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CFO是輔佐執行長的副駕駛

台灣IBM財務暨企畫部副總經理 陳立君》
文 / 徐仁全    攝影 / 林育緯
2012-06-01
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CFO是輔佐執行長的副駕駛
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說到財務,你會想到什麼?是幫老闆跑3 點半、或發薪水的記帳員?還是口風超緊的親信帳房?

這樣的印象,已經不符當前財務人員的形象了,尤其是財務長,已逐漸轉為更具策略性的角色。

目前財務長的職責,除了持續履行傳統功能,包括管理財務、削減成本,以及建立適當的管控之外, 更重要的是協助執行長與企業領導人發現新商機, 並評估這些商機在策略與財務上的優點及風險。當執行長針對各種策略作抉擇時,財務長就是他的決策夥伴之一,提供管理團隊即時的營運和財務資料與分析。

尤其大環境不斷變化,為企業經營帶來全新挑戰, 財務長必須肩負起多重任務:穩健企業財務、活化資金運用、管理企業風險、提出前瞻策略。財務長的策略性思考,將變得比傳統職責更加重要,財務長必須要對公司的競爭優勢作出重要貢獻。

台灣IBM 財務暨企畫部副總經理陳立君,大學念的是國貿,大一時卻到資訊中心去打工,當起一位電腦助理。沒想到,熱愛數學、擅長邏輯思考的她,愛上了電腦程式,對寫程式反而產生更大興趣。接連在大學日子中,陳立君大量選修資訊相關課程, 讓她畢業後的第一份工作就是程式設計師,設計有關財務方面的程式。

因著這份工作,陳立君與財務有了第一類的接觸, 開始了解財務人員的工作性質及內容。隨後並獲得IBM 財務系統分析師的工作機會,開始了在IBM 28 年的財務職涯,並從基層財務分析師一職,一路晉升到台灣IBM 公司財務最高主管。

其實,陳立君從接觸財務的第一天開始,就不認為自己只是一名記帳員,更不是一位只管好數字的財務人員。她參與IBM 的財務工作後,就把自己的角色從「記帳員」進階到「紀律型營運者」,就是專注在財務營運,提供正確資訊,並具備解讀數字績效的能力。簡言之,就是透過數字的呈現,從數字裡面看出公司營運的端倪及徵兆,讓財務成為公司營運的重要參考及依據。

數字會說話,但前提是對的數字,才能說出真話來。陳立君為了掌握更正確、快速的數字,在當時尚未開發完善的財務系統之際,她決定自己寫程式。

1988 年,為了讓台灣IBM 財務系統更健全,她完成營收會計系統(RAS),讓業務賣出產品的佣金計算方式程式化,一改過去論件計酬的佣金制度。

即便如IBM 這樣的國際公司,在當時也尚未有完整的財務系統,因此很多的財務系統由各國自行開發,陳立君也因此成為少數具有開發程式能力的財務人員。

另一套陳立君開發的軟體,後來更成為IBM 全球標準的系統,那就是差旅費報帳軟體(TA)。這套率全球之先的申報軟體由她開發出來,最終為總公司採用,進一步修改擴增後成為全球標準版本。

她認為,財務人員現今必須是一位「紀律型營運達人授課,菜鳥快樂陳立君建議財務人員必讀的1 0 本書者」,下階段,更要成為一位「價值整合者」,足以參與企業決策、提出洞察預測、強化績效,甚至成為企業風險控管的全方位領導(leader),擺脫過去管理(manager)的角色,讓自己成為與CEO 一起開飛機的副駕駛,如此才足以因應時代的潮流趨勢。

以下是陳立君建議財務新手主管應知道的10 件事:

Lesson 1 維持簡單、親民及明瞭的風格

財務人員過去被人誤認為是老闆親信或帳房,也因此讓人有距離感,甚至官僚的印象。財務主管在處理財務時的基本原則就是簡單,不要想把數字藏在某個科目裡,也不要美化數字,就簡單明瞭呈現出來,就不會讓人覺得財務人員是神祕、有距離的感覺,如此也能跟公司同事打成一片,讓財務部門不會在公司內部成為特殊單位。

