如何開一場高效視訊會議？影響專業度的技術、形象、溝通技巧，一次說明

隨著WFH（在家上班；Work from Home）變成職場人生的新常態，相信視訊會議已經成為許多專業人士的日常，也因此「要怎麼開好一場線上會議」成為我最近經常被問到的問題。

許多人一碰到能看得到影像和對方即時互動的視訊會議，就直覺頭皮發麻、手忙腳亂，完全無法表現出在辦公室上班時的溝通實力，那麼要怎麼克服這樣的障礙呢？除了不斷練習、熟能生巧之外，又有哪些訣竅呢？在這分享我長期透過視訊會議討論、提案、談判、搏感情……的一點小小心得，希望能夠幫助你好好享受WFH的時光。

做好環境和系統的完全準備

「機會是給準備好的人」用在線上會議的情境下，真是非常貼切。想像一下，在線上提案的現場，如果你和客戶正在進行關鍵的對話，卻因為你對系統不熟悉，而不小心提前結束了會議，這不但會大大影響專業形象，也很有可能降低成交的機會。

所以，在上線開會前，首先最需要搞懂的就是會議系統，例如要怎麼MUTE（靜音）？要怎麼分享螢幕、開啟或關閉鏡頭？要怎麼在會議中開放不同的權限或是接受、傳遞訊息？等常用的功能，不同的會議系統大同小異，但事先搞清楚選項的位置，才能在氣定神閒的開會，專心做好真正重要的溝通。

除了事先熟悉系統之外，也需要準備好開會的環境，雖然在家工作多日，許多人家裡都一團亂（至少我家是），但可以安排一個背景素雅、擺設整齊的，小小的「淨土」，讓你保持一絲不苟的「螢幕形象」，如果真的很難做到也沒關係，像是Zoom，Microsoft Teams, Cisco等會議軟體都提供了內建的虛擬背景、最近很多品牌都很貼心的推出了視訊軟體背景。另外燈光的明亮度也是件需要特別注意的事，只要有事先設定好，就算家裡再亂，都能以有條不紊的專業形象上鏡。

一切準備就續後，不妨在正式會議前測試一下，看看自己及團隊成員在鏡頭前的樣子，提前發現，自己的穿著、環境是否得體，聲音和影像的呈現是否能為自己的表現加分。

溝通要直接說重點

許多人不論說話或寫作都習慣起承轉合，先把故事背景說清楚，再說重點，這樣的說話方式不太適合用在和日理萬機的主管或客戶溝通、更不適合運用在遠距會議上。

遠距會議的一個特性是，在會議上的人除了參與討論外，通常還一邊回email、寫proposal、看新聞……，因為是對著電腦開會，所以有太多轉移注意力的「誘惑」。在這樣的前提下，需要把握「先說重點」的要則。

過去一週我確認了XXX客戶，也發掘出三個很有潛力的專案機會！

在主管和部門同事都同時在線的部門視訊會議上，一開始就要強而有力的說出自己在過去一週的成就，先成功吸引大家的注意力，再依據會議的氣氛、主管和其他與會者的態度和時間，評估是否要在同一個會議中說明自己遇到的困難、需要的協助或資源等細節。

圖／視訊會議的溝通不容忽視。僅為情境圖，取自pexels

而如果時常需要面對客戶的遠距提案更是如此，說話的方式永遠是：

先說結論或重點。

再說明三個要點來支持上述的結論。

接著視客戶對於議題的興趣再決定是否要接著說明原因、研究結果等細節，以及說明的詳細程度。

聲調、表情、整體造型都更到位

相信你一定也在網路上看過許多人穿著睡衣在家工作的趣味畫面，但事實上，透過鏡頭開會反而要更注意自己的整體造型。

這是因為，鏡頭有強化的作用，換句話說，你素顏的時候明明本人看來很有精神，但在鏡頭前面很可能顯得蒼白無神、本人的髮型看起來可能很自然浪漫，但在鏡頭上看起來卻是一頭亂髮，因此，透過鏡頭開會的基本造型策略就是，穿著色彩鮮明、剪綵俐落的服裝、整齊的髮型加上比平時稍微加強一些的妝感。

另外，因為和開會的對象不在同一個空間裡，所以特別需要藉由聲調、眼神、表情、手勢等非語言的訊息來充分表達自己的意思，也幫助對方畫重點；這樣即便是遠距會議，也能精準、高效地最好溝通。

前後的溝通也很重要

「你們都可以在家工作，超輕鬆的！」說這句話的人，對於我們這些長期WFH的人真是有個很大的誤會。因為遠距工作，不但原本在辦公室需要做的事，一件也不少，更因為距離遠了，而衍生出許多額外的溝通工作。就拿遠距會議來說，開會前需要事先確保大家都了解會議的主軸，如果預期會有些反對的聲浪，也最好能事先溝通尋求支持，而會議後，除了基本的會議記錄之外，更需要試情況花更多時間和與會者個別溝通，確保執行力不因為距離而斷線或打折。

隨著全球化的發展，WFH早已成為不可擋的趨勢，而近來疫情在台灣的升溫，更讓遠距會議成為很多專業人士日常生活的一部分，讓我們一起掌握開好遠距會議的方法，擁抱改變！