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常感覺「很忙」代表不善於管理時間!問題不在工作量,而是專注力不夠

文 / 一流人    
2021-03-22
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常感覺「很忙」代表不善於管理時間!問題不在工作量,而是專注力不夠
僅為情境圖。取自pexels
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編按:我們不光要訂定務實的計畫,付諸實際行動,還要利用自己可支配的時間,因為最後的行動成果都可見「單位時間」的運用效率。不會管理時間,什麼也「做不到」。(本文摘自《為何我們總是想得太多,卻做得太少》,作者為高原 ,以下為摘文。)

我不管走到哪,都會聽到很多人說自己「很忙」。「我很忙」這個詞在很多年前,儼然成為成功人士的標誌,更成為現代人的口頭禪。現在,人們工作和生活的節奏非常快,時間明顯不夠用,不管多麼努力,總感覺要處理的事情太多了,根本沒時間完成。於是,人們迷戀這種「很忙」的狀態,一旦覺得自己不忙,就好像被主流社會拋棄了。

誠如我有位客戶所說:

不知道從什麼時候開始,我怕自己閒下來。一閒下來,就會感到恐慌,彷彿有什麼該做的事沒去做,或是被這個喧鬧的世界給遺忘了。於是,我拚命加班找事做,以證明自己和別人一樣活得很精彩。 

在我看來,有這種「很忙」的感覺恰巧證明他不善於管理時間,是人生失敗的特徵之一。特別是現在很多年輕人普遍沒有時間觀念,因為剛步入社會,或剛進新公司,還在適應期,沒有調整計畫,也沒有一套屬於自己的時間管理辦法,就只好用「我很忙」來自我安慰。

我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多,但是利用時間的效率卻相對低。史密斯形容說:「對現在的人們來說,即便是安心的把一件最簡單的事情做好,也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷,手機響了,郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力,將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。」你也會因此感到很無奈,不是嗎?現在問題的重點已經不是工作量的大小,而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間,就像所有精力都被時間預先支取了一樣。

時間是消耗精力的殺手

在工作或學習的過程中,往往一開始,我們有些好的體驗,所以效率非常高;精力集中,興致頗高,而且鬥志高昂;對時間有強烈的急迫感,對方向有清晰的定位。但是時間越久,隨著內心乏味與精力鬆懈,你可能開始走神,興趣下降,工作效率也越來越低。

一位學員曾經說:「接受任務的前期就像初戀,但慢慢的我便進入了『七年之癢』。時間真是殺手,它殺死我對一切有意義事物的興趣。」

該如何提高工作效率,讓自己更能集中精神工作呢?這是人們非常關注的一個問題。換句話說:「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色?」在我看來,最簡單易行的時間管理方法,就是「切分時間」,像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法,從微觀角度分配和管理時間,發揮每個時間單元的效率,提升行動效能。

我們把一顆番茄視為一個工作週期,以每25分鐘為一個單位,稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內,我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當25分鐘結束時,讓自己休息幾分鐘,再進入新的「番茄時間」。依此循環,直到完成計畫內的工作。

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

「番茄鐘」具體操作原則

每個番茄時間都是完整的,不許分割,不存在半個或一個半的番茄時間,我們必須嚴格遵守這個原則。

▪ 如果你在一個番茄時間內,做了與當前的工作無關的事情,那麼這個番茄時間便是無效的,也沒有任何意義,必須作廢重來,進入一個新的番茄時間。每當一個正在進行的番茄時間被破壞,你無法享受破壞的成果(去偷懶),這是對走神的懲罰。

番茄時間管理法只適用於工作,在生活上無法應用,即使強制應用於生活上,效果也不盡理想,因為生活中的事情存在太多可變性,不像工作有很強的規律可以遵循。

自己的番茄時間只適用於自己,無法與別人比較。不同的工作,在運用中產生的效果也不盡相同;就算是工作相同,運用的方法不一樣,工作效率也會不同。所以,你不需要跟別人比較,因為這種對比不具任何意義。

▪ 利用番茄時間來管理時間和分配工作,使用的數量並不能決定任務的成敗,只是為了提高做事效率。所以,不要覺得有了這個方法,做任何事就一定會成功。記住:效率不等於效果。事實上,你只是獲得更高的效率,能充分發揮和利用時間,以達到時間管理的目的,這有助於你養成良好習慣。

▪ 最重要的一項原則,就是你一定要擁有一個適合的作息表,要符合作息規律,也是自己所喜歡的,這樣才能更合理安排時間,堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人,即使學會番茄時間管理法,也不會得到好效果。

有了這些原則,剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面,我們應該注意什麼?

