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你想得清楚,才講得清楚

簡報小聚營運經理張智鈞》
文 / 30雜誌    攝影 / 賴永祥
2017-05-18
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你想得清楚,才講得清楚
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安迪.沃荷(Andy Warhol)曾言:「在未來,每個人都能成名15分鐘。」只要抓住了機會,每一個人都可以讓自己的聲音、文字及作品公諸於世。

我們也許不必成為名人,但除非你不需要在職場中與人溝通,否則免不了以下情境:向客戶提案、跟上司彙報進度、跨部門溝通、在投資人面前demo自己的創新點子……,短短的數十分鐘內,你的簡報會變成絆腳石,讓你前功盡棄?還是成為最佳助攻,讓你享受萬眾矚目的15分鐘?

「簡報力等於職場影響力,」「BeForAfter簡報小聚」營運經理張智鈞一語道破。

一場好的簡報有多重要?看看全世界最會簡報的CEO賈伯斯(Steve Jobs),2007年第一代iPhone發布會上,他如此破題:「3件事,一部iPod、一台電話、一個網路瀏覽器,我們把3個裝置變成一個──稱之為iPhone。今天蘋果要重新發明手機!」

這段驚豔四座的開場白,掀起智慧型手機的狂潮和蘋果盛世,簡報的影響力足以改變世界,而在日常生活,我們如何用簡報為自己加分?

由林大班、楊陽共同發起的「簡報小聚」,是以簡報溝通為主題的社群,2015年7月舉辦第一場活動至今,參加人次逾2000人,「常常只要公布活動日期,演講者保密,網路報名就已秒殺。」張智鈞解釋,簡報已是職場人的剛性需求。

張智鈞自己也超熱愛簡報。白淨的臉孔,笑起來眼睛和嘴角瞇成一條彎彎的線,從個人臉書到公司形象照,張智鈞總是拿著麥克風,10年來超過200場登台主持,他說主持是一面「鏡子」,負責把光芒反射到活動的主角和觀眾身上。

在簡報小聚這個社群中,一場簡報也是一份禮物(Presentation is present),好的簡報沒有固定公式,講者與聽眾也不是上對下,而是引導與討論。

在簡報小聚的業務之外,張智鈞目前為知名上市公司與新創公司提供溝通顧問,從針對企業的簡報教育訓練歸納,不論是會議報告、銷售提案、教育訓練或故事分享,原則都是「你想得清楚,才講得清楚」。這句簡報講師韓明文的話,對張智鈞受用無比。

從思考邏輯到視覺呈現,張智鈞的3個簡報力,請聽他的分享:

簡報力1:借力使力》電影、戲劇最佳助攻

18歲那年,張智鈞利用高中升大學的暑假當領隊打工,這是他第一次接觸到仰賴「說話」維生的職業,「當時覺得這件事太有趣了!」他的眼神閃爍著光芒說。後來陸續做了婚禮和活動主持,直到婚禮顧問及活動企劃講師王東明一句話點醒他:「你想當的,是一場3000元,還是一場3萬元的主持人?」

半路出家的張智鈞,沉思了許久,才從他熱愛的戲劇中逐漸領悟出答案。他解釋,舞台表演跟簡報很像,他從舞台劇裡學到肢體表達和說話節奏,最重要的是,「你要感受現場觀眾的呼吸,跟他們調整到同一個頻率,才能完成一場好的簡報。」

簡報中,張智鈞經常反覆自問:「我將帶給觀眾什麼感受?」「想透過這場簡報營造出什麼情緒?」

如何說好故事?張智鈞是個不折不扣的影癡,最高紀錄一年看114部電影,每3天就看一部,電影之於他不只是消遣,他有個最珍貴的資料夾「電影清單」,裡面是平時蒐集用來做為簡報案例的片段。

他舉例,假設要教授「視覺簡報」這堂課,會以電影《愛上妳,愛上我》的片段說明。影片中,男主角帶領群眾站在馬路上,所感受到的是嘈雜的車輛喇叭聲、人聲沸騰,和不遠處的施工聲;但當男主角來到大樓的頂樓,所感受到的卻是藍天、城市街道和遠方海景盡收眼底。

