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三抓三放 時間用在刀口上!

文 / 呂宗熹    
2008-10-01
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三抓三放 時間用在刀口上!
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你經常需要搶時間工作嗎?工作好像總是做不完?成天被客戶、老闆追著跑?待辦文件堆積如山?如果你正為這些問題困擾,「時間管理」是最佳解決之道。

管理大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則一事無成。」

每個上班族都渴望時間。我們需要時間處理辦公室內應做之事,也需要時間在繁忙工作與休閒生活間取得平衡。即使每個人對時間的冀求如此強烈,但實際上多數人對時間管理的概念都十分模糊,更何況無論學校教育或職前訓練,都未曾教過這重要的一課。

天資聰穎者在職場中,藉著經驗累積及失敗的歷練,可以在跌跌撞撞中順利摸索出掌握時間的訣竅;天資平庸者即使經歷挫敗,也未必能適時調整方向,領悟出適合自己的時間應對模式。

管理,全靠「學習」與「練習」

其實,時間管理是需要學習的,正如同你過去曾努力學習任一專業技能與科目一般。時間管理也需要練習,在明瞭相關原則及技巧之後,必須身體力行、加以實踐,才能為自己「搶」得寶貴的時間。

有一次,和某家電子公司總經理晤談時,他提到對於龐大的企業體而言,提高營運績效是終極目標,而他自己的首要目標則是簡化工作。

那次談話讓我深有所感。

比爾蓋茲大概是科技界最忙碌的總裁之一,他年輕時就已懂得要跟時間賽跑。

他熱愛電腦,尚未自哈佛大學畢業,就迫不急待地在車庫裡創業。創立微軟那年,還未滿20歲。

在創業的最初7年裡,他只休了15天假。比爾蓋茲認為工作是一場競賽,他喜歡在緊要關頭全力以赴的感覺,也深深享受伴隨而來的快樂與成就感。

他勇於追逐時間,結果打造出有史以來最強大的電腦軟體王國,為全世界數以億計的人們提供工作上的幫助及便捷。

他最喜歡的是電腦,最想積極擁抱的是高科技,所以才心甘情願,將絕大部分時間資源,都投注電腦科技。

深入瞭解比爾蓋茲的故事後,可將他的成功歸因於3大要素:

1.設立明確目標

他知道電腦是明日科技的夢想,也深信自己就是實現那個夢想的人。在心中訂立明確工作目標,設定清楚的工作藍圖,詳細規畫工作進度,就義無反顧努力逐夢。

2.集中焦點攻擊

「Focus」這個單字是名詞,也是動詞。名詞是指焦點,動詞則是指集中焦點。比爾蓋茲將精力及時間全部投注在電腦科技的研發,集中焦點猛烈攻擊,所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。

3.簡化工作內容

比爾蓋茲一心一意專心經營他的軟體王國,無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容,使自己可以心無旁騖地專注於本業。工作簡化讓他能專心思考,大幅減少無謂的時間浪費,進而獲得關鍵性的勝利。

「電視冠軍」節目曾介紹一位「水果達人」,他為了讓果樹結出最碩大、最甜美的果實,總在果樹開花後摘掉大部分花朵,僅留兩、三個花苞。(這技術在農業上被稱為「疏果」)「這樣不就會使果實產量大減嗎?」訪問者不解地問。

「我要讓全部養分都灌注在這幾個花苞上,這樣自然能夠結出最大、最甜的果實。」達人自信滿滿地說。

水果達人的祕訣非常值得我們參考。

為自己的生活大樹 進行疏果

如果把樹木的主樹幹比喻為本業工作的話,那些旁生的細小枝幹就可能相當於瑣碎的雜務、不具意義的小事、冗長無聊的會議、徒具表面功夫的人際交往等。以「時間養分」來說,這些細小枝幹與主樹幹是競爭者,主樹幹吸取的養分不足,以致無法持續向上成長茁壯。

若你將那些搶奪「時間養分」的旁枝細幹大刀濶斧地砍除,所有養分將悉數灌注在主樹幹上,可使樹幹迅速拔高,成為頂天立地、高聳入雲的大樹。

我非常同意那位總經理的看法。工作必須適當簡化,有限的時間資源才能被有效利用。我本身在忙碌生活中,也是利用簡化工作的概念,替自己爭取更多時間。

該如何簡化工作?「三抓三放」原則可供參考:

1.抓大事,放小事

集中思考工作上的大事,對於微不足道的小事,無須過度煩心。高階管理者必須為公司明確定位,掌握未來發展的重要方向,別為枝微末節而操心;基層員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上,無關緊要的小事則盡量刪除。

2.抓正事,放雜事

要順利完成一件工作,有必要的程序及步驟,也就是完成任務的正事,而與完成任務無關的則稱為雜事。

一個有智慧的工作者應抓緊正事,將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題;至於與正事無關的雜事,可交由旁人處理,或是盡量避免,以簡化工作內容。

3.抓要事,放閒事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成;沒有時間壓力的閒事,則利用工作空檔,簡單處理即可。要事與閒事的差別,在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理,低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

比爾蓋茲之所以能夠成功,是因為他熱愛電腦,也熱愛時間。

如果你也希望在事業上有一番大成就,請抓住主幹,放棄枝幹,有一天你也會成就大事業。

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