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辦公室軟體雲端化

管理可以更Smart
文 / 林之晨    
2014-02-01
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辦公室軟體雲端化
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自從2005 年左右,寬頻連線與現代化瀏覽器開始普及,企業用的生產力軟體就出現一波波的「雲化」浪潮。

首當其衝的是e-mail。時至今日,基於網頁的Gmail、Yahoo! Mail 與Outlook.com ( 前身為Hotmail) 等三大Webmail 總和, 在全球早已突破10 億用戶。根據調研機構_e Radicati Group 近期出版的報告指出, 目前企業的郵件伺服器已有超過 27%是基於雲端提供者。

而緊接著在郵件後面,行事曆、文件、試算表、投影片,甚至是員工間的聊天軟體等生產力工具,也陸續開始往雲裡面遷徙。

根據Gartner 的調查,在2013 年,全球6.3 億辦公室軟體企業用戶裡面,已經有高達5000 萬人是以Google Apps for Business ( 俗稱Google Docs) 與微軟的O_ce 365 等雲端軟體,也就是所謂的Software-as-a-Service(SaaS,軟體即服務)方式,透過瀏覽器進行主要的日常文件處理工作。Gartner 同時預測到了2022 年, 全球企業辦公室軟體用戶將成長至12 億,而其中6.95 億將是SaaS 的用戶。換句話說,從現在開始的8 年裡面,新增的辦公室工作者, 大概都會是雲端優先。

在我自己的工作生涯中,前面10 年是以單機版的O_ce 軟體為主。在上一個公司, 也就是2006 年開始的那次創業,我們初期仍是採用傳統辦公室套件,但到了2008 年左右,看到Google Docs 日趨成熟,我們終於決定把文件工作轉換其上。感受到了雲端的好處,2009 年我創辦appWorks 時,雲端為主就成了非常容易的決定。

根據這6 年下來的使用經驗,對於現代的工作者與管理者,我認為線上辦公室的工作方式,有以下幾個關鍵好處:

關鍵好處1:再也不用煩惱安裝、更新、備份

由於SaaS 軟體是安裝在伺服器上,使用者再透過瀏覽器去開啟,因此對於用戶端的電腦而言,好處就是不用再煩惱軟體的安裝與更新。

此外,由於資料也是儲存在雲端,因此連檔案的備份也不用傷腦筋。這對於經常換新電腦、升級智慧手機、開始採用平板裝置,與經常在外移動的現代工作者,是非常 重要的優點。

關鍵好處2:告別e-mail 夾檔、編檔案版號

過去當幾個同事需要共同編輯一份文件,就是頭痛的開始。大家必須各自將檔名加上日期、版本編號、姓名等識別參數,避免混淆,接著再依賴e-mail 與網路硬碟交換檔案。這樣的工作模式不僅讓最後的整合者壓力非常大,而且只要其中一個人不小心,就有可能打壞大家辛苦完成的進度。

這個狀況來到內建強大即時協作功能現代的SaaS 辦公室環境,幾乎完全被解決。在這些網路平台上,一個專案裡的人員可以全部同時編輯某個文件,各自進行自己負責的區塊。如此一來,不僅不會再有檔案版本的問題,大家也可以同時展開工作,再也不需要等待其他人的進度。

關鍵好處3:強大的搜尋功能

過去由於文件主要儲存在本機,當我們需要找某個舊檔案,往往必須依賴自己電腦的運算效能以及作業系統內建的搜尋引擎,那通常不是太好的體驗。因此勤勞的人會建立完整的目錄系統,把檔案一一的分類收藏,需要時再瀏覽取用。但我想多數人跟我一樣, 等到要用檔案時,往往發現早已忘記自己的分類邏輯, 結果還花費更多時間在目錄裡左翻右找。

這個問題到了雲端辦公環境,得到了非常好的解決, 尤其像是Google Drive 內建的是Google 強大的搜尋引擎,無論是檔案名稱、內文,只要知道關鍵字,都可以準確的找到,於是我們也省去許多整理與回溯的煩惱。

關鍵好處4:行動裝置的支援

最後,現代的SaaS 辦公室解決方案,通常都有非常好的智慧手機與平板裝置支援。只要下載他們推出的Apps, 就能夠同步、開啟、閱讀甚至編輯你的文件。這些原生的行動Apps 往往針對觸控情境開發,能體貼各種螢幕大小的需求,有效的運用智慧手機有限的儲存空間,並且還可以讓你把檔案下載到沒有網路連線的地方離線使用。與傳統O_ce 軟體需要依賴第三方應用才能在iPhone 與Android 上開啟的狀況,又是另一大進步。

當然, 截至目前為止,Google Apps for Business、Microsoft O_ce 365 等雲端辦公室套件,在功能上與傳統的本機式O_ce 軟體還有些微的差距。但根據我自己的經驗,在99%的使用情境中,這些差距並不造成任何困擾。未來隨著SaaS 的持續演進,差距還會繼續縮小。更重要的是,上述幾個採用雲端的重大好處,遠遠覆蓋了些微功能差距所帶來的小小麻煩。因此,我想Gartner 的預測不是大話,雲端會是接下來的主流辦公情境,也是所有現代知識工作者必須精通的生產方式。

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