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高中還沒畢業,就在Google當工程師!別人眼中的瑣事,就是他的「機會」

從「不起眼」中找機會
文 / 創新拿鐵    
2021-11-27
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高中還沒畢業,就在Google當工程師!別人眼中的瑣事,就是他的「機會」
圖/取自創新拿鐵
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每個上班族,都希望是辦公室中的要角,對於瑣事,總希望有人代勞。但人同此心,誰願意擔任此不起眼,但對企業日常運作而言,卻又是很重要的工作?這位3歲時逃出鐵幕,17歲就成為Google最年輕工程師的青年,則從眾人的「不願意」中看到了機會,從而創立了全球首屈一指的辦公室管理系統公司。

創新點:從「不起眼」中找機會,進而成為企業「不可或缺」的夥伴。

本文4大重點:1.一個外掛程式,成為Google最年輕的工程師。2.創業機會來自於別人眼中的瑣事。3.管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統。4.生涯中的最大挑戰,促成了產品的調整與擴展。

1. 一個外掛程式,成為Google最年輕的工程師

對上班族而言,辦公室可能是每個人一天當中待得最久的地方。我們一大早出門,途中順道買個早餐及飲料,然後習慣進到辦公室以後才吃早餐。吃完早餐後,我們開始一天的工作,處理日常的業務,有時會臨時接到專案,還有許多既瑣碎、又需要立即處理的事情。如果有要事在身,但又被一堆瑣事打擾,相信上班族都會希望有方法可以幫他們脫身。

成立於2013年的Envoy,便是一家專門幫上班族處理瑣事,好讓他們能專心工作的公司。

取自創新拿鐵。圖片來源:BusinessWire圖/取自創新拿鐵。圖片來源:BusinessWire

Envoy的創辦人暨CEO為Larry Gadea,他出生於共產黨統治的羅馬尼亞。3歲時,他躲在汽車後座,跟著父母偷渡邊境,逃離了這個共產國家。Gadea與父母在德國短暫停留了幾年,便申請到加拿大的首都渥太華定居。

Gadea的父母在羅馬尼亞時,擁有碩士學位及很好的社會地位,但離開羅馬尼亞後,他們只能從基層做起。Gadea的父親擔任採果工人,母親從事打掃房屋工作。Gadea以雙親的犧牲奉獻及職業道德做為成功的典範,幫助他面對了生活中的許多挑戰。

Gadea念高中時,Google推出桌面搜尋軟體Google Desktop,但只支援某些檔案及Microsoft Word,並不支援另一個文書處理軟體WordPerfect。由於WordPerfect的總公司Corel位於加拿大渥太華,包括Gadea在內的許多人都是使用WordPerfect,於是Gadea便自已為Google寫了一個外掛程式(Add-On),讓Google可以支援WordPerfect。

結果這個程式紅到了美國,許多在美國用WordPerfect的律師都在電腦上添加Gadea的外掛程式,引起了Google的注意,於是打電話給Gadea,邀請Gadea到美國為Google工作。

一開始接到Google的電話,Gadea嚇了一跳,以為是Google要告他。他那時17歲,還沒拿到高中文憑,無法離開加拿大到美國為Google工作。於是Google想出辦法,讓Gadea以實習生的名義,每年到Google與他們的電腦團隊一起工作幾個月,成為Google最年輕的軟體工程師之一。等到Gadea高中畢業,便正式加入Google。

Larry Gadea,取自創新拿鐵。圖片來源:Forbes圖/Larry Gadea,取自創新拿鐵。圖片來源:Forbes

2. 創業機會來自於別人眼中的瑣事

Gadea總共在Google工作了4年,但他始終想要創業。雖然不知道要從何開始,但Gadea總覺得應該到一個初創的環境,一切都還在混亂階段中的小公司去磨鍊。

Gadea的部門經理,是當初引薦Gadea進入Google的人。當他知道Gadea的想法後,便建議Gadea可以到當時剛成立的Twitter,而且還向Twitter的CEO推薦Gadea。隔年,Gadea便轉到Twitter擔任基礎架構工程師(Infrastructure Engineer),是Twitter創立初期50名成員之一。

