辦公室新革命開始了，向過去往返費時的跨部門合作方式說掰掰！新時代團隊協作平台已經飛上雲端，變身24 小時行動辦公室，讓你打開螢幕，身後就有一整個隱形團隊，即時幫你一起工作。
這是一間20 人的新創公司，平均28 歲，但成立不到2年，單月營收就三級跳。蛙咖啡、純薏仁、好初早餐、小食糖、繭果子等個性餐廳、小店都是他的客戶。
他同時也是2014 年日本最大的國際創業競賽Echelon Japan 選出的冠軍得主，提供餐廳POS 餐飲管理系統、聆聽創業者的故事，讓開餐廳變成一門好生意，就是這家公司iCHEF 資廚正在做的事。
你一定想不到，催生這家軟體科技公司的源頭，竟然是一家牛肉麵店。
由於市面上的POS 機，普遍存在按鈕多、操作介面不友善的老問題，甚至需要改造人的服務流程，去配合機器限制；麻膳堂創辦人以及iCHEF 資廚共同創辦人徐安昇，為了滿足自家餐廳需求，找來好朋友合作開發出利用iPad 就能操作的POS 系統，一腳從餐飲跨入科技領域，讓經營餐廳需要的顧客排隊管理、點餐、帶位、送餐、出單到報稅需求都能在同一套系統中完成。
iCHEF 的POS 系統最特別的地方就是，運用直覺式、拖曳式的簡單操作，就能把餐廳經營要用到人力去解決的內場、外場、帳務等複雜工作，放到數位工具上發揮協作效果，減少不必要的動線往返與干擾，「效率提高了，人力相對就降低。」徐安昇說。在資訊快速運轉的年代，公司營運不僅要高質量，還講求高效率，利用數位工具打造協作效果的精神，同樣顯現在徐安昇帶領的團隊上。
創業2 年多，iCHEF 在台灣、香港擁有300 多家客戶，卻只用了4 名業務就做好開發與服務工作；沒下過商業廣告，卻有高達80% 的客戶來自網路；接下來布局步伐將往新加坡、日本邁進。
只有20 人的iCHEF 如何做好這麼多事？
「1 人做不到的事情，大家加起來就可以。」徐安昇說，能提升工作效率的數位工具是經，透明化、高信任度的組織文化是緯，經緯交織，才能創造一個隨時可以單獨作戰、也能隨任務不同，即時合作的團隊。
溝通平台HipChat
秒速環台 第一時間解決客戶問題
快，是網路時代的基本節奏。新創組織要接下客戶來自四面八方不同的變動挑戰，能不能跨部門快速溝通、集結成軍，往往是成敗與否的關鍵。傳統組織向來採取資訊層層傳遞的方式，雖然分層負責，但從資訊產生慢慢傳到組織神經末端的溝通模式，速度卻很慢。要在數位時代下掌握「快」字訣，最直接的方式就是溝通透明化。
「客戶一有問題，我們馬上在HipChat上放出狼煙，大家就圍過來丟出解決方法。」iCHEF營運長吳佳駿口中的HipChat，正是iCHEF的溝通中樞，傳遞訊息、開會討論都靠它，是像LINE一樣的即時通訊平台。
跟LINE一樣，在HipChat上可以任意設定群組，如以部門為區分，在iCHEF裡有「戰士的進擊」、「行銷的祈禱室」、「魔法師的象牙塔」分別代表業務、行銷與研發部門；也可以用任務分組方式來打破部門界線，像是「Cloud的逆襲」、「iCHEF猴子設計室」則是負責雲端監控與整合需求的小組，俏皮暱稱下，隱藏不須言語的組織凝結力量。
平常大家各自在虛擬平台上討論自家部門／團隊的工作事項；但是一遇到需要跨部門協助的難題時，只要一個＠鍵（指定某同事參與討論），就能向相關同事發出呼救協助的狼煙。
臨時加入協助突圍的同事，能在HipChat上一覽先前的討論，或是運用搜尋鍵，掌握曾經上傳過的檔案、圖片，透明化的資訊，讓沒參加過相關會議的人立即進入狀況，不漏接重要資訊。
以吳佳駿領軍的業務部門為例，旗下只有4名大將，分管全國北、中、南3大區塊，2~3週才見面一次，卻能即時服務台灣、香港300多家客戶，就是靠著跨越時空限制的數位工具進行全台溝通，做到即時反應、即時解決。
餐廳是現場生意，每天分秒必爭，如果POS系統出問題，一切運作也會跟著停止。舉例來說，一旦前線的業務遇上客戶開不了機、發票沒了等問題，只要透過HipChat就能秒速跟台北總部聯繫，緊接著跨部門後援補給跟上，在第一時間解決客戶問題。
