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讓辦公室有家味

張麗容
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張麗容

1994-03-15

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讓辦公室有家味
 

本文出自 1994 / 4月號雜誌 第094期遠見雜誌

員工的工作效率普遍不佳?為辦公室添點家的味道,也許是治療此症的一帖良方。

「溝通的環境」一書,針對改善辦公室環境、提高效率這點指出:能完全適應工作環境的員工不到一成。相對於待在辦公室,許多人在家的工作效率明顯更高。同樣花錢設計辦公室,把在家辦公的優點,運用到辦公室的管理上,也許可以使員工的表現更出色。

一般而言,家是一個比辦公室安靜的工作場所,可以讓人專注於手邊的工作。因此,在辦公室裡,管制噪音是老闆要做的第一件事。

管制噪音並非要求全然的沈寂,事實上,每個人對噪音的忍耐度也大不相同。但是有效區隔噪音源,仍是老闆用心經營辦公室的當務之急。可運用的方法包括:

首先,妥善調整部門之間的距離,公司內部可分為高噪音部門(例如接待室、顧客服務中心、電腦中心等)和安靜部門(例如設計部、會計部)。加以歸類後,利用隔間將彼此做適當的區隔。

其次,在辦公區域和噪音源問,不可空無一物,牆、隔間板和檔案櫃都是隔音設備的代用品。另外,使用吸音效果佳的建材亦是可行的方法。

管理大環境的音量之外,老闆還可以為員工加裝第二道防線:在員工桌子的四周設置隔板,既能避開外界不必要的雜音,又能尊重員工隱私權。

讓辦公室像家

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人們通常回到家就能放鬆自已,因為家是一個涵蓋多樣性空間的地方,能提供豐富的相關性聯想,符合人性的需要。而硬梆梆的辦公室都會使人緊張、不安,最近的腦部發展研究報告即驗證上述論點。

創造聯想性豐富的辦公環境其實並不難。視野良好的窗景、在牆上掛畫、擺設室內植物,都可以活潑死氣沈沈的辦公氣氛,延展員工視野的廣度與深度,減緩工作的彈性疲乏。

此外,家人的照片、一些自我策勵的小標語,常是員工工作的原動力。難怪普拉斯特在「辦公室」一書中忠告老闆;禁止員工在辦公室擺放私人物品是愚蠢的作法。

除了心理因素的考量,生理的不適也會降低員工的工作成效。桌椅則是其中的關鍵。

桌子的高度、尺寸必須依據員工的工作性質而定,不宜為了省事而「一視同仁」。而一張好椅子除了可以調整高度和椅背的彈性,椅面的前緣呈圓弧形,可以避免腿部血液循環不良。

「世界經理人文摘」指出,想要做有效的人力管理,前提是良好的辦公室管理。聰明的老闆應該提供符合員工需要的辦公環境,而不是讓員工來適應辦公室。

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