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會不會工作,就看你有沒有「這些」事半功倍的「微習慣」

遠見好讀
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遠見好讀

2023-12-21

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《世界是平的,大腦是皺的》/僅為情境圖,取自unsplash
《世界是平的,大腦是皺的》/僅為情境圖,取自unsplash

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每個人都希望在工作的時候能做到事半功倍,有沒有這樣的捷徑呢?有,那就是建立一個個好的微習慣。什麼是微習慣呢?微習慣不是鍛鍊身體和終身學習之類的綱要性習慣,微習慣是顆粒度很細的做事方式。(本文節錄自《世界是平的,大腦是皺的》一書,作者:錢自嚴,時報出版,以下為摘文。)

比如加對方聯絡方式時,編輯一組方便對方存儲標注的特徵詞自我介紹,與合作夥伴再次見面前先翻讀一遍上次見面的會議紀要,聽完一堂課後在24小時內做回顧總結筆記,諸如此類。

要提升工作效率,先從這些日常的行為著手,用一條條好的微習慣,從溝通、執行、合作等各個方面一點點提升。這樣,日積月累,就能達到事半功倍的效果。

微習慣很多,這篇就從工作中最常見的兩個場景講起,如何開會以及如何拜訪客戶。

一、如何開會

開會有很多學問,這裡就講一條──視覺化呈現。

微習慣
□聽完講座與專家互動
□演講內容用金句上色
□開會視覺化呈現要點
□要事優先排入時間表
□開會時引用他人觀點
□見客戶前做背景研究
□畫場景圖檢查遺留項

先說一個常見的場景,比如說大家一起討論擴大產品銷量的方法。7、8個人在屋子裡,坐在自己的位子上,你一言我一語的,每個人說得頭頭是道,兩個小時過去,經理進來「收作業」了,問大家:「你們有什麼討論結果?」大家面面相覷,剛才探討了一大堆東西,但要重新回憶起來,似乎又找不到線索了。(請參考下圖)

會議可視化討論要點示意圖(《世界是平的,大腦是皺的》/時報出版)

會議可視化討論要點示意圖(《世界是平的,大腦是皺的》/時報出版)

所以,開會一定要養成一個好習慣─視覺化呈現,可以將討論的要點寫在白板上,比如上圖,就是以衛星圖的結構,圍繞一個中心議題,勾畫出相應的解決方案。

為什麼要這麼做?視覺化有幾個好處。

1. 記錄關鍵點:我們的大腦每一秒都要處理巨量的資訊,從眼前飛過的蒼蠅到隔壁走廊美女走過留下的噠噠的高跟鞋聲。大腦是風聲雨聲聲聲入耳,而此刻的你,卻只有一樣需要關注:當下的討論內容。

一不留神,剛才討論時有感而發的思想火花就不見了。所以,要及時地記錄下來,才能確保重要的內容不遺漏。

2. 尊重發言者:作為參會者,自己發表的觀點能被主持人記到白板上,表明有人認真傾聽過,說明大家都認同過。於是,你會想著繼續發言,就這樣,你一言我一句,點子可以源源不斷。

我在領導力課上講到這個環節時,常有同學問:「老師,如果某人的觀點太過奇葩怎麼辦?」我的做法是,先以最快速度詢問一遍大家的意見,先排除一種可能:奇葩的不是他的觀點,而是自己別緻的理解。

如果大家都覺得費解,我會在另一塊白板上,或者另闢一塊區域,寫下兩個單詞:parkinglot,即問題懸掛區。這樣做的好處是既尊重了發言者,但又不至於讓大家被帶跑偏。

3. 澄清觀點:我在每周學習會的討論環節提醒主持人到白板上做記錄時,常有主持人指著自己的小本本說:「我都記在本子上了。」

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這不是一個好習慣,大家必須了解這樣一個事實:你記錄在你本子上的發言,只是你理解的他人的發言罷了。

有些人就以此為版本發出會議記錄,結果招來爭議:我在會上說的是「教」你們做,而不是「幫」你們做等。但是當你明明白白寫在白板上這樣的內容時:

行動:財務幫採購整理未付款訂單

責任人:財務主管

截止時間:3月31日

對方看到所寫的與自己的表達有出入時,可以立即澄清,這樣可以避免事後糾正的麻煩,至少在討論的當下,可以快速有效地形成共識。

開會視覺化呈現,就這樣一個微習慣,背後就有那麼多講究。

二、如何拜訪客戶

拜訪客戶也有很多學問,在這裡就講一條──開好會前會。

此處以新客戶或者潛在客戶為例。首先,要開好會前會,哪怕是一個人去見客戶,最好事先在小組內討論一下,統一思路策略。

討論什麼呢?我列了以下這些常見的綱要性問題。

目的:是爭取成交還是留下好的印象?目的不同,策略自然不同。

策略:依據目的而定,比如是以成交為目的的,一定要做好客戶一旦不同意的預案,分成最佳方案、最次保底方案。銷售不只是推銷自己、說服客戶,而是通過給客戶合理的選項締造長久的夥伴關係。

調研:在制訂策略前,要盡可能多地搜集與客戶相關的資訊。

這裡簡單說一些調研的內容。

用戶端的訴求變化。用戶端有沒有組織變動、戰略調整等方面的變化?這個變化對我方帶來的是機會還是挑戰?

我說一個親身經歷的事吧,是一段29年前我做化妝品銷售的經歷。

我那時負責向基層廠礦企業推銷公司的勞保用品。有一次我坐了一天一夜的硬座一路顛簸到江西的一個煤礦,結果到了那裡傻眼了:

對方組織變動,勞保用品不再由後勤部負責,改由採購部統一管理了,原來與後勤部談好的購物清單被推翻重談。因為隨身帶的樣品不對路,在那個物流不發達的年代,等於是白跑了一趟。

有了這次教訓,我養成了一個習慣,即使事先談過的,臨出門前也一定會與對方再溝通一次,以免生變。談判對象對談判結果的作用是最為關鍵的,了解得愈充分愈仔細,成功的機率就愈大。

《世界是平的,大腦是皺的:打破職場認知的60條管理思維》,作者:錢自嚴,時報出版

《世界是平的,大腦是皺的:打破職場認知的60條管理思維》,作者:錢自嚴,時報出版

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