也許你常幫老闆整理簡報、製作資料提報客戶，但你所整理的這些商業資料，是不是曾經出現過以下問題？
>資訊過多，雜亂無章
>想傳達的事情不明確
>看似美觀，內容卻毫無邏輯性
>資料整體缺乏連結性
把剪不斷理還亂的資料丟給客戶或老闆，用這樣的資料向他們說明，不僅事情說不清楚，更無法得到任何回應，一切都是在「做白工」。
曾任職BCG顧問公司的森秀明說，BCG的資料整理重點是「看標題就能看出整體故事」。其實真正的商業顧問在整理資料時，一定先從筆記草稿開始，套入Why、How、What，並且善用邏輯概念。仔細反省，資料撰寫者如果不考慮閱讀者的想法，又如何完成一份好的商業資料呢？整理好資料就是希望說服對方，挑起行動，達成目標。要做好資料整理，你可以參考以下做法：
完成資料有3階段：筆記 草稿 編輯
撰寫資料時，應按照筆記→草稿→編輯的程序來進行。在準備客戶簡報資料前，必須經過「筆記」和「草稿」階段。以下圖例各代表筆記、草稿和編輯例子。透過這幾張圖可以明白我是如何一步一步完成本書的核心概念──「資料製作藍圖」。
1 空閒時在咖啡廳做筆記
右圖是2013年1月在咖啡廳隨手寫下的筆記。我當時正思考如何向客戶說明提案、報告和企畫的寫法，想到可從Why、How、What 切入，就隨手寫下來。
Why表示目的，「為什麼要做這份資料？」How是探討資料寫法和形式，「如何寫這份資料？」What 為內容相關問題，「應該在資料中加入什麼？」我認為只要有這3個要素，就能向客戶說明商業資料的製作方法。
當時還沒有具體的內容，我只是將腦中浮現的想法記下來。筆記就像這樣，在輕鬆氛圍中，不疾不徐地記下腦中想到的事情，或是畫出腦中浮現的想像。
2 隨手在紙上寫草稿
上圖是我在2013年3月左右寫下的草稿，在這個階段還是手寫，不需要用到電腦。自己一個人或少數幾個人時，可以拿起筆在紙上寫草稿，人數比較多時通常就需要用到白板。
在這個階段我突然想到「資料製作藍圖」這個名詞，並將這套資料製作術分為4個主要部分：「溝通」、「視覺」、「邏輯」、「產出」。思考這四者關係，以函數表示就是：
產出＝ f（溝通、視覺、邏輯）
在筆記階段，我從Why、How、What 這三點切入；到了草稿階段，這3點就發展成溝通、視覺、邏輯這3個要件，結合這3個要件，自然而然就可以完成商業資料。這樣內容就漸漸地具體成形了。
在溝通方面，為了讓客戶了解資料的內容，對話非常重要。對話過程中，我們可以了解客戶需求，客戶也可更改他們的期待。透過這樣一而再、再而三的對話，我們會愈來愈清楚要如何完成資料。
在視覺方面，我思考一份好的商業資料有什麼樣的架構和形式。記住這些架構，套用形式，就可以快速、有效地完成資料。
在邏輯方面，我想到evidence、claim和warrant這3個關鍵字，意思就是證據、主張和證明。
我和團隊邊討論邊完成「資料製作藍圖」草稿。當然這張草稿並非一次完成，是多次討論、修改才確定。我還留著約5張當時邊討論邊寫下的草稿呢。
3 電腦的正式編輯留待最後
左圖「資料製作藍圖」就是正式編輯的例子，由「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」4個步驟組成。
在草稿的階段，產出部分還只是寫著「Output＝f（Why、How、What）」組合筆記內容而已；但是到了編輯階段，就明確記載了筆記、草稿、編輯程序，說明完成資料的步驟。
此外，在視覺的部分也提出12種類型；在邏輯的部分，則以圖示說明證據、主張和證明之間的關係；在溝通的部分，則聚焦在與顧客產生共識，也表現出時間的經過。
