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以「懶惰」「嗜睡」聞名的美國第30任總統,為何能創造「柯立芝繁榮」?

絶不在枝微末節拖泥帶水
文 / 一流人    
2022-01-20
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以「懶惰」「嗜睡」聞名的美國第30任總統,為何能創造「柯立芝繁榮」?
僅為情境圖。取自unsplash
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編按:柯立芝上任時,面對的是一個四分五裂的共和黨,和一個信譽掃地的聯邦政府。作為總統,他奉行了少說多做的行事風格,贏得了美國人民普遍的信任。柯立芝的寡言,最大的好處就是:給了屬下最明確的執行目標,因為只要是他說出來的話,就是重點。(本文摘自《不會表達,你的努力一文不值》一書,作者為李文勇,以下為摘文。)

絶不在枝微末節拖泥帶水

溝通不是一封封長長的郵件,也不是我們腦子裡冒出的每一個念頭。
——美國著名作家埃爾莫爾.倫納德(Elmore Leonard)

當倫納德被問起如何成為知名的作家時,他說:「因為我省略了人們忽視的內容。」這跟職場中所說的話一樣,應該是考慮周全而且精準的——你的一切言論都會被無限延伸。

要乾脆、直接、聰明地選擇每一個詞語。

有人經常會做這樣的蠢事:把一份報告寫得天花亂墜,厚度多達30頁;向高層彙報工作進度時,花費半個多小時還講不完;會議中負責介紹某個項目,拖拖拉拉十幾分鐘才說清楚這個項目到底是要做什麼⋯⋯這些漫長的溝通,不僅浪費雙方的時間,還讓話題的重點淹沒在連篇的廢話之中,影響了資訊的準確傳達和完整表述。

真正優秀的領導者和高效能人士,在溝通時往往會惜字如金,他們一針見血,直指問題的核心,絕不在枝微末節上拖泥帶水。

柯立芝繁榮:少說多做,沉默是刻意而為 

美國第30任總統小約翰.卡爾文.柯立芝(John Calvin Coolidge, Jr.)在執政期間,國內經濟快速發展,被稱為「柯立芝繁榮」。

儘管這不是柯立芝一人的功勞,但與其提倡的「無為」式管理密不可分。他說過:「少管閒事的政府是最好的政府。」他的管理之道是讓政府隱形,讓市場自由競爭。

柯立芝是美國歷屆總統中最悠閒的,他以「懶惰」「嗜睡」聞名。據說,柯立芝一天至少要睡11個小時,午覺經常可以睡到下午5點。他的懶不僅表現在貪睡上,還出現在說話上,被人稱為「沉默的卡爾」。

有位女士曾在一次晚宴中坐在柯立芝身旁,她對柯立芝說:

「總統先生,我剛和一個朋友打賭,他說他沒辦法讓你說出兩個字以上。」

柯立芝回答說:

「你輸(You lose)。」

很多人就要問了,如此「懶散」「寡言」的總統,如何能管理美國呢?

事實上,柯立芝的管理方式對當時的美國來說,是非常聰明的辦法。

當時美國正處於戰後經濟復甦期,無為而治大大發揮了美國人民的積極性和聰明才智。他上任時,面對的是一個四分五裂的共和黨,和一個信譽掃地的聯邦政府。作為總統,他奉行了少說多做的行事風格,贏得了美國人民普遍的信任。

管理企業和管理國家一樣,如果目標過多,則往往難分主次,影響執行效率。柯立芝的寡言,最大的好處就是:給了屬下最明確的執行目標,因為只要是他說出來的話,就是重點。其沉默是刻意而為的,他後來提道:

總統的話舉足輕重,絕不可恣意亂說。

除了重點,寧可不說。這是最值得企業管理者們學習的地方。

說出來的話,就是重點。僅為情境圖,取自pexels圖/說出來的話,就是重點。僅為情境圖,取自pexels

遵循麥肯錫的「30秒電梯理論」

麥肯錫公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢,在諮詢快要結束時,麥肯錫的專案負責人與那家公司的董事長在電梯裡相遇,董事長開口詢問:

「可以和我說一下諮詢的結果嗎?」

該負責人事先沒有準備,只好邊想邊說,結果在電梯裡沒有說清楚。最終,麥肯錫失去了一位重要的大客戶。

從那以後,麥肯錫要求全體人員,都要在最短的時間內(30秒),把事情表達完整清晰,並展開針對性的培訓。麥肯錫人認為,要想在30秒內把想說的說清楚,就必須開門見山、直奔主題、提取要點,而不是毫無章法的溝通。

他們把回答歸納為一、二、三點,而不是四、五、六點,因為太多了別人記不住。這就是企業界流傳甚廣的「30秒電梯理論」。

30秒看似很短,但如果惜字如金,只講重點,完全夠用。 

電視節目中播出的廣告,很多都不到30秒,卻能傳達出不少訊息,連觀眾都嫌煩。廣告如此,溝通同樣如此。如果你絮絮叨叨地說了很久,卻沒講明白你的意思,或已經講明白了,仍然在囉哩囉唆,聽話者一定也會覺得厭煩。所以,學一學麥肯錫的「30秒電梯理論」,在30秒內,把要表達的內容「三點」化,則溝通效果將會倍增。

