自從2005 年左右，寬頻連線與現代化瀏覽器開始普及，企業用的生產力軟體就出現一波波的「雲化」浪潮。
首當其衝的是e-mail。時至今日，基於網頁的Gmail、Yahoo! Mail 與Outlook.com （ 前身為Hotmail） 等三大Webmail 總和， 在全球早已突破10 億用戶。根據調研機構_e Radicati Group 近期出版的報告指出， 目前企業的郵件伺服器已有超過 27％是基於雲端提供者。
而緊接著在郵件後面，行事曆、文件、試算表、投影片，甚至是員工間的聊天軟體等生產力工具，也陸續開始往雲裡面遷徙。
根據Gartner 的調查，在2013 年，全球6.3 億辦公室軟體企業用戶裡面，已經有高達5000 萬人是以Google Apps for Business （ 俗稱Google Docs） 與微軟的O_ce 365 等雲端軟體，也就是所謂的Software-as-a-Service（SaaS，軟體即服務）方式，透過瀏覽器進行主要的日常文件處理工作。Gartner 同時預測到了2022 年， 全球企業辦公室軟體用戶將成長至12 億，而其中6.95 億將是SaaS 的用戶。換句話說，從現在開始的8 年裡面，新增的辦公室工作者， 大概都會是雲端優先。
在我自己的工作生涯中，前面10 年是以單機版的O_ce 軟體為主。在上一個公司， 也就是2006 年開始的那次創業，我們初期仍是採用傳統辦公室套件，但到了2008 年左右，看到Google Docs 日趨成熟，我們終於決定把文件工作轉換其上。感受到了雲端的好處，2009 年我創辦appWorks 時，雲端為主就成了非常容易的決定。
根據這6 年下來的使用經驗，對於現代的工作者與管理者，我認為線上辦公室的工作方式，有以下幾個關鍵好處：
關鍵好處1：再也不用煩惱安裝、更新、備份
由於SaaS 軟體是安裝在伺服器上，使用者再透過瀏覽器去開啟，因此對於用戶端的電腦而言，好處就是不用再煩惱軟體的安裝與更新。
此外，由於資料也是儲存在雲端，因此連檔案的備份也不用傷腦筋。這對於經常換新電腦、升級智慧手機、開始採用平板裝置，與經常在外移動的現代工作者，是非常 重要的優點。
關鍵好處2：告別e-mail 夾檔、編檔案版號
過去當幾個同事需要共同編輯一份文件，就是頭痛的開始。大家必須各自將檔名加上日期、版本編號、姓名等識別參數，避免混淆，接著再依賴e-mail 與網路硬碟交換檔案。這樣的工作模式不僅讓最後的整合者壓力非常大，而且只要其中一個人不小心，就有可能打壞大家辛苦完成的進度。
這個狀況來到內建強大即時協作功能現代的SaaS 辦公室環境，幾乎完全被解決。在這些網路平台上，一個專案裡的人員可以全部同時編輯某個文件，各自進行自己負責的區塊。如此一來，不僅不會再有檔案版本的問題，大家也可以同時展開工作，再也不需要等待其他人的進度。
關鍵好處3：強大的搜尋功能
過去由於文件主要儲存在本機，當我們需要找某個舊檔案，往往必須依賴自己電腦的運算效能以及作業系統內建的搜尋引擎，那通常不是太好的體驗。因此勤勞的人會建立完整的目錄系統，把檔案一一的分類收藏，需要時再瀏覽取用。但我想多數人跟我一樣， 等到要用檔案時，往往發現早已忘記自己的分類邏輯， 結果還花費更多時間在目錄裡左翻右找。
這個問題到了雲端辦公環境，得到了非常好的解決， 尤其像是Google Drive 內建的是Google 強大的搜尋引擎，無論是檔案名稱、內文，只要知道關鍵字，都可以準確的找到，於是我們也省去許多整理與回溯的煩惱。
關鍵好處4：行動裝置的支援
最後，現代的SaaS 辦公室解決方案，通常都有非常好的智慧手機與平板裝置支援。只要下載他們推出的Apps， 就能夠同步、開啟、閱讀甚至編輯你的文件。這些原生的行動Apps 往往針對觸控情境開發，能體貼各種螢幕大小的需求，有效的運用智慧手機有限的儲存空間，並且還可以讓你把檔案下載到沒有網路連線的地方離線使用。與傳統O_ce 軟體需要依賴第三方應用才能在iPhone 與Android 上開啟的狀況，又是另一大進步。
當然， 截至目前為止，Google Apps for Business、Microsoft O_ce 365 等雲端辦公室套件，在功能上與傳統的本機式O_ce 軟體還有些微的差距。但根據我自己的經驗，在99％的使用情境中，這些差距並不造成任何困擾。未來隨著SaaS 的持續演進，差距還會繼續縮小。更重要的是，上述幾個採用雲端的重大好處，遠遠覆蓋了些微功能差距所帶來的小小麻煩。因此，我想Gartner 的預測不是大話，雲端會是接下來的主流辦公情境，也是所有現代知識工作者必須精通的生產方式。