2013年,Gadea創立Envoy,目標是為上班族「創造更美好的工作環境」。由於在辦公室環境中,有關接待訪客、簽收包裹,及預訂會議室等行政事務,對於維持企業的日常運作而言,都是很重要的基本工作,但在員工眼中,卻又不是那麼重要,許多人都視為瑣事。於是Gadea從這些沒人想做的事情上看到了機會,當時他25歲。

4年後,Gadea獲選為富比士雜誌2017年度「30歲以下科技企業家」的30人之一(Forbes 30 under 30 Enterprise Tech)。那時有許多矽谷大咖,包括Salesforce的執行長Marc Benioff,及知名的創投公司Andreessen Horowitz等,都投資了Envoy,總投資金額達1600萬美元。

取自創新拿鐵。圖片來源:Forbes圖/取自創新拿鐵。圖片來源:Forbes

3. 管理訪客、郵包及會議室的辨公室系統

訪客管理系統

Envoy研發的「訪客管理系統」,在訪客進入公司前會先請他們拍照,並在iPad上簽署一份文件,以檢查其身份是否在企業控管名單中(例如離職員工),或是阻止不必要的訪客進入。系統會詢問訪客最近14天的健康情形,如果有生病,則會阻止其進入,以確保工作場所的安全。

訪客可以下載Envoy的行動App辦理登記,准許進入後,系統會發給訪客通行證,提供辦公室或會議室的路線指示,並通知公司員工訪客已經到達,及來訪的人數。通行證能確保訪客只在前往會面的路線上行進,不會自行跑到公司其他地方,或出現在工作場所的管制區域。訪談結束後,系統會調查訪客的意見,以確保他們對公司留下良好印象,以維繫公司的品牌形象。

Envoy的「訪客管理系統」可以協助企業自動管理他們的訪客,員工不需要花時間陪訪客辦理簽到,也不必因為擔心訪客會亂跑而一直陪在旁邊,便能節省時間,專注在更重要的工作上。現在每天有超過13000個工作場所使用Envoy的「訪客管理系統」,全球有超過6000萬個訪客用Envoy系統辦理登錄。

會議室管理系統

Envoy的會議室管理系統「Envoy Rooms」,則能協助員工快速找到公司內能用的會議室,節省團隊等待的時間。

根據經驗,當員工要預訂會議室時,通常會先將整個上午或下午的時間都訂滿,以確保會議能順利進行。其結果是,有14%的會議沒有按時開始,還有25%的會議預訂根本不會發生,因此浪費了員工的等待時間,也浪費了會議室的空間。

Envoy Rooms可以安裝在會議室外的iPad,上面分別以綠色(尚需等待時間)、黃色(閒置中),及紅色(會議已進行時間)來顯示會議室使用情形。員工也可以使用Envoy的行動App來瞭解各會議室需要等待的時間,及尋找臨近可使用的會議室。

取自創新拿鐵。圖片來源:Envoy圖/取自創新拿鐵。圖片來源:Envoy

找到會議室後,員工輕拍iPad螢幕辦理報到(Check-In)。如果會議時間開始5分鐘後沒有人報到,系統便會自動釋出空間給其他的等待者;如果會議提早結束,使用者離開會議室後,系統也會通知後面的等待者。

Envoy Rooms可以產生並提供有關會議室實際使用情況的分析資料,管理者可以看哪些會議室最受歡迎,哪些會議室需要重新設計才能更有效利用。透過分析和節省空間的功能,企業便能更輕鬆的規劃辦公室的空間。

郵包管理系統

2017年,Envoy推出「郵包管理系統」(Envoy Deliveries),能將寄到公司的郵件及包裹迅速的交到正確的員工手中。

當公司收到郵件時,承辦人員用Envoy App掃描郵件上面的名字或條碼,便能迅速找出收件人是哪一位員工,並立即通知對方領取的地點,例如到企業總部,或是在辦公室的大廳領取。如果員工是在家工作,Envoy也能迅速安排轉運事宜。

