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「不加薪就辭職」這個態度對老闆有效嗎?

文 / 一流人    
2018-08-23
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「不加薪就辭職」這個態度對老闆有效嗎?
圖片來源:pixabay
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當你要求加薪時,工作彷彿一文不值;而當你想要請假時,工作又變得極其重要。這真是有夠奇怪。─霍伊.萊瑟特(Howie Lasseter)

魔術師羅伯.奧本(Robert Orben)曾說:「每天早上起床,我都會查看富比世的美國富豪榜。如果沒看到我的名字,我就去工作。」我們,如同大多數人,都會像他一樣去工作。

工作時,雇主與員工之間的信件,會影響工作士氣、效率與和諧。

員工會受到各種信件的影響,例如請求加薪的信,或要求解釋退休金的信,其影響可能是直接或間接的。而雇主必須要把信寫好,才能維持良好的勞雇關係,並解決會妨礙公司目標的人事問題。

說明篇:哪些信與員工有關?

該怎麼說?

● 每封信或備忘錄都要註明日期。

● 回應應徵申請時,若你無法馬上在應徵者中做出選擇,先寄出收件通知,或感謝他們前來面試。可以的話,告知你何時會通知結果。感謝他們有意願應徵你的公司。

拒絕對方時,先感謝對方的時間與意願,再直接告知你無法錄取對方。適合的話,也可以簡述理由。最後可以針對應徵者的資料給予讚美、邀請對方下次再來應徵(如果你確實這麼想的話),並告訴對方,你深信他能找到一個合適的職位。

錄取某人時,在開頭恭賀、讚美對方,接著與對方確認工作內容,並提供能進一步回答問題的聯絡人姓名與電話。重述一到兩項公司的特色,增加對方來就職的機會。最後,讓錄取者知道你對他在公司的未來深具信心。

● 宣布公司政策、程序或規定上的變更時,請包含以下內容:描述新政策;可比較舊政策並提出解釋;簡述變更理由;變更後預期產生的效益;執行變更的日期;加入進一步解釋變更的指示或附件;能回答問題或協助解決問題的聯絡人姓名與電話;表達對於變更的熱烈期盼。

● 安排公司內部會議時:解釋會議目的、提供可能的日期與時間、感謝對方留意你的請求。若要改變會議時間,一定要提及原來的日期與時間,並請對方確認新的時間。若要取消會議,須重述日期與時間、告知你必須取消會議(簡單解釋理由)並為造成的不便致歉。要是你錯過參加會議,要馬上寫一封誠摯的道歉信。

● 寫信請求加薪時,要保持簡要並實事求是,附上的證明資料越多越好(表揚信、銷售紀錄、專利證書、研究論文、審核結果、獎項列表)。沒有人有必須獲得加薪的「權利」,所以絕不要用這種態度寫信。不要威脅辭職,除非你真的打算這麼做。別比較你與他人的薪水,這不僅不得體,也沒有意義,反而會讓收信人心生防禦。你要做的,是讓對方知道你現在的工作對公司有更多的貢獻,或是以「調薪」為切入點,希望薪資能反映你額外付出的時間、責任或生產力。

● 寫信訓誡員工時,先說正面或稱讚的話。接著按照事實描述員工的行為,必要時也可以告訴對方這是公司無法接受的。若合適的話,說明你如何注意到此事。建議員工做出改變的方式。告知繼續此種行為的後果。結尾時,告訴對方你相信這個情況會獲得改善。訓誡信應是簡短、尊重、激勵且正面的(不要寫「當病患在等候室時,不要打私人電話」,而要寫「請只在等候室沒有病患時撥打私人電話」)。你寫訓誡信的目標,並不是要復仇或發洩,而是要改變員工的行為。避免譴責、貶抑、喋喋不休、說教、責備或擺架子。

● 通知員工暫時停工或解雇的程序,現在都有明文規定,因為會有法律後果,處理這種事時遵守規則是最妥當。寫信時,要很簡短,並包含下列內容:暫時停工或解雇的聲明;對必須採取這樣的措施表示遺憾;暫時停工或解雇的生效日期;關於遣散費、分紅、退休金與醫療保險的細節;若是暫時停工,提供可能的時間長度;詳述公司對暫時停工或解雇的政策、職涯諮商服務、推薦信的提供、可取得之公共援助方案,及其他能幫助員工度過暫時停工或解雇時期的資訊;能回答問題的聯絡人姓名及電話。

若員工是因為糟糕的工作表現或行為而遭解雇,必須仔細遵守公司與法律規定。告訴對方為什麼會遭到開除,並將先前的警告留底保存。

● 辭職時,口頭通知就已足夠。不過對雇主與員工雙方來說,一紙書面的辭職紀錄是很有幫助的。一般的做法是,先當面告知辭職的計畫,再交上辭職信。在信的開頭,首先讚美你要辭去的職務、公司或組織。接著告知辭職的生效日。在多數情況下,也會給一個辭職的理由,例如健康狀況不佳、年齡、搬家、與工作相關的健康問題、有其他更好的發展機會、另一間公司提供更高的薪水或更好的工作地點、想轉換跑道、最近發生影響職務的變化。如果你離開是因為管理問題、同事關係、公司政策限制或其他負面原因,要模糊帶過,如For personal reasons, I am resigning effective March 1.「由於私人原因,我會於三月一日辭職。」別用你的信來發洩情緒,離開時也要有禮貌、有尊嚴,儘管你還有未說出的真相。一方面是因為你可能需要推薦信,另一方面,雖然雇主應保密,但在你的專業領域中,這種怒氣沖沖的信會一直跟著你。而且,你不知道未來還有沒有與這間公司交涉的可能。

如果你是因公司違法或違反誠信的行為而辭職,請將握有的資料(相關紀錄越多越好)帶到外部的政府或專業機構。

若你是被要求辭職,別在信中提到這點,只說你要辭職,否則會在正式檔案留下記錄。合適的話,可以告訴雇主你願意幫忙尋找或訓練接任者。最後以愉悅的口氣結尾,表達你的感謝,因為你在公司學到很多、因為你的同事、因為你能在這麼有活力的公司工作、因為你參與了公司的新發展。在某些情況下,你也可以只寫一句話告知你要辭職,不提供任何解釋。

● 回覆辭職信時,先以一句聲明表示「遺憾」(with regret)接受辭職要求,再稱讚對方在公司中的表現,最後祝福對方的未來。「不加薪就辭職」這個態度對老闆有效嗎?本文節錄自:《英文溝通寫作全技藝》一書,羅莎莉‧瑪吉歐(Eva Wlodarek)著,EZ叢書館出版。

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