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即時戰情分析 兩廳院變智慧殿堂

公部門數位好手1〉藝術場域聰明升級
文 / 白育綸    攝影 / 池孟諭
2020-02-10
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即時戰情分析 兩廳院變智慧殿堂
兩廳院藝術總監劉怡汝。
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佇足在自由廣場前,1987年完工的國家音樂廳與戲劇院,一直是台灣表演藝術的最高殿堂。金黃色中式宮殿,採用重檐廡殿頂,屋檐上的仙人走獸及主建物考究的斗拱、紅色柱廊,仿如來到了北京故宮的帝后寢殿——太和殿及保和殿。廳內的設備與材質,既氣派又細緻。但在數位浪潮下,即便是藝術殿堂的兩廳院,也必須接受數位革命。

兩廳院已定2019年為「數位轉型元年」,近一年來,從劇場展演管理、場地租用調度,再到購票系統,已啟動一連串變身。

兩廳院在全台表演藝術場域,有著不可動搖的地位。2018年兩廳院旗下售票平台,一年12.7億元票房,足足占全台票房的85%,坐擁15萬名鐵桿會員。

與時俱進 優化不友善系統

兩廳院藝術總監劉怡汝透露,每年兩廳院有1000場次表演,光是表演團體(簡稱表團)的篩選評鑑、場地的排程、道具的調度,加上4100個座位的銷售、客服、金流等,讓250個員工忙的不可開交。

15年前,兩廳院就曾進行過第一次數位化,那是2004年,當時才30出頭的劉怡汝也曾參與,委託宏碁集團旗下的元碁售票網,進行1.0版的數位革命,但用今天的角度看,早已不符需求。

一度離開兩廳院的劉怡汝,三年前再度回到老東家,對比國際上許多展演平台的票務、行銷都已進入大數據時代,還能提供表演團體最想知道的觀眾習慣分析及消費樣貌,凸顯兩廳院過去數位管理的落後。

例如行政管理,從排場地檔期、舞台效果、成本計算到人事差勤,都有初步「電腦化」,但並未整合,分散在七、八套系統內,「同仁好像每天就在一直key-in,這個系統的頭接那個的尾,甚至為了找到一個銷售數字,有時耗上大半天,出來還是錯的,得人工重算,」劉怡汝邊說邊搖頭。

最折磨同仁的則是節目暨表團評選。劉怡汝表示,兩廳院每年1000多場表演檔期,其中700、800場是由外部表團競逐申請的,每年近上千個團體寄來一疊厚厚的申請表單和資料,及如同雪片般的光碟送審。

審核時,得複印10多份紙本資料給評委,會議中,不但評委得埋在資料堆裡閱讀,工作人員也沒閒著,還得從數十份徵件中,快速播放試演的DVD,簡直像場DJ Show。而每每耗費大量紙張列印表演團體的資料,卻往往審個5分鐘後就成為歷史,非常不環保。

隨著兩廳院愈來愈多80後年輕同仁,這些數位原住民受不了,紛紛提議改革,加上兩廳院積極爭取為文化部5G藝文示範場域,必須數位轉型不可。

但轉型並不容易。首先,兩廳院的系統不完善,但也使用多年,長年來兩廳院培養了一批忠實會員,他們不光對演出抱持高度期待,當訂票系統的介面改變,也讓他們敏感地察覺,「光是把網站從條列式改成圖示選單,就被釘的滿頭包!有些人沒更新瀏覽器,圖片跑不出來、找不到新的按鈕,」劉怡汝笑說。

內部同仁的習慣更令人頭痛。即便系統不友善,但同仁已習慣,一提到要改變系統,不少人叫苦連天。「我們還有獨家包袱,兩廳院建物是文化資產,拉管線時,連牆上的洞都不敢鑽,」劉怡汝笑說。但即使困難重重,也得硬著頭皮往下做。劉怡汝想,既然整個系統必須「打掉重練」,就徹頭徹尾用最新的思惟和模式,於是大膽起用七、八年級世代所組成的團隊——八拍子公司(Rytass),改造「場館管理系統」。

八拍子團隊先花半年,對所有員工進行田野訪談,一一解構所有人員的工作細節,再用數位化的思惟重組,設計新系統。

有趣的是,訪談時,同仁重新盤整自己的工作,竟發現許多工作是可以刪除的,「藉由數位轉型,也簡化、刪除了許多不必要的流程,」八拍子創辦人白家宇驚訝地發現。

看表演有字幕 觀眾更有感

最後推出的「場館管理系統」,果然成效顯著。在節目和表團甄選方面,將資料傳送及甄選系統全部數位化後,已由2018年的293小時工作時數,降至2019年的170小時,而甄選結果公布,也由以往一個月後,降至一週後就能公布。

在兩廳院售票系統2018年現代戲劇銷量排名第一的綠光劇團就感受很深。綠光行政總監李美玲給與新系統高度評價,線上申請檔期,不但減少紙張浪費,流程改善也讓劇團的行政工作減少,免於疲於奔命。

兩廳院也找上台灣人工智慧實驗室的杜奕瑾團隊,在映前導聆導入人工智慧語音輸入系統「雅婷」,讓觀眾看表演,也能邊看字幕,有助於了解表演內容。為了提升「雅婷」對藝術史的認識,團隊還煞費苦心的導入藝術辭典,大大提升解讀效能,依目前上線實況,當導聆老師解說時,字幕準確率可達八成。

兩廳院售票的網站也陸續換上新裝。2019年6月導入行動支付Apple Pay,同時還開發新的手機App OpenArt+,提供推薦節目、一鍵購票、電子票證等功能,將在今年上半年推出,目前進入測試階段。

對表團而言更是意義重大,「我們希望給表演團體更精準、24小時即時的戰情分析,」劉怡汝說,只要在手機上查詢,就能看到購票觀眾的區域、性別、年紀等分布,有助於了解觀眾。據了解,兩廳院的售票系統是由廣達副總經理暨技術長張嘉淵一手操盤,由於他是忠實會員,特別能了解買票的「痛點」。

目前售票及戰情分析系統已陸續進入測試階段,等今年上線後,兩廳院將引領台灣表演藝術進入另一個新境界。

兩廳院這樣拚數位 1.  解構所有人員工作細節,用數位思惟設計出「場館管理系統」,簡化不必要流程2.  優化售票系統,導入Apple Pay行動支付3.  開發手機App OpenArt+,提供推薦節目、一鍵購票、電子票證等功能,已在測試階段,計畫2020年上半年上路 

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兩廳院數位轉型藝術
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