對於商務人士來說，基本的工作行動用日文來表示即「報、連、相」，也就是報告、連絡、商量的意思。不管是「報告」、「連絡」或「商量」，最重要的都是「先告知事實」。這是因為在商務場合中，「事實」就是一種「判斷依據」。（本文節錄自《懂得精準觀察，就能清晰表達》一書，作者：深谷百合子，平安文化出版，以下為摘文。）
對於商務人士來說，基本的工作行動用日文來表示即「報、連、相」，也就是報告、連絡、商量的意思。
不管是「報告」、「連絡」或「商量」，最重要的都是「先告知事實」。這是因為在商務場合中，「事實」就是一種「判斷依據」。
舉例來說，A員工在與交易對象的商務會議結束後回到公司，上司問他：「會議開得如何？」假設他是這樣回答的。
「對方的反應普普通通耶。」
什麼叫做「普普通通」啊？真是讓人一頭霧水，這樣一來自然會被說「不需要你的感想」。
「今天的會議中，對方的B課長也在場。B課長表示『這份報價金額，我明天會在部門會議上進行評估』。」
只要告知這樣的「事實」，對方就能夠理解到底是什麼樣的狀況了。
另外，就算A員工覺得「普普通通」，或許上司會想著：「那間公司的C部長對於報價的審核非常嚴格，在部門會議時很可能會提出希望我們降價的要求。」在這種情況下，也許會決定下一步就是「為了避免對方可能要求降價，我們必須準備因應的對策」。
在商務場合中最重要的就是客觀的「事實」，除非對方詢問「你覺得如何？」那麼表達自己的意見才算是合情合理。
在說出自己意見的同時，也要先提出「接下來是我的看法」才可繼續說明。如果讓聽者知道哪個部分是「事實」，哪些部分則是「意見」，那麼對方就會覺得你的說明簡單易懂。
（延伸閱讀│溝通「先肯定後否定」效果差？唯一要做的是養成「這習慣」）
如果被詢問意見，就先說「個人見解」，再談「事實」
前段我提到「先說事實」，但也不一定永遠都必須先告知事實。如果對方尋求你的意見，問你「關於○○那件事情你覺得如何？」那麼就要依照「先說出自己的意見與解讀，然後告知依據的事實」這樣的順序來說明。
但若是固執地堅持用「事實↓個人見解」的順序，情況又會如何呢？
「關於○○那件事你覺得如何？」
「關於那件事，其實以前發生過這樣的事情……」
像這樣從事實開始談起，提出這個問題的人腦中想必會浮現大大的問號才是。對方甚至可能會在內心想說：「你根本就沒有要回答我的問題。」
因為對方是問說「你怎麼想？」那麼你就應該要先回答「我這麼認為」，然後再針對你為什麼會這樣想的理由，附上依據的「事實」。
「關於○○那件事你覺得如何？」
「我是這樣想的。這是因為以前發生過這樣的事實。」
用這種方式回答，就是一種回應對方問題的形式，這樣的對話才有頭有尾。而且還告知了「這是因為」什麼的理由，更加令人覺得可以接受。
尤其是你站在需要下判斷的立場，那麼就不要單純只表達自己的意見，務必將你作為根據的事實一起告知對方。
與其只說「這樣做就可以」還不如連同「為何會這樣想」的原因也一起講明白，讓他有更深一層的理解，或許會讓對方有全新的認知與收穫。
（延伸閱讀│「溝通力」是讓對方愉快說話的能力：在提問前面加上「這3個字」）
