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小編必學!製作社群媒體報表的流程與方法

【dcplus︱數位行銷知識庫】
文 /    
2016-09-14
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小編必學!製作社群媒體報表的流程與方法
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你是需要報告社群媒體成效的社群編輯嗎?你有沒有一套報告的系統?

這兩件事非常重要:你的匯報對象是誰?他們想看的指標是什麼?搞清楚這兩件事,才能精簡你的報告流程,準時交出漂亮的社群報表。本文將會示範製作社群媒體報表的系統與流程,社群編輯必學!

1.釐清匯報的對象,與匯報目標

首先,檢視你目前的社群媒體匯報流程,釐清匯報的對象有哪些人?釐清匯報的對象有誰,以及匯報的目標為何,你才能產出對每個人都有用的報表。

也許你只把這份報表寄給主管,但主管又轉寄給其他相關人士,甚至再被轉寄到別的團隊…你一定要確實掌握這份報表產出後,會落到哪些人的手裡?不同的團隊對報表的需求也不盡相同,例如,公關部門對社群媒體報表的期待,就會和社群行銷團隊的期待有所不同。

接著,找出報表數據支持的行動方案,以行動方案為報告重點,不必浪費時間在鑽研數據。對聽你匯報的對象做報告,了解他們的需求和想達成的目標,看看你能從當下的社群媒體報表中理解什麼。你可能會發現有些目標是重疊的,可以加以標誌出來。

如果你是公司裡唯一的社群媒體匯報人員,你要先釐清哪些資料跟自己的績效相關,以及你可以怎麼運用這些資料,然後把它們萃取成幾個清楚明瞭的目標。這會幫助後續的步驟更容易進行。

2.決定要追蹤哪些數據指標

現在你要決定:你的報表裡面要涵蓋哪些指標。試著找出在各種情境中都派得上用場的指標,以及對相關人士都有用的指標。雖然你手中掌握各式各樣的數據,不代表通通都要拿出來報告。記住,你現在在報表裡涵蓋愈多指標,未來就得持續維護這些資料。慎選你要報告的數據,選擇能夠回答關鍵問題的指標來報告就好。

 

(Designed by Freepik)

底下是最關鍵的幾個指標:

1.觸及數:衡量潛在的受眾數量

2.聲量:追蹤網路上談論品牌的數量

3.互動數:分析不同貼文的互動數量和互動類型

4.受眾:了解討論串裡有哪些使用者,認識最活躍的使用者,以及關鍵人物 KOL

5.內容:監控表現最好/表現最差的貼文

要追蹤哪些指標端看你的需求,以及不同的社群媒體而定,但大致上脫離不了上述的這幾個核心指標。

除了這些核心指標之外,你可能也要幫相關人士追蹤他們需要的數據,這也是很好的,因為當你的報告愈貼近需求、目標愈明確,就愈能產生實際的幫助。

不過要注意一點,盡量避免必須手動計算的數據(除非這數據真的無敵重要)!不然你很快就會後悔了,還可能會忘記上次是怎麼算的,千萬留意啊!

講了這麼多指標,最重要的是:持之以恆!務必在每次匯報時,都用同樣的方式,報告同樣的指標。可以加上數值成長的百分比圖表或基準線,讓聽眾更容易了解報告結果。

3.選擇對的工具

社群媒體的測量與分析工具有很多,例如  Fanpage KarmaLikeAlyzer… 。但只有少數工具能幫你取得你所需要的資料。

社群媒體分析工具非常多,沒有一套是十全十美的,每一套工具都有獨特的分析視野。此外,社群資料都是不完善的,而且不同的社群媒體能拉出來的數據也不一樣。

 

Fanpage Karma

儘管如此,透過底下這幾個問題,你還是可以找出最適合你的工具:

1.這套工具從何處取得社群數據?→可以判斷它是否能取得優質的數據

2.它跟社群網路之間的關係是什麼?

3.它有包含你要納入報表的指標嗎?→最基本的判斷依據

4.這套工具的客戶服務和帳號管理功能好嗎?→好的工具應該擁有完整的支援團隊

5.它的產品戰略藍圖 (Product Roadmap))包含哪些特色?

6.這套工具面市多久了?未來二到五年它們有何計畫?→判斷工具是否穩定可靠,未來是否會持續改版

如果有一套工具能提供你需要的所有數據是最好的,省得還要切換多個工具帳戶。與其每個社群媒體渠道都各用一套工具,不如多花一點預算,選擇一套跨社群皆可用的工具。

社群媒體工具通常是一分錢一分貨,免費或便宜的工具通常數據會比較不可靠,而且也不能保留到下一個年度提供未來比對使用。很多社群媒體分析工具提供不同的收費方案,可根據你的預算來購買。好的工具帶你上天堂,省下的時間和心力絕對是值得的。

4.選擇最佳的報告週期

找出最佳的報告週期其實不容易,很多人會直接選擇每個月做一份月報,有些人會做雙週報或週報。當然,每年年底的年報是少不了的。有這麼多份報告要做,難道你一個星期要花40個小時在那邊生報告嗎?

其實大部分的指標並不需要每週匯報!如果有人要你做週報,你要深入了解他想得到什麼資訊?他要看的指標到底是什麼?也許他只是想知道當週最熱門的貼文,評估行銷活動是否成功,或是想知道新產品的社群推廣效果。如果他關注的是這些,其實你根本不用生一整份報告出來,直接回答他想知道的答案即可。或者是製作一份簡易版的報告,作為週報的格式。

月報是很典型的報告週期,產出的資訊也很實用。月報能顯示出每日的成效差異,也能根據多份報表的數據比較,看出每個月每個月的變化。比起週報,月報更能提供季節性的資料洞察。

比如說,每年的中秋節都在國曆的不同日期,從月報上,相關人士可以看到每年九月份都有某一段高峰期,一眼看出今年中秋跟去年中秋的行銷表現差異(週報就難以呈現這點)。

5.針對特殊要求的處理方法

有些相關人士可能會跟你要一些奇怪的數據,其實你不一定都要聽他們的,你可換成你自己的方式來生產報告。

當你被要求生產奇怪的數據,先想想他們到底要得到什麼答案?從你既有的數據裡面,試著挖掘他要的答案。你可能早就有這些數據了,只是沒有整理成他要的資訊而已。在你承諾幫他做數據報告之前,先想清楚你現成的資料可以怎麼運用!

但如果是大老闆的命令,或是他要求一份超特別的客製化報表怎麼辦?那…你就自己決定吧!有些客製化報表還是必須照做的,你總不可能跟發你薪水的老闆說「不要咧,我不想做。」但與其重新生一份報表,也許你可以把他的要求加進你原先的報表裡,並且趁勢教育他什麼數值重要,什麼不重要,什麼是你能做的,什麼要求太過天馬行空別來亂了!

但如果他要求的數據指標很有趣,也許你可以拿來用在別的地方。記住,答應別人產數據資料要很小心,因為你一旦答應,以後可能要永無止盡生產下去,沒有回頭路。

結語

如果你是專職的社群編輯,你一定會花不少時間為你的社群表現製作報表。有一套良好的報表生產系統,可以簡化流程、強化工作效率!從現在開始,好好評估你目前的情況,聰明選擇工具,追蹤最重要的數據指標,並謹慎選擇你報告的方式。以後每個月到了報表生產期,你一定會很感謝你自己!

(本文編譯自 How to Develop a Social Media Reporting System

專欄介紹

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