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當個效率上班族

文 / 呂宗昕    
2009-11-01
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當個效率上班族
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日前,一個企業請我為剛報到3個月的新人上課。

「你們的工作忙不忙?」我問上課的學員。

大部分學員回答不算太忙。

「那你們頗幸運的!」我笑著說。我想是因在培訓時期,公司尚未給他們繁重的工作。

「那你們平時有做工作計畫的習慣嗎?」

結果沒有任何一個學員說有這個習慣。

「想當一個成功的上班族,要從做工作計畫開始。」我鼓勵他們要從新人階段,就開始練習做工作計畫。

執行4E理論 成為成功管理人

其實不僅是新人,連公司的老手也應勤做工作計畫。許多人總以太忙、太累、太煩為理由,不願做工作計畫。殊不知若計畫做得好,可有效提高個人工作效率。

傑克‧威爾許是美國奇異公司第八任執行長,他認為一位成功的企業領導者或經理人,應具有4E的特質,即Energy(活力)、Energize(激勵)、Edge(優勢)、Execute(執行)。

藉由威爾許所提出的4E,不妨思考一下「工作計畫」的效益:

●Energy:計畫可使自己充滿活力,提高工作成就感。

●Energize:計畫可激勵自己,讓自己不輕易懈怠。

●Edge:計畫可使自己掌握有限資源,進而創造優勢。

●Execute:計畫可使自己有實際執行的藍圖,避免徒勞無功。

善用PLAN原則 提升工作效益

當了解計畫對工作上帶來實際效益,該如何進一步規劃個人的工作計畫呢?請參考以下「PLAN」原則:

P-purpose(目的):訂立計畫前,請先確認計畫的目的。例如為了完成某項專案,為了達到某一營業額或為了增加來客數等。確立計畫的真正目的後,列計畫才有意義。

L-lead(引導):計畫必須具有引導自己或同事,在不同階段進行各項工作的功能。計畫內容必須詳盡確實,包括細項工作、執行時間、負責人、考核點等項目,讓所有共事者都知道在何時何地應做何事、何物,並清楚知道應於何時之前完成。

A-action(行動):在計畫的各個工作細項前,應加上一個動詞,為計畫賦予生命力與行動力。例如寫「業績100萬元」,不如寫「衝刺業績至100萬元」;寫「良率99%」,不如寫「提高良率至99%」。將計畫內容從名詞轉為動詞,可有效刺激工作的意念。

N-note(記錄):一份完善的計畫,有賴反覆思考。為了避免重複修改耗費太多的時間,在剛開始列計畫時,即應在筆記本上記錄考量的重點及注意事項等。先列出計畫的主要架構,再逐步修正,以完成最佳的計畫。

為了讓自己早下班,也為了提高工作效益,請善用「PLAN」原則,為自己列出最合適的計畫。若你希望當一個成功的上班族,請從列工作計畫開始!

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