情境圖,取自pexels圖/善用待辦清單,進行目標管理後。僅為情境圖,取自pexels

好處4. 掌握自我生產力

2019 年從大學畢業時,我順利進入到一間軟體開發公司擔任行銷助理,當時我可以說是整個公司年紀最小、最菜,也最沒有行銷經驗的人了。

光是改一篇商業文案,就可以改一整天,想個好一點的措辭可能一兩個小時就過去了,若是突然接到主管的訊息就會超級緊張,害怕自己會在時間內做不出來,擔心開會時被砲轟。

然而事情跟我想像中的完全不一樣,當我認真、靜下心來做事時,會發現自己當初呈報給主管的時間實在是太多了,其實根本花不了這麼多的時間。

當時我為了解決這個問題,開始紀錄自己工作上的待辦清單,並且搭配番茄鐘工作法,執行了一段時間後,竟然發現自己有很多的時間都花在了不必要的人事物上,舉例來說:茶水間遇到同事就不小心聊了一個小時的天。

在那份工作的後半年,我基本上已經能對文案的產出給出精準的時程,這都是拜待辦清單之福。

當時的小主管曾經誇獎過當時一起協作的另一位主管:「Vivian,你知道嗎?要能精準給出時程,大部分都是非常專業、對自己工作掌握度很高的人。」

如果想要讓自己成為專業的工作者,並且能針對自己的工作任務給出精準的時程,撰寫待辦清單絕對是個很好的練習。

好處5. 避免過度努力

身為冒牌者症候群的代言人,我常常會覺得自己表現不夠好而感到很灰心、自責,尤其是看到待辦清單中還有很多未完成任務時。

然而為了讓自己了解自己做了多少事、有沒有偷懶,不管事情有沒有做完,我都會讓待辦事項保留在清單上,一來是像先前所說,想要掌握工作生產力,另一方面是想要讓自己知道今天的自己究竟做完了多少事。

為了解決待辦清單給我帶來的壓力,我想出了一個好辦法,不曉得大家在完成某項待辦事項時,會讓該事項繼續留在清單中嗎?我會!

比起完成事項就把該事項移除待辦清單,我更傾向讓他們留在清單上,讓自己了解自己有沒有充分努力,甚至是過度努力的狀況。

從另外一個觀點來看,如果有需要寫工作日誌、向主管呈報工作進度的人,撰寫待辦清單也可以一次性的完成工作進度的呈報及自我時間管理任務,當公司給予自己過多任務時,也可以透過待辦清單這個工具作為證據跟公司協商工作內容。

但要注意的是,一直盲目的努力可不是什麼好選擇,當漸漸感到疲累,也發現清單上完成的事項越來越多時,大概就知道是時候要休息了。

(本文透過「方格子直送」計劃合作轉載,作者:Vivian Yeh,原文:【高效職場力】為什麼需要設定目標?五個你該寫下待辦清單的原因

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