編按：醫院的行政、診療系統大多已經數位化，但醫材的採購、帳目等流程卻仍仰賴人工與紙本，數據分散。亞東醫院將之系統化，不但加強管理效率，也提升醫療安全，帶來永續價值，更也榮獲2025年第五屆數位轉型鼎革獎：韌性供應鏈轉型獎—大型機構組首獎暨ESG特別獎。亞東醫院如何辦到？
韌性供應鏈轉型獎，是2024年鼎革獎新增項目，鼓勵各類型的企業與機構，透過數位轉型來提升供應鏈的靈活性及抗風險能力。之前得獎的均為一般企業，今年亞東醫院成為第一家獲獎的醫療院所，除了獲得首獎外，也同步奪得ESG特別獎。
醫院供應鏈管理的挑戰，其實遠比一般企業更複雜。院內需管理的物料超過3萬筆，範圍從最基本的衛生紙到高階醫療器材，且服務對象橫跨行政、臨床與檢驗等單位，管理上本就是一項大工程。
昔日繁瑣紙本，如今按一鍵就能完成
亞東醫院資材處主任辛和宗指出，醫材物料管理強調「效率快」「量充足」及「能追溯」。像手術室、加護病房或急診等重點單位，除了配送效率外，更不能發生短缺，否則可能威脅病患的生命安全。另外則是要確保每一件物品都能精準追蹤來源與去向，一旦發現問題，能立即追溯並召回，這些都是醫療供應鏈與一般企業不同之處。
在尚未推動數位轉型前，亞東醫院面臨的問題是：高度仰賴人工與紙本，流程分散且資訊不透明。每個單位都有不同的請購流程與紀錄方式，而且都是紙本往來，不但容易出錯，也讓供應商與醫院雙方在對帳時容易出現遺漏與誤差。
六年半前，亞東醫院開始建構一套資訊化的核心平台，將請購、庫存、資產、財務等資料整合，再依照需求將資訊分送到院內各單位。也就是先集中管理，再分流共享，解決以往資訊混亂及流程分散的問題。
亞東醫院資材處副課長蔡宜芳強調，新系統最大的特色就是強調「簡單好用」。廠商可以透過專屬的帳號，登入後即時查詢訂單，確認品項、數量與需求單位；院內同仁的請購流程也變得非常直覺，只要進入系統，選擇或搜尋所需物料，就能完成申請，「就像上網買高鐵票或購物一樣簡單。」辛和宗笑著說。
另外，不良品以往只能透過紙本通報，曠日廢時，如今可由系統直接回報，流程大幅簡化，讓醫療安全獲得更完善的保障。
系統化管理不浪費，病人也更有保障
這套系統還強化了請購資材的管理程序，能自動找出低週轉率的品項。蔡宜芳說，過去某些耗材可能長年堆在庫房，造成浪費。現在系統會主動警示，提醒相關單位處理及追查原因。
系統更兼顧到醫材物料的溯源需求。許多重要的醫療器材，像是心律調節器、人工髖關節等植入人體的物件，在生產時都會建立醫療器材唯一識別碼（Unique Device Identification, UDI）。院方會將條碼中的資訊於亞東自建的「UDI醫材管理系統」建檔，未來物件使用在哪位病人身上，都能被完整追蹤。
像是食藥署不定期會發布醫療器材管理通報，若是器材有問題需要召回，醫院就能立即確認哪些病人受到影響，主動通知醫師、病人與相關單位。系統更與醫矚系統串接，當病人回診時，系統會自動提醒醫師追蹤病患目前的使用狀況，讓病人健康獲得更多保障。
永續與轉型兼顧，讓創新種子茁壯
亞東醫院在導入新系統後，庫存成本下降近四成，訂單處理時間每週縮短三分之一，發票驗收平均時間也從14.4天縮短至4.6天；全院叫貨的平均作業時間，更從100分鐘下降到15分鐘，等同於每年節省240萬元人力成本。 供應鏈轉型也帶來永續成效。以2024年為例，與廠商線上議價的數量高達1000件，省去廠商的交通往返、紙張消耗及會議場地的耗能，估計一年可減少 50公噸二氧化碳排放；年度綠色採購金額更達 2900餘萬元，年增率超過340％。
而不良品通報機制及UDI醫材管理系統，都能降低病安風險，獲得食藥署頒發特別貢獻獎。因此，亞東醫院這項專案也同步獲得鼎革獎ESG特別獎。
亞東醫院院長邱冠明常說，創意或構想就像一顆種子，如果沒有落實，種子就只能悶在土裡熟掉，永遠不會長成大樹。因此他希望主管即使不懂技術，也必須保持開放心態，願意傾聽、支持與鼓勵創新，營造合適的環境，讓創新的種子茁壯。
