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開會成功的祕訣

文 / 呂宗昕    
2009-05-01
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開會成功的祕訣
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穿過富麗堂皇的大廳,搭上快速電梯,直抵大樓的高樓層區,我見到了久未謀面的友人Thomas。

他剛升任副總,正積極思考公司內部組織重整的事情。他邀請我至公司與不同部門的主管會談,以了解目前各部門面臨的問題,及討論提升工作效率的具體方法。

會前充分準備,會中專心討論

會談之後Thomas 問我對各個主管的印象如何,我略述了自己的看法及感覺。

「你覺得哪一位主管的工作效率應是最高?」他突然問我。

我與會談的主管完全不認識,對他們平日的工作表現及掌管事務毫無所悉,一時之間不知該如何回答這個問題。

我想了一下,「應該是最後會談的那位T小姐。」「為什麼呢?」他好奇地問。

「因為前3 位主管都是空手進會議室,沒有帶任何紙張及書寫用具。只有T小姐拿筆進會議室,還帶了一本厚厚的記事簿,裡面貼滿了便條紙及小標籤。」

「與其他主管會談時,他們僅當成是普通的會談及聊天,但只有T小姐不停地記錄及寫筆記。所以我覺得T小姐應該是一位相當負責、且努力在工作上爭取表現機會的好主管。」

「你的觀察頗為細微嘛!」Thomas 微笑地說,「你說得確實沒錯!是T小姐表現最突出,我也正想再調升她的職位。」

我告辭離開_omas 的辦公室,踏出美輪美奐的大樓後,在歸途中回想今天的會談過程。

開會與談話的能力

我想T小姐絕對不是刻意在今天才攜帶記事簿進會議室,那應是她平日在職場上養成的好習慣。一方面記錄面談的內容,可供自己日後參考;另一方面可提醒自己會談後應做的工作日程。

「談話」這件事情對不同職場、不同職位的人都很重要。升任主管後,在一天的上班時間內,可能有50%的時間是浪費在談話這件事情上。其中一半的時間,是自己在談話、與部屬溝通、聯絡會談;而另一半的時間,是在聽別人談話,聽取老闆的指示、顧客的意見、同事的簡報等。

若能在談話這件事上多花些功夫思索,即可大幅縮短說話的時間,將節省下來的額外時間投注於其他更有效益的事務上。

首先我們需先思考會談的目的為何,再針對各項目的,逐項強化。基本上,會談的目的大致可分為以下5 種:

開會的5 大目的:

1.促進溝通,增進彼此了解

會談可拉近與陌生者的關係,促進彼此的了解,消弭上、下位間的緊張對立,協助客戶明白公司的立場,也幫助公司掌握客戶需求。故會談是人際關係的良好潤滑劑。

2.傳達重要訊息

文件或Email 的溝通有時較為生硬,或因字意不詳容易引起誤解。當面談則可直接溝通想要表達的訊息,並視需要加上詳盡的補充說明,或婉轉解釋訊息背後的前因後果。

3.探悉對方反應

在會談中,傳遞訊息後,就能得知對方的反應是正面接受、負面排斥,還是不置可否。依對方不同的反應,可以再逐漸調整應對方向或談話內容。

會談中最忌過快拋出「Yes / No」的問題,若對方一口回絕時,將使原有的融洽氣氛迅速急凍,導致會談不歡而散。

3.獲得重要資訊

在會談中,我們可以了解與會者對自己職場生涯的規劃、對公司內部的期待、對公司產品的需求、對市場經濟的看法、對景氣變化的因應策略等。這些資訊的累積,可協助你更加了解公司內部職員、公司外部動態、市場變化趨勢等。充分的資訊可幫助你及早做好準備,未雨綢繆地防患未然。

4.達成共同意見

公司內部會談的最終目的是為了達成共同意見,建立共同協議;公司與外部會談的最終目的則是為了簽署合約,或是取得客戶訂單。一次會議未必可達成預先設定的目標,但在會談後,應該要明顯感覺已逐漸向目的邁進,並預期在有限的時間內,可達成雙方共識。會談不是耍嘴皮子的「雜談」,也非正經八百的「政談」,而是在詼諧、風趣、幽默的氣氛中,進行正經要事的晤談。

了解會談的5 大目的後,下期將繼續介紹會談的重要技巧。敬請期待。

開會前先思考開會的目的,將有助於會議事項的傳達與溝通。

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