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到不了的辦公室 就用雲端吧!

疫外轉機2〉企業破解停工、斷鏈窘境
文 / 林鳳琪侯冠州    攝影 / 蘇義傑
2020-02-27
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到不了的辦公室 就用雲端吧!
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新冠肺炎疫情讓武漢封城、中國多地停工,台商們坦言,這次是繼17年前SARS之後,首次離供應鏈癱瘓危機這麼近。而備援方案成為企業救星,遠距工作已是未來職場標準配備。

最令人擔心的,還是來了!

2月20日,一則來自韓國半導體產業的新聞,迅速在台灣各產業老闆與主管的社交群裡傳開,斗大標題寫著,「韓國半導體廠淪陷,新進員工發現肺炎,800人遭隔離……」產業大老們最擔心的,「一人感染,整廠癱瘓」,真的避不了嗎?

「別說缺料、斷鏈……,現階段,是連人都沒有,所有員工都回不來,」事業遍及中國、台灣、新加坡、印尼等地,產業別橫跨地產、電子、半導體的勤美集團,董事長林廷芳自從年初疫情爆發以來,每天都繃緊神經。

其實,對於向來重視風險控管的跨國企業而言,不管是地震、風災,或缺水、缺電,全都有對應方案。但這次,面對的是來勢洶洶的新冠肺炎疫情挑戰,也是繼17年前SARS之後,台商首次離供應鏈癱瘓危機這麼近。

因此,春節期間,當疫情快速蔓延,林廷芳就緊急啟動各事業體,演練各種疫情衝擊與因應。

林廷芳說,雲辦公IT系統,集團早就建置。但,從未針對如此快速蔓延的疫情,做過全面演習。疫情爆發以來,他每天盯緊同事,模擬各種情境。

好比說,萬一封城,行政管理同仁,從不同國家、城市,同時召開視訊會議,頻寬夠大嗎?會否超載?萬一居家隔離,如何連接進入公司內網?此外,工作也得備援,各種業務,都要有代理人。

生產分組不交流 產線不癱瘓

工廠生產端,也得分組、分流,彷如細胞複製,將現有人力,一分為二,二組人互不交流,分時段上班。「我們跟台積電一樣,啟動A、B兩組輪工,做二休二,萬一其中一組被隔離,另一組仍可緊急備援,產線不致於癱瘓。」林廷芳強調。

全球化趨勢,加上5G、AI科技助攻,超智能社會時代來臨,雲辦公、遠端視訊會議,打破時間與空間的多元工作型態,已是未來趨勢。林廷芳感嘆,只是,改變員工幾十年的習慣與思惟卻很難。

「危機也是最好的轉機,」林廷芳強調,歌舞昇平時,想在有限的人力下,操演練兵,同仁一定會反彈。但這次不同,大家都有共識,不管是企業或政府,大可順勢而為,加速數位轉型腳步,以因應未來挑戰。

場景轉到上海。旗下擁有快樂檸檬、仙踪林、彩茶房、alma等餐飲品牌,總店數上千家規模的雅茗集團,在武漢發生疫情第一時間,立刻啟動雲辦公、雲會議等線上作業機制。

台北、上海、北京、廣州、香港、東京,所有一級主管,開始成立群組,擬定各種對策。雅茗集團代理發言人徐美華回憶,1月剛傳出不明疫情,主管群組就啟動風控機制,每天大小會議不斷。

隨著疫情升溫,武漢封城,各城市移動間,被強制的居家檢疫等,讓雲端辦公更頻繁。甚至,針對疫情風險管控,啟動線上員工健康管理。好比說,員工每日自主回報體溫、健康情況,沒發訊息,就是出問題了,得趕緊應變。