透過一支影片,使聽眾了解用不同的視野體會視覺、聽覺、觸覺,會給人的不同感受,兩分鐘的短片過去,聽眾也馬上可以進入狀況,「喔~這一堂課原來在教這個!」

以興趣來腦力激盪,想想它如何輔助你做出更好的簡報?而非「為了簡報學簡報」,這是一場簡報價值3000元與3萬元的差別,也是簡報獨一無二的祕密。

簡報力2:Show & Tell》展示而非告訴

「最好的簡報是展示,而非告訴對方。」張智鈞歸納,商務溝通要的是快速、精準,簡報者要說的跟聽眾理解的必須零誤差,但光憑口語還不夠,視覺溝通往往扮演關鍵角色。

訊息溝通不只語言,而要觸及五感,好的簡報通常能涵括視覺、聽覺、觸覺(含味覺、嗅覺)這三者。

他舉例,曾有一個紅酒釀酒器的設計團隊,要和評審說明自家產品。他建議團隊,在簡報前,評審桌上都要有一杯剛釀好的紅酒,味覺上感受到紅酒的香氣,講解產品時輔以視覺、聽覺刺激,僅僅是提前幾分鐘的準備,卻是一場簡報有無質感的關鍵。

「如果一張圖片可以勝過千言萬語,那麼產品原型,更可以勝過一萬張圖片,」張智鈞總結。

雖然五感愈多愈好,但如果簡報的類型屬於沒有實際產品,只是闡述概念呢?張智鈞提醒,視覺就變得更重要。闡述概念,可以用手勢輔助;聽覺上,注意語速,如果是一對一溝通,要配合對方的語速,句尾不拖長音,鏗鏘有力,給人肯定感。

簡報力3:用已知描述未知》與對方呼吸在同一個頻率

要如何做出讓人印象深刻的簡報?超過300家知名企業進行內訓的憲福育創共同創辦人王永福也曾提過,「簡報的核心,不是用來傳達資料內容,更重要的是說服。」

假設你想傳達一個訊息:「在巴拉圭總統5年任期內,外交部將捐贈7100萬美元(相當於新台幣23億元)協助興建社會住宅。」這一段文謅謅的話,如何讓大家「秒懂」,並引發內心感受?張智鈞會用類比法。

新台幣23億元,等於4000輛國產車,等於全台每人錢包裡馬上少100元。這樣一比,是不是就很有感?

數據經過設計,馬上能產生價值,但每個人的生活經驗不同,如何知道讀者要什麼?知名的矽谷說話術「電梯簡報」,強調用搭電梯的15到30秒時間說服所有人,只要掌握「GTC法則」:G(Goal)自身的目標、T(Target)對方的需求,以及C(Connect)連接兩者的途徑,就能在短時間之內,完成一場令人印象深刻的簡報。

張智鈞認為,必須先釐清你的目標(G)與對方需求(T),找到串連兩端的線(C)。很多時候我們無法在當下就知道對方需求,若雙方是初次見面,互不熟識的狀況下,正式會議之前的閒談與寒暄,可以幫助簡報者蒐集素材,針對對方客製化話術。

平時也要練習思考,多問為什麼?假設桌上擺著一杯星巴克咖啡,一般人直觀會想:這是一杯咖啡;但張智鈞卻會多問,「為什麼這一杯咖啡要價100多元?」「星巴克的咖啡豆與超商咖啡有何不同?」「官網上可以提供哪些資訊證明它的價值?」善用「拆解式思考」,好奇心打破砂鍋問到底,梳理出事物的脈絡,理解後才有助於舉一反三。

張智鈞小檔案

1990年生。簡報小聚營運經理、寶渥簡報顧問公司核心講師,為企業客戶提供專業的課程企劃與培訓服務,擔任品牌公關活動主持人,著有職場溝通主題專欄「愛說笑工作坊」。

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