Lesson 2 要有看穿數字的能力

數字會說話,財務人員要有讓數字說話的能力,可以看出數字背後代表什麼意義。很重要的一點是,財務人員要能從一堆數字中發現問題、找到風險。一個重要的心態是財務人員不是來找碴,而是協助各部門預防問題擴大及嚴重化,如此才能讓公司整體營運不會發生問題。

Lesson 3 做一位建言、甚至說諍言的人

過去財務人員是「附言」,只有附和的功能。後來的財務人員懂得提出「建言」,會對公司的經營方針及各項計畫提出建議。但現在,財務人員要能提出「諍言」,特別是在部門間有衝突或摩擦時,財務人員因立場超然,可以出來解決問題,當一位仲裁者。或成為總經理的副手,介入衝突中主持公道,化解彼此間的誤會。但要小心,不是淪為打小報告。

Lesson 4 以客為尊,誠實溝通

財務人員有時會覺得自己比較聰明,比別人有智慧,在與別部門溝通時就易發生爭執,或咄咄逼人的感覺跑出來。要時時警惕自己,要學會尊重別人、包容別人、傾聽別人。要知道你好我好公司就好的道理,強調以和為貴的基本原則,如此大家才能在同一個基準點上去談事情,去協調出結果。

其實,在面對總經理也一樣,有時財務長比總經理還了解公司。但財務長不能因此就看扁總經理,更要提供完整資訊給總經理做判斷,如此才不會產生內部分離,多頭馬車的情況。

Lesson 5 不只做管理,更要做領導

管理就只是把財務報表做好就可以,但這不是財務主管的強項。財務主管要做的是領導,他是帶領一個團隊,他要有想法,要有長遠的目標及對公司的未來發展有計畫,一步步去執行。如果還停留在財務報表有沒有編對,數字有沒有錯等管理的層次上,那不符合未來財務人員的要求。

Lesson 6 改變,勇於嘗試

不要抗拒改變。財務人員有時想法會較保守,就像報表編列的方式數十年如一日,從沒改變。但其實要改變,報表編列方式或新的程式工具來輔助財務作業,都要勇敢去面對它、接受它。財務人員自己的心態也要改變,不能守住一套方法就想用一輩子,除了接受新工具,同時接受新觀念,是財務人員不退步的關鍵。

Lesson 7 整合的能力

其實公司營運好不好都會反映在財報上,財務人員看到數據後,其實可以將這數字做更有效的運用。它可以即時追蹤到業績的情況,它也可以追蹤計畫執行績效,它更可以作為市場預測的參考。因此財務人員要有整合數據的能力,讓部門主管了解公司即時的營運情況,同時也了解公司未來預期的風險在哪?機會在哪?即時訂出策略,讓公司掌握機會也避開風險。

Lesson 8 好奇心、不恥發問

財務人員為了解各部門的費用運用及各項支出,必須走出財務辦公室的大門,去各單位了解他們的工作內容,研發、生產及行銷等,都是財務人員要去了解的單位,如此才能知道每一筆錢是怎麼賺進來、每一筆錢是怎麼花出去的。否則就只有聽別人怎麼花?看別人怎麼賺?卻不知其中的細節及過程。

Lesson 9 當總經理的最佳副駕駛

財務人員有一項功能,就是作為總經理的輔佐,肩付起總經理最佳助手的責任。平時除了可以協助總經理參與協調部門間的糾紛之外,在緊急之際,更要能成為總經理的代理人,坐在駕駛座上,帶領整個公司繼續飛行下去。財務長之後接任為執行長的例子也不少,因此財務人員要有心理及能力上的準備,有朝一日也不排除接執行長職位的可能。

Lesson 10 違法的事不可做

財務人員最最重要的一件事就是不要違法。有時很難做到,特別是在台灣,常常會聽到有兩本帳的問題,這就是違法的事,財務人員不可能不知道。但要設法避開,如果不避開就只有離職一途,否則最終扯上法律,吃上官司,那就可能賠上自己的聲譽,絕對不值得。

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