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邀請函地雷:除非是喜帖,不然這句話千萬別寫上去

《英文溝通寫作全技藝》
文 / 一流人    
2018-08-16
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邀請函地雷:除非是喜帖,不然這句話千萬別寫上去
圖片來源:Pixabay
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邀請函Invitations 邀請是最真摯的奉承。

─瑪瑟琳.考克斯

身為群居動物的我們,喜歡邀請家人朋友參與人生中許多大大小小的事件,也會因為好玩而慶祝一些較不重要的事情。社交聚會為我們帶來友誼、娛樂與消遣。邀請時,你可以隨意在明信片下寫上Come visit!「來拜訪我們!」,也能用刻印的邀請帖正式邀請對方參加晚餐舞會。

商場上的宴會、午餐、雞尾酒派對、茶會與招待會,讓我們有機會招攬生意、提升員工士氣,並鞏固跟顧客或供應商的關係。

說明篇:邀請函可以用於什麼情況?

邀請函地雷:除非是喜帖,不然這句話千萬別寫上去

該怎麼說?

1. 說明參加的場合類型,如招待會、授獎宴會、紀念日慶祝會、晚餐舞會或退休派對)。

2. 說明參加的時間。月、日、星期、上午或下午。在正式邀請函中,時間必須以英文完整寫出,如seven o’clock in the evening,不使用a.m. 或p.m.。

3. 給予地點地址。必要時,附上開車路線指示(附近停車場)或地圖。

4. 合宜的話,提及準備了哪些茶點。

5. 若須收費,請寫出價錢。

6. 正式邀請函會附上一張刻印或印刷的接受回函及信封,在邀請函上註明「RSVP」(敬請回覆)。

(1) 稍微不正式的邀請函,則會在左下角寫上「RSVP」、「Rsvp」、「Please respond」(請回覆)或「Regrets only」(不能出席請回覆),並提供連絡地址或電話。非正式邀請函可用電話回覆。

(2) 合適的話,給予回覆的期限。

7. 必要時,在邀請函右下角列出服裝規定(黑色領帶、白色領帶、正式、非正式、休閒、變裝)。

8. 告訴過夜的客人你希望他們幾點到達與離開、需要準備的特殊服裝(網球衣、泳衣、登山裝)、是否會與小孩同房、是否需要睡袋、是否有其他客人。詢問對方是否能容忍動物、香菸的味道或其他可能造成不便的事。

9. 提供額外的資訊,包括停車位、雨備行程、接送服務。

10. 最後,表達你對此次聚會的期待。

什麼不該說?

不要寫request the honor of your presence(敬請蒞臨),除非是喜帖。

● 正式邀請函不要使用縮寫,除非是Mr.、Mrs.、Ms.、Dr.、Jr. 或軍階。也避免在提及姓名時使用姓名字首字母。正式邀請函中,在姓名後完整寫出Second(二世)或Third(三世),你也可以使用羅馬大寫數字,如Jason Prescott Allen III(傑森.普斯考特.艾倫三世),姓名與數字之間不需逗號。州名須完整寫出來,要寫Alabama(阿拉巴馬州),而不能寫Ala.或AL。時間亦然,如half past eight o’clock(八點半)。

寫作訣竅

●辦活動的每個人都需在邀請函上署名。可在邀請函上使用任何受邀人想用的名字(如女性婚後使用的姓名、工作使用的姓名、出生的姓名),而受邀人也用邀請函上的姓名回覆。若不確定該如何稱呼該女性,可打電話詢問。

寄發工作上的邀請,使用公司名字與職稱。

朋友可以一起署名寄發邀請函。也可以用團體名義寄發,如The Castorley Foundation

invites you「卡斯托利基金會邀請您」或The Central High School senior class invites you「中央高中高年級邀請您」。

● request(s) the pleasure of your company(敬邀參加)這句話適用於任何邀請函,但不適用在非常隨意的邀請。

● 若你需要知道有誰會出席,請附上一張回覆卡。回覆卡的用紙、風格與格式都與你的邀請函一致,並會伴隨一個小信封(至少3.5×5 吋的大小,以符合明信片的尺寸),將你的地址印刷或刻印於信封上,並貼上郵票。回覆卡上寫:[Ms., Mrs., Miss, Mr. Name to be filled in] regrets / accepts [one is checked] for Saturday, November 20「受邀人____ 〔填入Ms.、Mrs.、Miss 或Mr.,以及姓名〕於十一月二十日星期六不克參加╱接受邀請〔擇一勾選〕」。

在有些情況下,accepts(接受邀請)與regrets(不克參加)會分開寫,由客人劃掉不適用的或圈選適用的。影印店會有邀請函樣版,他們能建議你適合的格式。

● 若是邀請單身的人,或你對其私生活並不清楚的人,請在邀請函中註明:(1) 是否只邀請對方一人,或(2) 可以帶朋友,或(3) 只要事先通知人數皆可。

● 寄發邀請函給家中有幼兒的家庭時,信封上需在家長姓名下方寫出每個小孩的名字,不要只寫「and family」(及其家人)。若有其他成人跟那個家庭住在一起,不要在邀請函中納入他的姓名,而要另外寄發一封專屬的邀請函。十三歲以上的孩子也應收到專屬邀請函。邀請函地雷:除非是喜帖,不然這句話千萬別寫上去

本文節錄自:《英文溝通寫作全技藝:求職、行銷、情書、慰問…50種工作與生活情境,面面俱到的英文書信寫作要點》一書,羅莎莉‧瑪吉歐(Eva Wlodarek)著,鄒詠婷譯,EZ叢書館出版。

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