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7大訣竅,搞定一週七天

文 / 王念綺    
2006-10-01
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7大訣竅,搞定一週七天
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你是否常有忙碌一整天,但手上仍有許多工作未完成、時常被人打斷你正進行的工作的情形?你是否常感嘆苦無時間進修呢?以下時間管理七大訣竅,將幫助你在關鍵時刻用對方法,使你更游刃有餘地工作與進修。

1.妥善運用早晨黃金時光

不論就中、西醫觀點,或是時間管理大師的經驗而言,早晨都是人們工作的黃金時光,因此早晨的時間管理更加重要。上班族可以提前一小時到公司或附近的咖啡館,在不被打擾的情況下處理重要公事或念書。這樣不但可以避開上班尖峰時間的人潮、節省時間,利用那一小時吃個豐盛早餐,使體溫升高,更可增加專注力。

2.善用通勤時間

上下班的通勤時間是上班族不可小覷的時光。利用上班通勤時思考一日工作流程,等到了公司便可馬上進入工作狀態。《從準時下班開始》一書的作者認為,每天下班後的通勤時間非常適合閱讀,因為做完一天賴以生存的工作後,深入思考是滿自然的行為。但若身處於擁擠的公車或捷運上,也可收聽語言CD、廣播來進修。

3.集中處理類似的工作

你是否常未完成一項工作,又著手進行下項工作呢?這樣無法將工作效率發揮到極致。可以將同類型的工作集中處理,例如拜訪客戶或出外洽公,可排在同一天或一個時段;選定一段時間專心打電話聯繫,或整理、製作文件事宜。藉由持續進行同類工作產生律動,進而縮短處理時間。

4.更有效率地處理電子郵件

你每天花多少時間處理電子郵件呢?《每天多賺2小時》中提及,一般人每天平均浪費三十分鐘找尋電子郵件。為了避免這樣的情況發生,不要把收件匣當成待辦工作清單,你必須在閱讀郵件時,首先瀏覽一遍並刪除不必要的郵件,之後再立即處理最重要與方便馬上回覆的郵件,並將待處理的郵件建檔,讓收件匣保持乾淨,使未來作業時更迅速。

5.計算工作量,填入空檔

別小看五分鐘、十分鐘這樣的零碎時間,一旦你能善用這些平常發呆和不知如何利用的時間,無形中你每天就多出約一小時的時間。和田秀樹在《我的一天有48小時》中提到,根據自己的工作性質與習慣,依空檔時間長短不同來做不同運用。例如利用五分鐘收發電子郵件、十分鐘練習口頭簡報、十五分鐘閱讀雜誌專欄等。

6.利用「對分法」處理繁瑣、龐大的工作

許多複雜、繁瑣的工作讓人望之卻步,不知從何開始,若無法利用系統性的規畫工作方式,將造成一再拖延的結果。在《搞定一切,還有時間玩》中作者提到運用「對分法」將要做的事情,藉由不斷地對分來釐清與分解,到最後,難以上手的工作,將只剩下一些細節。這種方式可應用在計畫、活動,以及實物的配置上,幫助你釐清歸檔系統,或整理工作環境。

7.有效運用截止期限

許多人聽到截止期限就不由得心情沈重起來,但積極活用截止期限所給人的緊張感,反而可提升效率。首先評估工作所需花費的大略時間,若是一小時,則將截止期限減少十分鐘;若是十天,則設定八天為截止期,藉此可迫使自己更加專注,同時留下了時間,做為工作的緩衝期,或是用來慰勞自己,使自己放鬆、做些喜歡的事。

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