徐美華強調,即使疫情延燒,封城、小區管制、14天居家隔離檢疫,或高鐵停駛、飛機停飛,對雅茗來說,只要網路通訊沒斷,就沒有停工或復工的問題。

雅茗能夠即時因應,全因二年前,創辦人吳伯超有感於集團規模愈來愈大,任何風險,牽一髮動全身,找來前麥當勞團隊,斥資上千萬,建置整套IT雲辦公,嚴控集團系統風險。

這波疫情,也催化雲辦公需求。據統計,短短一個月,中國選擇使用線上辦公軟體的工作者,驟增至2億人次。流量瞬間湧入,更一度讓提供雲辦公軟體服務公司的伺服器大當機。

禍福總是相倚,疫情雖燒出企業管理風險,也推進「雲辦公」社會革新速度,民眾對於遠端工作不再排斥,帶來產業轉型契機。

【未來工作型態三大趨勢,彈性是主基調】
 
客製化 
員工上班時間、形式不同,工時限制更彈性

多元/斜槓 
少子化世代到來,年輕世代更愛自由多元的工作型態

雲端遠距與行動辦公室 
全球化到來加上網路技術成熟,雲辦公或行動工作愈來愈常見

Google啟動遠距工作模式

農曆春節前,大陸疫情轉趨嚴峻,科技巨頭Google,第一時間便宣布關閉台灣辦公室,啟動遠距工作模式。Google台灣資深公關總監張聿嵐表示,「其實遠距工作對於Google而言,已是行之有年的事情,這次在第一時間啟動機制,是為了保護員工。」

Google能即時啟動完整機制,主要是靠兩個團隊,全球安全與防災服務(Global Security and Resilience Services,簡稱GSRS),與物業與辦公室服務(Real Estate and Workplace Services,簡稱REWS)。

GSRS隨時關注全球重大事件,不只是對新冠肺炎疫情,更時時監控包括地震、颱風,大規模的示威遊行等天災人禍。一旦發現事件將影響Google員工安全,馬上發布建議。

張聿嵐說,這次,中國傳出疫情不久,GSRS立刻做出建議,台灣辦公室一收到後,各部門主管很快進行討論,做出員工遠距上班的決定。

另一個團隊REWS,則負責硬體因應。例如GSRS建議訪客都要體溫篩檢,REWS就要負責設置體溫偵測站、準備口罩,甚至是疫情期間,供餐人員調度、安全防護等。

遠距工作減成本 美國成長快速

相較於Google透過龐大團隊的建議、執行,台灣軟體業者訊連科技則是透過以往累積的經驗,快速建立起遠距工作機制。

疫情升溫,加上開學日延期,訊連申請遠距工作員工也增加。營運長古媄君慶幸說,還好,自SARS疫情後,訊連就開始建置遠端工作因應機制。

例如完備的數位作業系統,軟體工程師可以在家寫程式;測試工程師也能帶設備回家工作。古媄君說,這讓訊連在面臨突如其來的疫情,也能夠順利因應。

事實上,全球化之下,加上網路與載具愈來愈便利,雲辦公或行動工作,已是未來工作樣貌。根據市調機構Global Market Insights推估,2024年全球視訊會議市場規模將超過200億美元,自2018年起,雲端軟體方案年複合成長率高達14%。

從FlexJobs和Global Workplace Analytics調研分析發現,2005~2017年間,美國遠距工作比例成長159%,美國遠端工作占工作人口約達16%。

分析原因,有三大關鍵。

關鍵一:氣候變遷,天災人禍挑戰逐年加劇,遠距工作成企業風控備援剛需。

關鍵二:企業留才手段。全球人口高齡少子化,年輕世代更愛自由多元的工作型態。

關鍵三:減少經營成本。商辦租金高漲,遠距工作可降低企業經營成本。根據Global Workplace Analytics報告顯示,在美國,透過在家工作方案,每年每人可省成本達11000美元。

美國在家工作人數, 已經突破勞動人口5%圖/美國在家工作人數, 已經突破勞動人口5%

全球企業持續雲端投資力道, 今年預計突破2600億美元圖/全球企業持續雲端投資力道, 今年預計突破2600億美元

反群聚效應 雲端工作需求激增

「我們有零售業客戶,過去新年一開工,都會召集全台員工開年度大會。擔心員工群聚造成感染風險,但會還是要開,怎麼辦?」台灣微軟M365事業群副總經理陳慧蓉道出企業急迫需求。

「年後轉職潮,HR要找人來面試,但大家都怕和陌生人見面啊,那要怎麼面試?這時候就只能靠遠距視訊啊!」古媄君說。

為此,企業開始尋求雲端方案,像是亞太電信BOSS++雲視訊,微軟Microsoft Teams,訊連科技的U會議,詢問度與使用率均大幅成長。加速台灣中小企業數位轉型腳步。

國發會主委陳美伶也說,幾次疫情,癱瘓傳統工作結構,企業一定要把握,利用數位科技建置備援方案,讓企業數位轉型。

「有句台灣俚語:打斷手骨顛倒勇,就是趁危轉型。企業與政府一定要趁這次,一鼓作氣,轉骨躍進。」林廷芳也呼籲,不只企業,政府也應該要有配套措施。好比說,勞基法一例一休,可是,企業為因應疫情,員工分流上班,非常時期,工時限制應要更有彈性。

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