電腦的正式編輯留到最後才做，我大約是在2013年9月才開始用電腦的文書處理軟體完成這份「資料製作全覽」。
正式編輯前會先經過筆記、草稿步驟。撰寫商業資料也一樣，也必須經過這3道程序，一步一步完成資料。
證據、主張和證明，三者的關係密不可分
商場上需要的論證架構其實很簡單，只有「事實是○○」、「因此◇◇」、「因為△△」這3點。論證架構是人類的最高智慧。出生於英國的現代哲學家圖爾明（Stephen Edelston Toulmin）分析社會上辯論、演講、說服等各種議論的形式，提出一套邏輯推論方法，就稱為「圖爾明模型」。
4、5 事實是○○，因此◇◇，因為△△
用一個簡單的圖表來說明「圖爾明模型」，就是左圖，包含證據、主張、證明3個要素。「事實是○○」是證據，「因此◇◇」是主張，而「因為△△」就相當是證明。
以右圖的P&G 和IDEO這兩家公司為例，都有各自的腦力激盪法規則（兩個證據），因此，為了有效運用腦力激盪法，每家公司都必須制定一套符合自家公司的規則（主張），因為，P&G 和IDEO 都是遵循自己獨創的規則，充分運用腦力激盪法而成功的企業（證明）。這就是邏輯推論。
有時候我們會省略「證明」的部分。例如「紅燈亮了，所以禁止通行」，因為「紅燈停，綠燈行」大家都知道的社會規則，一般會省略。儘管如此，腦中必須清楚原因是「因為△△」。
6 探究邏輯的3個問句
思考邏輯時，抑或是確認邏輯的正確性時，可以用以下3
個問句：
（1）要傳達的結論是什麼？
（2）支持結論的根據是什麼？
（3）這項根據能否合理推論出結論？
這3個問句能讓你明白主張、證據、證明是否明確。在撰寫商業資料時，請問問自己這3個問題。邏輯的構成要素就在這3個問題中，可以知道由證據推論出的主張符不符合邏輯。
再看看左圖。這個柱狀圖的證據是1970年至2011年的日本名目GDP數據；主張是日本經濟在1997年以前年平均成長7.5％，1997年以後負成長0.8％；支持這個主張的證明是，依據1970年～1997年名目GDP數據，計算出的年平均成長率為正7.5％，而依1997年～2011年的數據，計算出的年平均成長率為負0.8％。
只要備齊了證據、主張、證明三點，就能完成一頁完整的商業資料。各位在撰寫商業資料時，請務必確認「事實是○○」（證據）、「因此◇◇」（主張）、「因為△△」（證明）這三點是否齊全。
7 找到獨一無二的證據
在商場上，為了推論出有意義的主張，我們非常重視證據和主張的獨創性。然而，鮮少有人能提出任何人都沒掌握到的數據，也很少有人能主張誰都沒說過的訊息。如果證據和主張都夠新穎，相信不會有任何人有異議，但遺憾的是，這樣的例子少之又少，因此，獨一無二的證據和主張的平衡就是關鍵。
其他人尚未掌握到的最新數據就是非常好的證據，有了最新數據就容易推論出獨一無二的主張。反之，證據如果是大家都知道的數據，就必須下點工夫，換個切入角度，或是改變時間序列重新審視。就算是任何人都能取得的數據，只要經過拆解、重組，就有可能變成獨一無二的主張。
例如左圖是分析一家公司業務活動進行過程的案例，將過程設定連繫率、預約率、洽談率、契約率五個指標，算出數值。接著進行實驗，再測量實驗後每個指標的數值。這家公司從沒有計算過這些數值，是新鮮且具獨創性的數據，因此，根據這個數據推論出的主張就相當有說服力。只要測量業務活動過程中的每個數值，就能掌握提高業績的方法。
想要傳達獨創性高的訊息（主張），關鍵在於你提出的證據夠不夠新鮮，或是將證據經過拆解、重組，重新詮釋的角度夠不夠新穎。務必牢記這個技巧。
