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職場敗將 關鍵三招反敗為勝

日本專家教你在職場脫穎而出
文 / 邱仕安    
2007-12-01
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職場敗將 關鍵三招反敗為勝
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「我一度因為業績不好被調職,雖然很沮喪,但從那時候起,我開始E-Mail式的營業方式,到現在我已經離開公司,獨當一面,年收入2000萬日圓(約合新台幣560萬元)。」日本企管顧問公司Ai Communication負責人平野友朗說。

「(調職後),我的工作是寄送業務聯絡的信件,但由於大家都很忙,很少有人會看它。我心想,既然如此,那我就多把一些在網路上查到的業界最新情報,當成原本聯絡內容的附加事項寄給對方。後來,業務上的聯絡就整個順暢起來,工作效率也大幅提升了。」職場起步不順的平野友朗,居然靠活用E-mail反敗為勝。

在競爭激烈的職場,如何才能脫穎而出?萬一不幸落入「敗部」,又要如何才能敗部復活?以下為包括平野友朗在內的三位日本職場專家現身說法。他們共同的看法是,職場贏家,不見得有多特別的能力,而是找到容易致勝的方法,並系統化、有紀律地執行。

1.E-mail營業逆轉術

活用E-Mail,讓客戶離不開你

平野友朗在2004年創業,從事電子報相關顧問活動,他在兩年內為兩千家顧客企業,以及五百份以上的電子報擔任製作工作。

一般來說,只接觸過一、兩次的客戶,不太容易一而再、再而三地詢問對方是否願意提供生意機會,這時候,就需要E-Mail了,才能讓客戶關係,「有點黏又不會太黏」,但是,如何讓E-Mail不會被對方視為「垃圾信」,這當中大有學問。

平野友朗認為,關鍵在於:不強迫推銷,只定期提供對方情報。用E-Mail還有另一項優點,就是不必和難搞的客戶碰面,活用不同的方式管理客戶,效率自然能提升。

平野友朗表示,「定期與客戶保持聯繫,比想像中難。上司會一直要你開發新客戶,根本忙不過來。此時可以利用平時蒐集的客戶名片,寄E-Mail過去就行了。但是,內容還是必須仔細推敲。」

情報式E-Mail,抓住客戶的心

讀起來很有電子報風格,重點在於提供情報,以維持客戶關係,讓客戶記得你,一旦有了商業機會,自然會想起你。

寄送方法

活用「密件副本」功能

使用「密件副本」功能把同樣內容傳送給許多人。因為使用「副本」會有洩漏E-Mail帳號的問題。寄送的客戶數增加後,建議改用適於大量寄送E-Mail的軟體。

信件內容

不推銷商品,改以提供情報引起對方好感

最終目標雖然是簽訂買賣簽約,但光是自顧自地推銷商品,絕對抓不住客戶的心。盡可能把自己獲得的情報提供給對方,像是「後來我們與二十位客戶碰了面,對方提出了這些問題,我想可能有助於您,因此特別為您介紹」之類的話,加深彼此關係。

信件主旨

取個讓人很想開啟的標題

如果光看標題就知道裡面在講什麼,讀者可能會跳過不讀。但「你好」之類的問候也不適合當成標題。不妨使用「來自○○的信,回答顧客您的問題」這種用法,讓收信者不自覺想打開來看。

文章語氣

保持柔和語氣,但不要太嚴肅

E-Mail不要一直使用恭敬的詞語,這樣會讓人覺得難以親近。最後,可以再加一句「在貴公司附近發現了一家好吃的銅鑼燒店」之類的小情報,連結對方下次收信的期待感。

寄送時機

每週寄一次,對方似乎比較有空的時候

最好的頻率是每週寄一次。趁對方一早上班,已經稍微安頓下來時,大約是上午10點到11點左右。如果每次都在相同的時間帶寄過去,對方一旦習慣,會更加認知到你的存在。

解決E-Mail兩大常見問題

Q:舊信和新信,哪個該先回覆?

A:先回新信!很多人都依照來信先後順序回覆,事實上應該先回新信。例如,最新E-Mail在5分鐘前寄到了。若馬上回信,可以讓對方因為「才寄5分鐘就收到回信」而感動。反之,都已經是5小時前寄來的信了,即使此時才回信,也不會在對方腦中留下深刻印象。回信之前,也要考慮時機與對方反應再回信。

Q:寄了信卻沒收到回信,怎麼辦?

A:對方沒回信有三種可能,一是有注意到但沒處理,二是完全忘記,三是電腦壞了。若為業務來往信件,多半是第一種狀況比較多,所以猛催對方回信也是沒用的。所以,當對方遲遲沒有回信時,可以假設是對方忘了,然後再補寄一封信,開頭寫「我先前寄了信,但是我的電腦有一點問題,擔心沒有寄成功,所以再寄一次。」當作是自己的錯,會比較自然。

2.以弱御強的蘭徹斯特戰略

先強化優點,逐步扭轉劣勢

蘭徹斯特戰略顧問暨戰國行銷公司負責人福永雅文,醉心於《孫子兵法》與蘭徹斯特戰略研究,他曾先後服務於廣告公司與顧問公司,1999年離職創業,目前以蘭徹斯特戰略的專業顧問身份,從事企管顧問工作。

「弱者要以弱御強,第一步就是要有『戰略』!」福永雅文說,他進一步表示,「自兩千五百年前的《孫子兵法》以來,戰略一詞就沿用至今,在商業世界中廣受使用。在各種戰略中,許多企業都導入,也留下實際成果的,就是弱者的逆轉法則『蘭徹斯特戰略』。」

專注擅長領域,累積「局部第一」

蘭徹斯特(F. W. Lanchester)是出生於十九世紀的英國發明家,專長於汽車引擎,他同時也提出戰略理論,經管理大師戴明(W. Edwards Deming)引進日本,而成為日本火紅的行銷與經營戰略。

即使在才能、經驗、資金能力等方面比不上強者,只要巧妙訂定戰略,還是可能致勝,這正是蘭徹斯特戰略的精要。蘭徹斯特戰略雖然是企業用來擊敗競爭對手的法則,但是也適用於上班族,主要內容如下:

「大原則是『單點集中主義』。弱者不能老是想著要在所有事業領域中都勝過強者,而是要集中於自己擅長的某個單一領域,全力投注於其中。擅長簡報的,就不斷琢磨自己的簡報技巧,其他的全都捨棄。」福永雅文說,原則在於,「不求整體第一,而是局部第一為目標」。

「蘭徹斯特的概念,就是尋找易於致勝的點致勝。較認真的人或許會注意到自己的弱點,而想去改變它,不過與其扭轉弱點,還不如強化自己的優點再一決勝負。這麼做絕對能夠提高自己的獲勝機率。」福永雅文說,「以業務員而言,就是在負責區域內集中於其中一個路段走動,力求在那一區獲得頂尖成績,做到之後才開始移動到下一個路段。累積許多局部第一之後,就能取得足以贏過強者的成果。」

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