為什麼我們總是忘東又忘西？又為什麼老是臨危就亂？還感嘆體力與腦力不濟？ Google 前任資訊長梅瑞爾說： 「錯不在我們。」
現今世界瞬息萬變、資訊氾濫、充滿超連結，我們的腦很難適應這樣的世界，更無法在有限的時間與注意力下，順利處理源源不絕的大量資訊與事情。捨棄一般傳統整理法，梅瑞爾提供了結合現代科技、符合人腦、人性的整理原則，教大家終結忙亂的生活，做事更有效率。
這樣整理不煩「腦」
1：管理你的生活，以減輕腦部負擔。
大量資訊爭相吸引我們注意，使得我們的腦部負荷過重。設法將負荷減至最低前，弄清楚注意力如何運作。一旦我們注意到某個事物，它就進到短期記憶。在那裡會判斷它對我們是否有任何意義，接著決定要不要處理。我們的短期記憶一次最多只能容納五到九件事。若你非要放進十件事，一定會有事情被擠出短期記憶。
2：趕快把資料從你腦袋中移出，愈快愈好！
你的短期記憶很快就超載，你也會忘記你原本要記住的。當你同時處理好幾件事，你等於妨礙你的腦做事，它正努力讓資訊進到短期記憶，只要一不小心，就會前功盡棄。一旦資訊不能成功進到短期記憶，你永遠不會再記起來。
3：同時處理多項任務，通常只會讓你更沒效率。
同一時間處理多項任務，無法全心注意周遭實際發生的動態。沒聽見或沒聽進去，當然不可能把資訊轉進短期記憶，而遺漏了許多重要資訊。把資訊從短期記憶移進長期記憶，認知科學家稱這個動作為「編碼」（encoding）。編碼的重點在於過程中不能分心，不然資訊就編不成碼。
4：用故事來記事情。
做好整理前，得先將零碎資料做有效排序，做好編碼與回想。你的腦希望想到的是故事，而不是零散或一大堆資訊。做到有效的統整，必先學會將事實嵌進故事裡。我們習慣用故事來記住事實，而不是事實本身，事實既枯燥又乏味，我們無法跟事實產生連結，也很難消化吸收。
5：就算某件事有其一貫作法，也不表示是最適當的。
自我審視看看現有模式是否適合你，若答案是否定的，希望你採取行動試著改變。你一天到晚都在用錯誤的方式做事，你或許從不自知。更明智的做法應該是做些突破，才能使交通更順暢、小孩照護更簡單，也讓我們更有生產力。
6：知識不是力量，分享知識才是力量。
在職場上想要順利完成工作，或是想要生活更井然有序，若能懂得跟人分享所知而不藏私，你將會做得更好，壓力也會更小。現今知識唾手可得、流動速度快，不用花大錢就能取得，就算擁有了，也不再帶給你力量。既然如此，你何必把一堆資訊硬塞進腦中？更明智的做法是建立一套存取知識的系統，方便日後需要時取用。
7：對自己全然誠實，但別預設立場。
去找別人談一談吧！那人可以是你的另一半、死黨、同事或是任何能夠坦率說出對你看法的人，有助看清你有哪些行為模式阻撓自己前進。對自己做全方面檢視，你會發現自己做事的慣有模式，並看出自己通常在哪些地方出錯。有些限制無法克服。你唯一能做的是設法避開，試圖將衝擊減到最低。
8：在發動引擎前，清楚知道你要去哪裡、要怎麼去。
訂定明確的目標，這能讓你之後所做的每件事情產生脈絡與意義，也幫助你更有效率採取適當的行動。目標愈明確具體，就愈容易達成，成效也更容易評量。接著擬定行動計畫時，同時必須考量跟計畫相關的真實限制，且訂出時間表和可用的資源（人力、時間、金錢和資料）。
9：達成目標的方式不只一種，要懂得變通。
達不到目標，不必局限於某種方法，把目標變得更精確或調整原有目標。變通之後，我才能看到全新選擇，抵達想去的地方。計畫再完美，若不可能達成，也是枉然；還不如一個差強人意的計畫，搭配上可能達成的目標，成功機率還大些。
