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BCG超強顧問,教你做簡報

7張圖搞定你的客戶
2015-07-29
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BCG超強顧問,教你做簡報
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也許你常幫老闆整理簡報、製作資料提報客戶,但你所整理的這些商業資料,是不是曾經出現過以下問題?

>資訊過多,雜亂無章

>想傳達的事情不明確

>看似美觀,內容卻毫無邏輯性

>資料整體缺乏連結性

把剪不斷理還亂的資料丟給客戶或老闆,用這樣的資料向他們說明,不僅事情說不清楚,更無法得到任何回應,一切都是在「做白工」。

曾任職BCG顧問公司的森秀明說,BCG的資料整理重點是「看標題就能看出整體故事」。其實真正的商業顧問在整理資料時,一定先從筆記草稿開始,套入Why、How、What,並且善用邏輯概念。仔細反省,資料撰寫者如果不考慮閱讀者的想法,又如何完成一份好的商業資料呢?整理好資料就是希望說服對方,挑起行動,達成目標。要做好資料整理,你可以參考以下做法:

完成資料有3階段:筆記 草稿 編輯

撰寫資料時,應按照筆記→草稿→編輯的程序來進行。在準備客戶簡報資料前,必須經過「筆記」和「草稿」階段。以下圖例各代表筆記、草稿和編輯例子。透過這幾張圖可以明白我是如何一步一步完成本書的核心概念──「資料製作藍圖」。

1 空閒時在咖啡廳做筆記

右圖是2013年1月在咖啡廳隨手寫下的筆記。我當時正思考如何向客戶說明提案、報告和企畫的寫法,想到可從Why、How、What 切入,就隨手寫下來。

Why表示目的,「為什麼要做這份資料?」How是探討資料寫法和形式,「如何寫這份資料?」What 為內容相關問題,「應該在資料中加入什麼?」我認為只要有這3個要素,就能向客戶說明商業資料的製作方法。

當時還沒有具體的內容,我只是將腦中浮現的想法記下來。筆記就像這樣,在輕鬆氛圍中,不疾不徐地記下腦中想到的事情,或是畫出腦中浮現的想像。

2 隨手在紙上寫草稿

上圖是我在2013年3月左右寫下的草稿,在這個階段還是手寫,不需要用到電腦。自己一個人或少數幾個人時,可以拿起筆在紙上寫草稿,人數比較多時通常就需要用到白板。

在這個階段我突然想到「資料製作藍圖」這個名詞,並將這套資料製作術分為4個主要部分:「溝通」、「視覺」、「邏輯」、「產出」。思考這四者關係,以函數表示就是:

產出= f(溝通、視覺、邏輯)

在筆記階段,我從Why、How、What 這三點切入;到了草稿階段,這3點就發展成溝通、視覺、邏輯這3個要件,結合這3個要件,自然而然就可以完成商業資料。這樣內容就漸漸地具體成形了。

在溝通方面,為了讓客戶了解資料的內容,對話非常重要。對話過程中,我們可以了解客戶需求,客戶也可更改他們的期待。透過這樣一而再、再而三的對話,我們會愈來愈清楚要如何完成資料。

在視覺方面,我思考一份好的商業資料有什麼樣的架構和形式。記住這些架構,套用形式,就可以快速、有效地完成資料。

在邏輯方面,我想到evidence、claim和warrant這3個關鍵字,意思就是證據、主張和證明。

我和團隊邊討論邊完成「資料製作藍圖」草稿。當然這張草稿並非一次完成,是多次討論、修改才確定。我還留著約5張當時邊討論邊寫下的草稿呢。

3 電腦的正式編輯留待最後

左圖「資料製作藍圖」就是正式編輯的例子,由「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」4個步驟組成。

在草稿的階段,產出部分還只是寫著「Output=f(Why、How、What)」組合筆記內容而已;但是到了編輯階段,就明確記載了筆記、草稿、編輯程序,說明完成資料的步驟。

