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4個策略奪回e-mail收件匣主權

管理可以更Smart
文 / 林之晨    
2014-04-01
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4個策略奪回e-mail收件匣主權
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創辦appWorks 4 年來,我們輔導了超過350 位創業者。為了幫助他們尋求好的合作機會,我們也不斷向外去結識投資人、企業、媒體、政府與公協會等組織。能夠交到這麼多好朋友固然不錯,但另一方面,站在這麼多需要互相聯絡的人中間,還是有個大缺點,那就是每天從早到晚,e-mail 都會像雪片般不斷向我的收件匣飛來。

平均來說,我一天要收到110 封郵件,其中週間常常會超過150 封,而週末則可以降低到40 封。相對的,週間時我平均一天可以回覆15 封信件,週末時則可以達到30 封。以這樣的效率,絕大多數重要e-mail, 我都可以在時效內處理完畢。

但事實上僅僅是1 年前,我每天最痛苦的就是被e-mail 壓得喘不過氣。為了改善這個狀況,我花了很多時間研究、請益,最後陸續採用了不少對策,才逐漸克服e-mail 這個時代巨獸,以下是我認為最關鍵的4 個核心策略:

策略1:建立統一收件匣

現代人往往會有公司、學校、私人等多個常用e-mail 帳號,如果要分別去檢查這些郵件,不但會浪費時間在開啟視窗與登入上,也很難綜合的去選取最該優先回覆的信件。這時如果把所有郵件都先收到一個「統一收件匣」中,上述問題就可以被克服, 並且也將開啟更多e-mail 對策被有效應用的可能。

傳統上,這個工作會透過電腦上的郵件客戶端程式來完成,但缺點是,如果手機也要同時收信,就容易發生兩邊無法完全同步的窘境。因此來到雲端時代,新的方法就是透過像Gmail 這類網頁郵件服務來扮演用戶端角色,幫你在遠端完成其他帳號的郵件同步工作,這時使用者無論是用瀏覽器、手機或是平板的Gmail App 登入,都可以看到完全同步的統一收件匣。

設定的方法很簡單,以Gmail 為例,在「設定」裡面找到「帳戶和匯入」,就可以開始新增「從其他帳戶檢查郵件」以及「以這個地址寄送郵件」的設定。如果要檢查的是另一個Gmail 帳號,則需要用它登入,然後選擇「轉寄」功能,就可以把新郵件自動轉寄到你主要使用的Gmail 帳號。

策略2:善用優先收件匣

「優先收件匣」是Gmail 於4 年前推出的服務,它把收件匣一分為二,在一般收件匣之上再增加一個優先收件匣,並在每封郵件進來時,透過人工智慧自動幫你分辨是否該分入優先收件匣,供你提早處理。

根據我自己的經驗,優先收件匣在採用初期約有95%的準確率,也就是每天都會有好幾封優先信件沒有被分對地方。但隨著這幾年來的嚴加訓練,它的準確率已提升到99.9%以上,換句話說,每兩週才會有一次漏網狀況。因此,如果你剛轉換至優先收件匣,卻發現它的判斷不如預期,請先不要放棄,花一段時間手動幫它標示與移除重要郵件,一段時間之後,你會發現它的準確度愈來愈高。另一方面,絕對優先的信件,你可以手動為它們建立篩選器規則,確保一定會提早看到。

策略3:在日曆上框出e-mail 專屬時間

e-mail 往往不是全部都能立刻回覆,有些需要先做些研究,有些需要準備文件,有些則要製作投影片。因此每天如果只有會議中的短短空檔可以e-mail,許多重要的工作型郵件將永遠沒辦法被好好處理。

我的解決方案是,先把每天的下午4 到6 點會議較少的時間,標記為e-mail 與工作時間,安排會議時必須要避開這些時間,如果真的需要侵犯,也必須把這個2 小時區塊移動至同一個禮拜的其他時間,如此可以確保一個星期有10 小時時間,可以專注的把e-mail 與工作型郵件都處理好。

策略4:用已加星號收件匣標記工作型郵件

當工作型郵件與可以立即回覆的郵件同時在優先收件匣裡排列,不但會混淆視聽, 有時候還會害你漏回即時信件。

為了解決這個問題,我需要幫工作型郵件建立一個專屬的暫存區,好把它們從優先收件匣中移開,留到工作時間再專心處理。Gmail 提供的「已加星號收件匣」剛好符合這個需要,只要在收件匣中增加這個區塊,所有標記星號的郵件,就會從「優先收件匣」中被移至「已加星號收件匣」中,這時我可以在「優先收件匣」中繼續回覆信件,而打上星號的工作型郵件,則可以安心躺在「已加星號收件匣」中, 等待每天的e-mail 專屬時間時再慢慢處理。

這個解決方案與手機結合更是絕配,平常在外移動時,我可以隨時利用空檔時間透過Gmail App,幫晚點需要處理的e-mail 標上星號,回到桌面時就可以立刻開始工作。

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