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中原「校務儀表板」 讀懂學生的心

文 / 謝明彧    
2020-07-27
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中原「校務儀表板」 讀懂學生的心
中原大學策略長吳肇銘(中)強調, 以大數據分析找出中原的優劣勢,才能正確擬定招生戰略。蘇義傑攝。
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中原大學透過篩選校務數據,找出學生選擇學校時在意的關鍵指標,並追蹤評價輿論,加上分析競爭學校優勢,擬出最佳招生策略,先發制人。

「如今學生少、大學多,高教已經變成買方市場,學生在挑學校,」一談起高教的生態,中原大學策略長吳肇銘一語道破環境的現實,而這對私立大學與非頂大大學來說,競爭尤其激烈殘酷。

在台灣,中原屬於私大前段的學校,只是在國立大學經費優勢,以及同級學校生源爭奪戰的雙面夾殺下,中原可說步步為營。

「篩選校務數據,是最有力的武器,」吳肇銘說,善用大數據,可找出學生選擇學校時在意的關鍵指標,並改用企業化經營思惟,做為學校招生的戰略思考。

中原大學的校務資訊系統,有個有趣而貼切的名字:「校務儀表板」。就像作戰時,幕僚要協助擬定戰略、統帥要做任何決策,都不可能憑空亂想,任意猜測。

中原將校務大數據蒐集、整理,依照學校發展計畫、定位,搭配學術、人力、財務等成本資訊,分門別類,整理出課程與教學資訊、學生與校友資訊,以及校外評比與競爭對手分析,甚至連輿情追蹤與分析都有,透過圖表化呈現,任何一級主管想要知道學校當前面對外界現狀,一指便能調出想要資訊。

藉由整個校務儀表板的介面設計,一眼就能看穿私立大學與公立大學在校務經營上的差異。

吳肇銘分析,公立大學在政府補助下,憑藉著學費平價的優勢,可以更浪漫地以學術成就為校務發展核心目標,但私立大學在生存壓力下,得對於「學生與家長在意點」錙銖必較,而這就得靠校務儀表板的數據指標來現形。

關鍵資訊〉152項指標,聚焦學生需求

而多年來,校務儀表板果真也發揮「照妖鏡」的功能,從中發覺,當前學生在評估大學時,最在乎科系特色、教學內容、學習成效、就業出路、名聲口碑等,亦即,能否養成學生有銜接職場的能力,成為求職時的加分條件,是學生評價重點。

因此,中原校務儀表板的介面設計,分為六大區塊、共計152項指標,周圍是「創校精神」「校內資源」「中原特色」「課程活動」「校外成就」等辦學資訊,而座落在最中間、面積最大的一塊,正是「學生與校友」資訊,把學生最關心的需求重點,放在整個介面的正中央,提醒每一個使用者,「學生才是根本」。

在「學生與校友」區塊,再分別羅列四大學生資訊,第一是學生資料,包括各級學生人數、學生入學管道、入學成績、家庭經濟、地區來源等;第二是學習成效,包括生師比、輔系與雙主修學生數、跨領域學生數、學習成績、休退學人數等。

第三是就業狀況,追蹤學生的畢業流向、就業起薪、雇主滿意度、產學課程數等,第四是校友資料庫,包括校友人數、職業屬性、傑出校友等資訊。

這些數據彼此交叉分析,可以看見一個來自哪裡、成績如何、採用何種管道進入中原的學生,在學校四年間的學習表現如何,進而幫助中原更清楚了解,什麼樣的學生最適合也最容易選擇中原,讓招生單位知道該鎖定什麼樣的學生和家長。

舉例來說,假設分析發現,學測、繁星、指考入校的學生,可能學測的入學分數最高,但四年下來,學習表現最好的,卻是繁星的學生,那未來在招生時,可能就更強化繁星的比重。

又或者,分析休退學狀況與學生的成績表現做比對,就可以提早找出有危險的學生,而不是等學生提出休學或被退學了,才想辦法補救。

另外,中原除了固定和學生做問卷調查,詢問學生對老師、課程、設備等的評價與建議,還會主動上網追蹤學生在Dcard、PTT等各種討論區的真實心聲。

「很多事情,學生不會和學校、學生會說,但他們會在網路上抱怨,」吳肇銘表示,針對這些網路關鍵字的蒐集,學校發現,學生在對評價大學時,除了就業、課程、師資和成績外,校園的整體感、宿舍的完善度、選課的便利性等,也是重要指標。

例如,中原就透過論壇上的討論,發現原本通識課選課設計上,會安排高年級先修,導致低年級就算手腳快先搶到課,卻因為「高年級優先」的規定,最後被系統隨機踢掉,引發抱怨。

之後,學校修改系統,透過大數據分析,撈出每學期通識課還修不夠的高年級生數量,在系統預先框住名額,解決這個狀況。

「中原校方甚至可以領先在學生和學生會反映問題之前,就先掌握住問題,準備好解決方案,」吳肇銘說。

競品分析〉設定招生策略、宣傳重點

校務儀表板的另一重要區塊,是校外成效,包括大學排名、網路輿情、產學合作等資訊,其中,統合上述相關資訊而製作的「競爭對手分析」,格外受到矚目。

「找出哪些學校和中原正在互相競爭學生,才能知道怎麼凸顯自己、擊敗對方,」吳肇銘分析,高中生只能選填六個志願,因此,針對志願表上的其他學校做統計,便可發現主要的競爭對手,分為「同區域大學」,包括大桃園地區的中央、元智、長庚,以及「同層級私立大學」,包括淡江、逢甲、東海、亞洲、輔仁等。

這時候,再鎖定中原和這些學校相比,具有哪些「學生會在意」的優勢,並對比找出彼此重複的生源重點高中,便是決勝的兵家必爭之地,應做為行銷宣傳的主力戰場。

「學生曾把中原放入志願表,最後卻選擇了別家學校」這項資料,就是分析的焦點項目之一。吳肇銘說,這就像消費者在網路商店裡,把商品放進購物車,最後卻沒有結帳一樣。找出學生為何做出這樣決定的取捨原因,就是打敗對手的最後一哩路。再交叉比對網路討論的內容,往往可以得到明確的答案,成為未來招生上的改善重點。

又或者,在網路上看到中原學生討論其他學校開設的創新課程,或是吸引人的系所或課程名字,也都做為中原各系所課程設計的重要依據。是否要跟著開設類似課程,甚至可以怎麼青出於藍,結合中原不同學院共創跨領域學程,也是強化招生誘因的方法。

品牌行銷〉整合回饋,找出最佳誘因

「知己解彼,才能百戰百勝,」吳肇銘說,招生其實就像是品牌行銷,理解消費者需求、做好競品分析、追蹤評價輿論,並搭配學生與校友的「消費者回饋」,把這些原本散落各處的資訊,有系統地串連後,就可以幫學校找到「贏得學生心」的最後一把鑰匙。

「擷取正確的校務大數據,分門別類組合觀察學校在外口碑與優缺點,」吳肇銘認為,就像建構一套完整的顧客管理系統,可以讓學校更了解學生,也讓學生更喜歡學校,成為招生時出線的關鍵助攻。

中原大學大數據治校策略。圖/中原大學大數據治校策略。

本文出自 2020 / 08 月號

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