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學校沒教的事––做事方法

不要把學校的作業,當成職場上的練習。
文 / 劉鏡清    
2012-05-01
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學校沒教的事––做事方法
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職場上常看到許多名校畢業的新鮮人,擁有漂亮的在校成績,但交辦工作後才發現實際表現天南地北。有些人做事一塌糊塗,甚至連最基本的標準都達不到。讓人深覺做學問及做事似乎是兩回事,學校教了做學問的方法,但卻沒教做事的方法,也讓新鮮人進到社會撞得滿頭包。

做事常犯的錯

其實在職場上也不只是新鮮人才會犯這種錯誤,有時候進職場5、6 年的老鳥,也有同樣的問題,這似乎是教育、國情及社會環境等因素共同影響,讓台灣人在做事的方法、或解決問題的能力上不盡如人意。

我自己也是在進了IBM後,才發現自己做事的方法有很大的改善空間。當時被派到澳洲與亞洲的IBM同事一起上課,才發現台灣人在做事的方法上輸香港人,香港人又不如新加坡人,新加坡人不如日本人,日本人又不如美國人。雖然這與國情文化及教育環境都有關,但還是可以學習,從中找到簡單的方法,即使學校沒教,還是可以自學補上。

做不對、做不好的原因通常包括:

1. 直覺反應,沒有思考:很多新鮮人習慣了學校的模式,老師出題目,學生就找答案交作業。到了職場上,上司交辦的工作,新鮮人沒多想就急著找答案,把工作當成交作業似的,「有交就好」的心態,當然達不到老闆的標準。

2. 沒有弄懂老闆想法,不知標準何在:聽到老闆交辦的事項,大多數人不會再多做一個動作,就是問老闆對此有何想法?做這件事的目的在哪裡?想達到什麼預期目標?這些都是基本問題,多問一下老闆的想法,就可更精準的設定方向及計畫,才不會做白工。

3. 沒有溝通、埋頭苦幹:很多人做事都憑一己之力,除了想說全靠自己能力達成,老闆會賞識,另一個原因可能是不好意思問別人,認為大家都忙,沒空幫助,就不問,也不請教資深人員。埋頭苦幹的結果,可能是做了別人做過的計畫,更可能犯了別人犯過的錯,事倍功半。

4. 沒有時間觀念:時間就是金錢,這很簡單,但不易去實踐。很多時候老闆希望交辦的工作能在下班前完成,但大多數人會拖上2、3 天,沒有時間觀念。另外,有時老闆要你寫3 個月的改善計畫,卻發現送上來的是1 年的改善計畫,這也有落差。

其他常見的問題包括態度不佳,就是表現出不積極、不想接此案的態度,很明顯也會被老闆感覺到,留下不佳的印象。另外沒有邏輯也是問題,思考沒有邏輯,報告中出現顛三倒四的情況,也讓人看了頻搖頭。

議題導向的問題解決模式

這裡提供一個簡單又好用的做事方法,就是議題導向的問題解決模式(Issue Based Problem Solving),也是普遍在企業內部使用的一種方法。

1. 定義問題:要清楚界定出這項計畫及方案的主旨是什麼?要解決什麼問題?要達到什麼目標?對象是誰?範圍有多大?舉例來說,一家公司的老闆會想:「如何在未來3 年內增加獲利15%?」這就是一個很清楚的目標,也是改善公司營運不佳的問題解決方案。

2. 議題設定:有了明確的問題,就要試著找出方法,來達到解決問題的目標。有2 種方式來想方法,一是資料分析判斷(data-based),藉著資料來找出可行方案, 二是大多數人較易做的事─假設判斷(hypothesisbased),靠著經驗或自我知識想出解決方法。不論以哪種方法提出,皆要進行分析評估。

3. 工作流程及分析:有了方法後,進一步要訂出工作流程及時間表,一項項來檢視各項改善方法的進度及效果。如上述例子,要增加獲利,可以降價出清過時存貨,要訂出賣出這些存貨的時程、何時能進帳等,並找出降價多少才不會賠本?最合理的價位在哪裡?每一步驟都要訂出時程,如此追蹤進度。

4. 洞察:從分析資料中找出哪些是可行有效的方法,進一步確認對問題的改善是否有效?對公司發展是否能帶來價值?還有沒有更好的做法?再進一步做確認,以免有漏網之魚。如果被困住了,有時要跳脫框架(outside the box)來思考,不要陷在某個泥沼中。

5. 影響他人:一旦完成上述4 項動作後,你可以了解到這些改善的步驟將對公司造成何種影響,而你必須去對那些可能受到影響的同事、部門、甚至客戶們,做進一步的溝通,讓大家都能充分了解做這些動作的用意何在,一旦取得認同共識後,才能放手去做,也才做得完善。

最重要的是,做事的目的是要讓公司創造價值,每一步都要想到價值如何創造,時刻記在心裡,最終也能透過步驟改善,達到創造出價值的目的。

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