此外,在視覺的部分也提出12種類型;在邏輯的部分,則以圖示說明證據、主張和證明之間的關係;在溝通的部分,則聚焦在與顧客產生共識,也表現出時間的經過。

電腦的正式編輯留到最後才做,我大約是在2013年9月才開始用電腦的文書處理軟體完成這份「資料製作全覽」。

正式編輯前會先經過筆記、草稿步驟。撰寫商業資料也一樣,也必須經過這3道程序,一步一步完成資料。

證據、主張和證明,三者的關係密不可分

商場上需要的論證架構其實很簡單,只有「事實是○○」、「因此◇◇」、「因為△△」這3點。論證架構是人類的最高智慧。出生於英國的現代哲學家圖爾明(Stephen Edelston Toulmin)分析社會上辯論、演講、說服等各種議論的形式,提出一套邏輯推論方法,就稱為「圖爾明模型」。

4、5 事實是○○,因此◇◇,因為△△

用一個簡單的圖表來說明「圖爾明模型」,就是左圖,包含證據、主張、證明3個要素。「事實是○○」是證據,「因此◇◇」是主張,而「因為△△」就相當是證明。

以右圖的P&G 和IDEO這兩家公司為例,都有各自的腦力激盪法規則(兩個證據),因此,為了有效運用腦力激盪法,每家公司都必須制定一套符合自家公司的規則(主張),因為,P&G 和IDEO 都是遵循自己獨創的規則,充分運用腦力激盪法而成功的企業(證明)。這就是邏輯推論。

有時候我們會省略「證明」的部分。例如「紅燈亮了,所以禁止通行」,因為「紅燈停,綠燈行」大家都知道的社會規則,一般會省略。儘管如此,腦中必須清楚原因是「因為△△」。

6 探究邏輯的3個問句

思考邏輯時,抑或是確認邏輯的正確性時,可以用以下3

個問句:

(1)要傳達的結論是什麼?

(2)支持結論的根據是什麼?

(3)這項根據能否合理推論出結論?

這3個問句能讓你明白主張、證據、證明是否明確。在撰寫商業資料時,請問問自己這3個問題。邏輯的構成要素就在這3個問題中,可以知道由證據推論出的主張符不符合邏輯。

再看看左圖。這個柱狀圖的證據是1970年至2011年的日本名目GDP數據;主張是日本經濟在1997年以前年平均成長7.5%,1997年以後負成長0.8%;支持這個主張的證明是,依據1970年~1997年名目GDP數據,計算出的年平均成長率為正7.5%,而依1997年~2011年的數據,計算出的年平均成長率為負0.8%。

只要備齊了證據、主張、證明三點,就能完成一頁完整的商業資料。各位在撰寫商業資料時,請務必確認「事實是○○」(證據)、「因此◇◇」(主張)、「因為△△」(證明)這三點是否齊全。

7 找到獨一無二的證據

在商場上,為了推論出有意義的主張,我們非常重視證據和主張的獨創性。然而,鮮少有人能提出任何人都沒掌握到的數據,也很少有人能主張誰都沒說過的訊息。如果證據和主張都夠新穎,相信不會有任何人有異議,但遺憾的是,這樣的例子少之又少,因此,獨一無二的證據和主張的平衡就是關鍵。

其他人尚未掌握到的最新數據就是非常好的證據,有了最新數據就容易推論出獨一無二的主張。反之,證據如果是大家都知道的數據,就必須下點工夫,換個切入角度,或是改變時間序列重新審視。就算是任何人都能取得的數據,只要經過拆解、重組,就有可能變成獨一無二的主張。

例如左圖是分析一家公司業務活動進行過程的案例,將過程設定連繫率、預約率、洽談率、契約率五個指標,算出數值。接著進行實驗,再測量實驗後每個指標的數值。這家公司從沒有計算過這些數值,是新鮮且具獨創性的數據,因此,根據這個數據推論出的主張就相當有說服力。只要測量業務活動過程中的每個數值,就能掌握提高業績的方法。

想要傳達獨創性高的訊息(主張),關鍵在於你提出的證據夠不夠新鮮,或是將證據經過拆解、重組,重新詮釋的角度夠不夠新穎。務必牢記這個技巧。

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