30秒內的溝通表達技巧

1. 聲量夠大,沒有附加語言

聲音洪亮,保證對方能聽清楚。若太小聲對方沒聽到,又問你說什麼,你再重複,溝通效果就會大打折扣,30秒會很快用完。

音調有變化,可以強調你所講的重點,能增強聽者的聽覺效果。

沒有附加語言,不帶口頭禪,比如,「這樣的」「就是說」「這個」「那個」等,這些詞語傳達不了資訊,卻會占用時間,絕對要杜絕。

2. 事先沙盤堆演,溝通中靈活應變

拜訪客戶、向主管彙報工作、對下屬傳達指令之前,都應事先做好準備,要說什麼,怎麼說,心裡得沙盤推演。

溝通遇到突發問題時,應針對問題迅速進行歸納和整理,總結出一、二、三點,而且是重點,果斷、自信地進行答覆。

掌握簡潔溝通的「金字塔原則」

當你在30秒內抓出一、二、三點之後,如果對方想深入交談,則可進一步詳細分析剛剛所提出的重點。這時你可以採用「金字塔原則」(如後圖),逐層逐級一一進行細說。

金字塔原則。取自本書。圖/金字塔原則。取自本書。

對於金字塔每一層的支持論據,必須要求彼此之間相互獨立不重疊,但是合在一起則完全窮盡不遺漏資訊。

不重疊才能避免溝通中講廢話、做白工;不遺漏資訊才不會造成溝通誤解,反而壞事。當你堅持使用金字塔的溝通原則時,無論對象是上司、下屬還是客戶,只要一開口,把中心論點和3 個要點講出來,對方就明白了,事情便辦成了。

當然,我有必要提醒一句,3個要點只是我的建議,如果有4個要點,就說4個,不必刻意濃縮為3個。你也可以先說3個最關鍵的要點,等到最後如果有機會,再補充其他的次要點。

用隻言片語說大事

惜字如金,是我們對自己在溝通時的要求,對於別人,我們無法規範,但可以提醒。

尤其是自己作為管理者,如果下屬來溝通問題、彙報工作時過於囉唆,你完全可以友善地打斷他,提醒他講重點。

畢竟,你的時間是寶貴的,需要把它用在更重要的事情上,所以,與下屬溝通,一定要言教身教並行,請他講重點。

在普惠體檢健康產業集團,很多部門負責人都收過董事長蓋錦華發送的簡訊,意思是溝通要長話短說,言簡意賅,這既是其鮮明的行事風格,也是她在公司宣導的交流風氣。

在這方面,很多普惠員工都有深刻的體會。

其中一位透露:「向蓋總彙報工作,一定要做好隨時被她打斷的準備,她總是會直搗核心,問你最關鍵的問題。如果你只是按照自己的邏輯準備,而沒有對事情全面掌握,就會被她問得張口結舌。」

在蓋錦華看來,冗長的表達,會造成不清不楚的結果,成功的溝通,關鍵在於簡潔。所以,在普惠很少有長篇大論的資料,各種規章制度都很簡單扼要,一條一條清楚明瞭。

還有上達主管部門的簽呈,要求凸顯重點,不要超過兩頁紙。蓋錦華經常強調,沒有人願意花那麼多時間,聽你說事情的來龍去脈,所以,別費盡口舌說小事,要用隻言片語說大事。

簡潔的表達,已成為普惠企業文化的一部分。在這裡,如果你問一個參加過職前訓練的員工:「普惠的宗旨是什麼?」「普惠的價值觀是什麼?」「普惠的服務理念是什麼?」對方都能迅速而準確地回答出來,因為這些問題的答案簡短完備、琅琅上口。

事實上,我們強調溝通簡潔,並不只是為了節省時間,提高效率,更是為了轉變工作思路。長話短說,既有利於釐清思路,亦能增加工作完成速度。

【實務練習】
●第1步:下一次有機會向主管彙報工作,或者對客戶介紹產品時,請試著在 30 秒內說明你的建議,然後從對方的反應中檢驗你表達的效果。
●第2步: 當對方請你詳細論述觀點或產品時,可採用一、二、三點的模式表達,再看對方的反應。
●第3步: 若對方還有疑問,請再補充說明,並以「另外……」這樣的方式表達。
堅持按照這三個步驟去實行,並形成你個人的表達習慣,你的溝通簡潔性將會提高,溝通能力也能大幅提升。 

《不會表達,你的努力一文不值:33個精準、高效、重溝通的工作法則,讓你的用心和成效,百分百被看見》,李文勇著,幸福文化出版圖/《不會表達,你的努力一文不值:33個精準、高效、重溝通的工作法則,讓你的用心和成效,百分百被看見》,李文勇著,幸福文化出版

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