這樣整理效率「高」
10：不用歸檔資料，靠搜尋就好。
你的收件匣最後會變得和你的檔案櫃一樣，塞滿亂七八糟的東西。你不用再管歸檔的事，看完就把它留在收件匣。利用電腦的搜尋功能非常好用！不管你把電子郵件歸檔在哪個檔案或資料夾，都搜尋得到，只要用幾個主要資料夾管理電腦所有檔案就可以了。有了搜尋，才能在資訊時代存活下來！
11：唯有真正需要的東西才記進腦中。
「過濾」這項技巧幫助把不需要編碼的資料排除在外，只挑出跟目標相符、被認定是重要的資訊，剩下的一律不管。知道資料對你的用途後，你才能妥善管理。過濾資料前，如果還沒有目標，要做得好很難，重複和重讀資料的過程，往往會幫助你釐清它對你的用途。
12：將大體積的東西拆解成數個小單位。
試著養成習慣，遇到任何資訊隨時以二分法區隔為不用理會的和日後可能用到的，然後把第二類資訊再分成兩種：哪些要先儲存（以電子或紙本形式）？ 哪些是要存進腦中？
13：世上沒有一套組織系統是十全十美的。
每天我們都有一堆需要保存、但不用存到腦中的資料。釐清某份資料對你的用途，能夠幫助你選擇適合的方式（如紙類或電子工具）儲存或管理它。然後客觀評估幾個常用的工具和方法，質詢自己當初選擇的理由，找出令你不滿意的地方和原因，試著找出解決方案。
14：盡可能使用你已熟知的工具。
我們正經歷紙張與電子的轉換期，在巨大的轉變裡，的確需要時間去消化新東西。倘若我們不能揚棄舊有的溝通模式，迎向全新媒體，就無法善用新媒體特有的潛能與優勢。儘管用電子工具儲存資料比較有效率，但有時紙張也扮演了重要角色。
15：記下註解有助於你之後的情境轉換。
在轉換情境時，你的腦挪出空間給新資訊，有些資訊就在這過程中流失了。認清哪些人事物讓你分心，才能減少轉換的影響。每天撥出一點時間給自己，利用這段時間，讓自己清空思緒、沉澱感官、整理好工作。
16：將情境相似的工作安排在一塊。
盡量把主題相同的會議或工作、有關聯的案子或任何用到腦中同樣部位的事情，都集中處理，短時間內就不必在預算的情境裡轉進、轉出。盡可能把分量輕的工作，在你最可能精神不濟的時段來做。
17：整合工作與生活；別再妄想達到兩者的平衡。
要想整合兩者，你得跳脫舊有思維，用全新眼光看待。別把工作與生活當成兩個獨立的個體。我們有時得埋頭苦幹，工作的時候就要集中注意力，有效管理、專注眼前的工作，其他時候則盡情玩樂，你才能有更多珍貴時間與親朋好友共享，或是保留給自己。
暫時把腦子關掉
我們耗盡極大心力，為了應付每天碰到的所有資訊、工作和挑戰。等哪一天，遇上一件突如其來的事件時，我們卻沒有多餘心力可應付。腦所能做的卻非常有限，往往可能有錯誤發生。
現階段我們能做的，就是學習建立一套自己的工具、系統和技巧，藉此幫助自己在雜亂無序又充滿壓力的世界，仍能過著井然有序又無壓力的輕鬆生活。
梅瑞爾（Douglas C. Merrill）
Google前任資訊長。身兼音樂迷與科技狂。曾被美國著名IT雜誌《eWeek》評選為「全球 IT業百大最具影響力人物」，2008年被EMI挖角過去擔任數位事業部總裁，並兼任新潮音樂部門的營運長。
梅瑞爾自小患有失讀症，數學學不好，閱讀也有障礙，多虧父母耐心陪伴，才逐漸有起色。因為自身學習障礙歷程太艱辛，他花了許多時間試圖找出原因，後來在普林斯頓大學取得認知科學博士學位，深知人腦的構造與限制。從小到大，他都在不斷發展各種系統，幫助自己做事更有組織。