第一、先做規畫。

上班後(或早晨起來後)要做的第一件事情,就是規畫今天必須完成的任務,把想到和要做的工作列一張清單,寫在隨身攜帶的筆記上,或在電腦桌面上做一個醒目的表格。

第二、設定番茄時間長度。

根據工作規畫,設定你的「番茄時間」,用手機或鬧鐘就可以,設定25分鐘的倒數器,然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度,原則上25至30分鐘為佳。

第三、休息時間。

在25分鐘後,放下手邊工作,休息一會兒。這是重要的時刻,你可以站起來伸個懶腰,眺望遠方,放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂5分鐘,以舒緩的曲子為佳。但是,不要利用這個機會打瞌睡。

第四、按順序進行。

訂下番茄時間後,就要按照規定不停工作,直到完成這個任務,然後把這項工作從清單裡槓掉,再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行,先處理緊急和重要的事項,再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。

第五、階段性工作。

在進行四或五個番茄時間後(具體數量可自行決定,原則上不超出自己身體的承受力),就必須強制休息一個番茄時間,這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。

僅為情境圖。取自pexels圖/僅為情境圖。取自pexels

遇上其他工作、意外打擾時

當然,也有比較特殊的情況,如果在一個番茄時間內,突然有其他不得不做的工作,那麼你就要停止這個番茄時間。當這個番茄時間作廢時,哪怕它只剩下一分鐘,你做完另外一項工作後,也要重新計時——從這個番茄時間的第一分鐘重新來過,以示對此時間管理法則的重視。透過這種強化行為,來幫助我們養成嚴格遵守時間規畫的習慣。

對於突如其來的工作,例如上司的要求、同事的請求,如果不是非得現在處理的事項,你可以在自己的清單上做個標記,註明「打擾」或者「意外」,然後繼續自己的工作。

還有一些「意外」和「打擾」是比較正常的,那就是突如其來的電話。一般來說,上班時間打來的電話很多,可能是客戶、同事,也可能是親人打來的,你不可能不接。但既然接了電話,就會打擾到你正在進行的工作。所以,有必要的話,要在我們所制定的番茄時間內預留五分鐘,這是用來處理意外的時間,主要用以接聽電話。也就是「25+5」,每個番茄單元都預留5分鐘。

有時候電話太多,我們也可以採取一種極端的手段,關掉手機並且扔到自己視野以外的地方。但這種作法盡量少用,因為關機可能讓你錯過重要電話,影響到你的人際交往和商業關係。

處理「未完成工作」的原則

在我們設定好的番茄時間內,經常會發生工作未完成的情形。有人會把這件事情順延,留到明天去做。但此舉非常不明智,因為這等於增加了明天的工作量。

你每天的工作量非常大,這是正常現象。人們都在工作中如此抱怨:「今天的工作量太大了,老闆簡直瘋了!」這可以理解,我們早在20年前,就已經進入「工作奴役人」的時代。這是無法改變的大趨勢和大環境,我們只能適應。

處理「未完成工作」的原則是:如果剩餘的工作不多,我建議你加班也要完成。因為出現這種情況,可能就是你列出的任務清單有問題,沒有對自己要做的事情進行準確評估,也就是說對自己的業務還不是很熟練,顯然你不知道能在多久時間內完成這個工作。因此,你要在工作規畫方面做出相應的調整,以便更合理分配自己的時間。

《為何我們總是想得太多,卻做得太少:擊敗拖延、惰性、完美主義,讓行動力翻倍的高效習慣法則》,高原著,發光體出版圖/《為何我們總是想得太多,卻做得太少:擊敗拖延、惰性、完美主義,讓行動力翻倍的高效習慣法則》,高原著,發光體出版

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番茄鐘工作法時間管理專注