內部email不見了、call會的行事曆也不需要了、重複溝通的情況減少了，「透過數位工具，讓iCHEF的業務效率大幅提升，傳統業務1人只能服務10~20家，iCHEF卻能1人照顧到將近100家客戶。」吳佳駿分析，HipChat溝通平台與為客戶量身打造的CRM管理系統，有助溝通流程縮短、資訊透明，讓每個業務背後，都像同時擁有一個20人團隊，「隨時依任務不同變換角色。」
管理平台Trello
不開會 照樣完成跨部門合作專案
打破部門界線進行團隊協作，最怕的是永遠有開不完的會，尤其不同部門間，光是要喬出共同開會時間就不容易，如果跨部門專案一多，更是「會會」相連到天邊，時間全被零碎切割。
該如何降低各種跨部門專案會議的工作干擾？是數位時代下，新型組織內心的大哉問。
iCHEF的做法是：條列各種專案，減少跨部門報告頻率。這個做法正好呼應美國企業顧問專家大衛艾倫（David Allen）在《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》中的概念，「通過記錄的方式，把頭腦中的各種任務移出來，讓頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而能集中精力在正在完成的事情。」
「我們把專案排程雲端化，讓專案、進度一目了然，當下核心工作是什麼自然跳出來。」iCHEF行銷長程開佑每週手上同時進行15-20個專案，全靠Trello把工作丟上雲端，資訊透明化，不僅凸顯重要工作，也減少不同部門間你來我往的往返程序。
Trello是一款專案管理的數位工具，打開Trello介面，就像一面白板，上頭貼滿各種專案排程，可以依照時間進度、專案類型來歸類。當週有哪些需要處理的專案一覽無遺，每個專案小組的成員都能進入專案頁面，清楚看到內容被誰更正過、什麼時間處理過，接下來該由誰接手等資訊。
在數位虛擬空間中，每個專案從開發到完成，都如同處於開會ing的狀態。如此一來，團隊協作的成員不必花時間寫email報告情況，不同部門也能掌握專案進度，無形中提高不少工作效率。
舉例來說，iCHEF要在中部為客戶舉辦「掌櫃開講」的經驗分享講座專案，從活動安排、場租、報名、聯繫參與店家、預算掌控等，一場30~40人規模的跨區講座，動員了行銷、業務與後勤支援同仁，大家卻從來沒一起坐下來開會過，但每項工作細節的排程都透過Trello來做串聯，「即使連實習生，都能隨時接手幫忙。」程開佑說，把事情清出來，讓時間留給重要的事使用，才能適應快速變化的環境。
開發平台SourceTree
用看得懂的語言 管理程式世界
數位時代凡事離不開「程式」，要把需求落實為程式，整個過程最大的困難就是溝通。大多時候，提案人腦中的畫面，要在注重邏輯以及資料關聯性的工程師眼中，化成同樣的一段程式碼，中間往來、討論、爭辯要花費的工夫往往曠日廢時。
以軟體開發為主的iCHEF，又如何把第一線客戶需求帶回來，有效率地研發出新功能呢？
iCHEF採取三角策略，將提案、溝通排程、開發統統在數位平台上完成。
iCHEF技術長何明政比喻，前線業務如同地主，有各式各樣開發想法，提案時會跨部門先在HipChat上成立專屬討論區，研究可行性、事先蒐集相關資料等，一個群組背後，隱藏公司未來祕密產品的雛形。
等提案樣貌逐漸成形，進入Trello專案管理後，這時會由行銷部門的設計師，為想法畫下場景細節、標註需要的效果，轉換成工程師看得懂的語言，就像建商畫出住宅設計圖般，讓想法具體化。
有了設計圖，如同營建商的軟體工程師，緊接著就將幾千、上萬條程式碼切出不同節點，分頭建設，這時何明政只要用SourceTree作為管理平台，在工程師產出後收回來對接、合併，就完成新產品。
餐廳對出單錯誤的狀況容忍度很低，因此，iCHEF對技術的要求非常高，透過數位平台24小時都能隨時快速跨部門溝通，不論是客戶臨時性修改，還是同時進行功能擴充研發，都能馬上回應客戶需求。
不沒有數位工具，就沒有工作效率的年代，「跨平台」、「雲端」、「同步處理」的數位工具打破原本受限制的時間、地點，提升團隊協作力，讓企業24小時都能面對外界挑戰。
