當你要求加薪時，工作彷彿一文不值；而當你想要請假時，工作又變得極其重要。這真是有夠奇怪。─霍伊．萊瑟特（Howie Lasseter）
魔術師羅伯．奧本（Robert Orben）曾說：「每天早上起床，我都會查看富比世的美國富豪榜。如果沒看到我的名字，我就去工作。」我們，如同大多數人，都會像他一樣去工作。
工作時，雇主與員工之間的信件，會影響工作士氣、效率與和諧。
員工會受到各種信件的影響，例如請求加薪的信，或要求解釋退休金的信，其影響可能是直接或間接的。而雇主必須要把信寫好，才能維持良好的勞雇關係，並解決會妨礙公司目標的人事問題。
說明篇：哪些信與員工有關？
該怎麼說？
● 每封信或備忘錄都要註明日期。
● 回應應徵申請時，若你無法馬上在應徵者中做出選擇，先寄出收件通知，或感謝他們前來面試。可以的話，告知你何時會通知結果。感謝他們有意願應徵你的公司。
拒絕對方時，先感謝對方的時間與意願，再直接告知你無法錄取對方。適合的話，也可以簡述理由。最後可以針對應徵者的資料給予讚美、邀請對方下次再來應徵（如果你確實這麼想的話），並告訴對方，你深信他能找到一個合適的職位。
錄取某人時，在開頭恭賀、讚美對方，接著與對方確認工作內容，並提供能進一步回答問題的聯絡人姓名與電話。重述一到兩項公司的特色，增加對方來就職的機會。最後，讓錄取者知道你對他在公司的未來深具信心。
● 宣布公司政策、程序或規定上的變更時，請包含以下內容：描述新政策；可比較舊政策並提出解釋；簡述變更理由；變更後預期產生的效益；執行變更的日期；加入進一步解釋變更的指示或附件；能回答問題或協助解決問題的聯絡人姓名與電話；表達對於變更的熱烈期盼。
● 安排公司內部會議時：解釋會議目的、提供可能的日期與時間、感謝對方留意你的請求。若要改變會議時間，一定要提及原來的日期與時間，並請對方確認新的時間。若要取消會議，須重述日期與時間、告知你必須取消會議（簡單解釋理由）並為造成的不便致歉。要是你錯過參加會議，要馬上寫一封誠摯的道歉信。
● 寫信請求加薪時，要保持簡要並實事求是，附上的證明資料越多越好（表揚信、銷售紀錄、專利證書、研究論文、審核結果、獎項列表）。沒有人有必須獲得加薪的「權利」，所以絕不要用這種態度寫信。不要威脅辭職，除非你真的打算這麼做。別比較你與他人的薪水，這不僅不得體，也沒有意義，反而會讓收信人心生防禦。你要做的，是讓對方知道你現在的工作對公司有更多的貢獻，或是以「調薪」為切入點，希望薪資能反映你額外付出的時間、責任或生產力。
● 寫信訓誡員工時，先說正面或稱讚的話。接著按照事實描述員工的行為，必要時也可以告訴對方這是公司無法接受的。若合適的話，說明你如何注意到此事。建議員工做出改變的方式。告知繼續此種行為的後果。結尾時，告訴對方你相信這個情況會獲得改善。訓誡信應是簡短、尊重、激勵且正面的（不要寫「當病患在等候室時，不要打私人電話」，而要寫「請只在等候室沒有病患時撥打私人電話」）。你寫訓誡信的目標，並不是要復仇或發洩，而是要改變員工的行為。避免譴責、貶抑、喋喋不休、說教、責備或擺架子。
● 通知員工暫時停工或解雇的程序，現在都有明文規定，因為會有法律後果，處理這種事時遵守規則是最妥當。寫信時，要很簡短，並包含下列內容：暫時停工或解雇的聲明；對必須採取這樣的措施表示遺憾；暫時停工或解雇的生效日期；關於遣散費、分紅、退休金與醫療保險的細節；若是暫時停工，提供可能的時間長度；詳述公司對暫時停工或解雇的政策、職涯諮商服務、推薦信的提供、可取得之公共援助方案，及其他能幫助員工度過暫時停工或解雇時期的資訊；能回答問題的聯絡人姓名及電話。
若員工是因為糟糕的工作表現或行為而遭解雇，必須仔細遵守公司與法律規定。告訴對方為什麼會遭到開除，並將先前的警告留底保存。
● 辭職時，口頭通知就已足夠。不過對雇主與員工雙方來說，一紙書面的辭職紀錄是很有幫助的。一般的做法是，先當面告知辭職的計畫，再交上辭職信。在信的開頭，首先讚美你要辭去的職務、公司或組織。接著告知辭職的生效日。在多數情況下，也會給一個辭職的理由，例如健康狀況不佳、年齡、搬家、與工作相關的健康問題、有其他更好的發展機會、另一間公司提供更高的薪水或更好的工作地點、想轉換跑道、最近發生影響職務的變化。如果你離開是因為管理問題、同事關係、公司政策限制或其他負面原因，要模糊帶過，如For personal reasons, I am resigning effective March 1.「由於私人原因，我會於三月一日辭職。」別用你的信來發洩情緒，離開時也要有禮貌、有尊嚴，儘管你還有未說出的真相。一方面是因為你可能需要推薦信，另一方面，雖然雇主應保密，但在你的專業領域中，這種怒氣沖沖的信會一直跟著你。而且，你不知道未來還有沒有與這間公司交涉的可能。
如果你是因公司違法或違反誠信的行為而辭職，請將握有的資料（相關紀錄越多越好）帶到外部的政府或專業機構。
若你是被要求辭職，別在信中提到這點，只說你要辭職，否則會在正式檔案留下記錄。合適的話，可以告訴雇主你願意幫忙尋找或訓練接任者。最後以愉悅的口氣結尾，表達你的感謝，因為你在公司學到很多、因為你的同事、因為你能在這麼有活力的公司工作、因為你參與了公司的新發展。在某些情況下，你也可以只寫一句話告知你要辭職，不提供任何解釋。
● 回覆辭職信時，先以一句聲明表示「遺憾」（with regret）接受辭職要求，再稱讚對方在公司中的表現，最後祝福對方的未來。
本文節錄自：《英文溝通寫作全技藝》一書，羅莎莉‧瑪吉歐（Eva Wlodarek）著，EZ叢書館出版。
