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高效,從會議管理開始

文 / 劉鏡清    
2014-05-29
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高效,從會議管理開始
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常聽到年輕主管說:開會、開會,總是有開不完的會,什麼時候才有空跑客戶?

的確,好像公司裡總有開不完的會,先是部門會議,再來是跨部門的案會議,或是再往上的總員月會或行政會議等。大大小小不同的會議,總是塞滿了年輕主管的時間,也成為困擾他們的難題。

當一位優秀的專員或業務,被拔擢成一位年輕主管時,他面臨的第一個難題就是如何有效的分配團隊及個人的時間。但實際的情況是,業務力強的專員如果被提升成為主管,在有限的時間下,他要帶團隊,使團隊達到績效目標。同時,他也要開發客戶或維持客戶關係,持續創造業績。那這兩項要如何兼顧,不致蠟燭兩頭燒,確實是一個難題。

其實,組織內的時間管理,其目的是效率,讓個人工作更有效率,也讓組織有效率,才能在有限的時間內,發揮最大的力量。因此常見讓組織產生效率的方法就是減少開會,挪出更多的時間來工作、思考。

組織時間管理中,會議管理最重要

過去我在康師傅及IBM工作時,都面臨到會議太多,致使很多幹部反映沒時間處理公務,沒時間跑客戶,甚至連執行的時間都沒有,最後不得不想出一種減少會議的方法,讓大家有空做事、跑客戶。

康師傅的做法是直接減少會議,把不必要的會議就刪除,如此多出來的時間就可以辦公,或執行。這種做法有一項缺點,只是把會議次數減少,多出來的時間辦公,但不一定有目標。

IBM的做法更積極,用化零為整的方式,把分散在每天的會議統整到週一及週五,且只開一個上午或下午,如此多出來的時間是要跑客戶。這也合乎IBM的主旨:客戶第一的原則,不會花太多時間在公司。

如此做法是目標導向的刪減會議,多出來的時間就是拜訪客戶,再從客戶端帶出來的業績做回饋,達到部門目標及績效。

會議除了減少也要開得有效率

常聽人說,會而不議,議而不決,決而不行,有開不如不開。怎麼開會才有效率?第一是訂出目的與結果。常常有會議是找了很多人來「聊聊」,聽大家的意見及看法。這種會議基本上就目的不清楚,對開完會後有何種結果產出,也不太抱希望。所以一定要先把會議的目的想清楚,且是愈明確,愈清楚愈好。

其次是七分會前、三分會後的處理原則。就是花七分力氣在事先規畫,訂出目標、策略與時間表,供與會者具體的評估,而不能到會議室才天馬行空的想;三分力氣在會後的追踨與管理,而不是開完就算了。

最後提醒,主持會議者要有喊卡的智慧。很多時候會膠著在一個地方,或無法達到共識,最好的方式就是當機立斷喊停,下次再開。不要此恨綿綿無絕期,對會議沒有幫助。倒不如明天再開,大家先回家想一想,明天再見面時可能就有具體的想法。

提供一個思考,如果開會卡住了,問兩個問題:一,做了會怎樣?二,不做會怎樣?通常不做會怎樣比較嚴重,要去評估它的損害影響的程度。所以可以用這兩個問題來思考及判斷,較易做決定。

組織時間管理,分配工作也是藝術

除了減少沒必要的會議之外,也要檢視工作分配。

先強調時間是一個成本,很多人會忘記,也忽略了這個本質。

如果有一個相同的客戶或專案,你多花了2 倍的時間,那理論上你要獲得的結果也是2 倍的。否則,你把多出來的那一倍時間去開發新客戶,不是就變成有2 個客戶嗎?所以時間是一個成本。

另一種的時間成本是:如果你用資深人員及新進人員去做同一件事,那麼時間成本也會不一樣。這就是所謂的大材小用的問題,也就是很簡單的事,不能叫領9 萬元月薪的資深人員去做。他應該去做難度更高的事,貢獻績效更多;讓領30K 的新進人員去做簡單的事,也比較合乎成本。

身為一名主管,你要把人擺在對的位置上,不光只是合不合適,還要看合不合成本,總不能叫一位月領9 萬的人去打打電話,處理文書事宜而已,那成本也太高了。

最後提醒主管們,除了做好組織時間管理外,個人時間也要管理,也要花時間與內部同仁的溝通,了解員工的工作情況,打理好私人情緒及事務,不要將自己全部放在團隊及組織裡,而忘了自己也要花些時間整理思緒,這樣才能取得平衡,不會忙到忘了自我。

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