當員工收到郵件後,在系統上完成簽收即可。如果有郵件遺失,透過系統便能查看郵件是否曾經到達公司?由何人簽收?以確保郵件都能安全的交到正確的人手中。

根據Envoy的調查,「郵包管理系統」能減少公司裡30%的郵件堆積,並能分析何時的信件包裹最多;對於無人認領的郵件,也能儘快處理而不至於堆放過久。自郵包系統推出以來,Envoy已經幫企業掃描超過100萬個包裹,解決了辦公室員工包裹數量激增的問題。

Envoy的平台能與Slack,Microsoft,Aruba等第三方工具,及其他50多個應用軟體結合在一起。無論是郵包系統、會議室系統,還是最早開發的訪客系統,都可以整合在企業現有的應用軟體中,以省去員工還要適應新系統的麻煩。

Envoy的整合分析功能,取自創新拿鐵。圖片來源:Envoy圖/Envoy的整合分析功能,取自創新拿鐵。圖片來源:Envoy

4. COVID-19成為最大挑戰,促成了產品的調整與擴展 

從2013年成立,一直到2020年為止的7年,Envoy一直都是以實體辦公室的應用為產品的開發核心,但COVID-19的大流行,迫使辦公室及會議室從實體走向虛擬,重創了Envoy的核心業務。

許多人對Envoy的印象,是Envoy的產品能帶給訪客很棒的體驗,但現在沒有了訪客,Envoy何去何從?

Gadea面臨了職業生涯中最大的挑戰,他想起了父母所帶給他的成功典範,於是重新思考了如何將辦公室活動整合在一個平台上,將所有的活動組件整合在一個工作場所的作業系統中。

這些活動組件,包含如何在大流行期間讓工作場所更安全的設計。例如用系統管制辦公室內的訪客及員工總人數;訪客及員工進入辦公室前,均須經儀器掃瞄體溫,並回答「健康問卷」;辦公室大門、房間,用行動App即能開啓,不須用手碰觸;與世界衛生組織(WHO)的COVID協定(protocols)連結,讓人們可以在安全的環境下,繼續從事重要的工作等。Gadea表示,這種產品的調整和擴展,不僅對Envoy的業務至關重要,對於許多想要在這個新環境中,安全的重啓活動的組織也有益處。

Gadea在COVID-19限制企業活動期間,重新思考了產品的定位及調整他們的服務。他們不斷的思考「我們能提供什麼協助?」、「針對這種情形,我們能做出什麼?」他們協助企業建立「辦公室安全資源中心」,趁此機會讓人們覺得Envoy能使他們更安全。Envoy在這段期間,研發的速度更快,推出產品的速度也更快。他們為企業的員工而努力,也同時努力鍛鍊自己的「肌肉」,以因應未來任何嚴峻的挑戰。

Amazon創辦人貝佐斯在他親述的自傳《創造與漫想》(Invest &Wander)中提到,他反對企業用小恩小惠留住人才。一個人為企業工作的原因,不應是著眼於辦公室的免費按摩及鄉村俱樂部的優惠,而是能從事重要的工作。Envoy的服務,正是代勞員工眼中的瑣碎事務,讓他們可以專心在更重要的工作上。

目前全球有70幾個國家的企業,包括Slack、Pinterest、Warby Parker、Lionsgate 及 L’Oreal,超過14000個工作場所,都使用Envoy的辦公室管理系統。Gadea的願景,是在10年內讓所有的上班族都能藉由Envoy的協助,在最現代化的辦公室中上班。

參考資料:

1. Envoy Rooms and the Envoy workplace platform: a data-driven workplace made for you

2. Peace of mind for you and everyone who enters your workplace

3. Put office deliveries in their place

4. Make your space work for your team

5. Envoy integration directory

6. E83 – Larry Gadea, Envoy CEO & Founder – 1 of 3 – from Ceaușescu to Caduceus, Crossing Thresholds

7. 12 Leadership Lessons from Envoy Founder and CEO Larry Gadea

8. 貝佐斯:想留才,與其提供免費按摩,不如加快你的決策

文/Hayden

(原文刊載於《創新拿鐵》;本文獲授權轉載;內容僅反映作者觀點,不代表本社立場。)

延伸閱讀
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