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如何開一場高效視訊會議?影響專業度的技術、形象、溝通技巧,一次說明

當WFH成為職場的新常態
文 / Shannon Pu/ 浦孟涵    
2021-06-03
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如何開一場高效視訊會議?影響專業度的技術、形象、溝通技巧,一次說明
僅為情境圖。取自unsplash
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隨著WFH(在家上班;Work from Home)變成職場人生的新常態,相信視訊會議已經成為許多專業人士的日常,也因此「要怎麼開好一場線上會議」成為我最近經常被問到的問題。

許多人一碰到能看得到影像和對方即時互動的視訊會議,就直覺頭皮發麻、手忙腳亂,完全無法表現出在辦公室上班時的溝通實力,那麼要怎麼克服這樣的障礙呢?除了不斷練習、熟能生巧之外,又有哪些訣竅呢?在這分享我長期透過視訊會議討論、提案、談判、搏感情……的一點小小心得,希望能夠幫助你好好享受WFH的時光。

做好環境和系統的完全準備

「機會是給準備好的人」用在線上會議的情境下,真是非常貼切。想像一下,在線上提案的現場,如果你和客戶正在進行關鍵的對話,卻因為你對系統不熟悉,而不小心提前結束了會議,這不但會大大影響專業形象,也很有可能降低成交的機會。

所以,在上線開會前,首先最需要搞懂的就是會議系統,例如要怎麼MUTE(靜音)?要怎麼分享螢幕、開啟或關閉鏡頭?要怎麼在會議中開放不同的權限或是接受、傳遞訊息?等常用的功能,不同的會議系統大同小異,但事先搞清楚選項的位置,才能在氣定神閒的開會,專心做好真正重要的溝通。

除了事先熟悉系統之外,也需要準備好開會的環境,雖然在家工作多日,許多人家裡都一團亂(至少我家是),但可以安排一個背景素雅、擺設整齊的,小小的「淨土」,讓你保持一絲不苟的「螢幕形象」,如果真的很難做到也沒關係,像是Zoom,Microsoft Teams, Cisco等會議軟體都提供了內建的虛擬背景、最近很多品牌都很貼心的推出了視訊軟體背景。另外燈光的明亮度也是件需要特別注意的事,只要有事先設定好,就算家裡再亂,都能以有條不紊的專業形象上鏡。

一切準備就續後,不妨在正式會議前測試一下,看看自己及團隊成員在鏡頭前的樣子,提前發現,自己的穿著、環境是否得體,聲音和影像的呈現是否能為自己的表現加分。

溝通要直接說重點

許多人不論說話或寫作都習慣起承轉合,先把故事背景說清楚,再說重點,這樣的說話方式不太適合用在和日理萬機的主管或客戶溝通、更不適合運用在遠距會議上。

遠距會議的一個特性是,在會議上的人除了參與討論外,通常還一邊回email、寫proposal、看新聞……,因為是對著電腦開會,所以有太多轉移注意力的「誘惑」。在這樣的前提下,需要把握「先說重點」的要則。

過去一週我確認了XXX客戶,也發掘出三個很有潛力的專案機會!

在主管和部門同事都同時在線的部門視訊會議上,一開始就要強而有力的說出自己在過去一週的成就,先成功吸引大家的注意力,再依據會議的氣氛、主管和其他與會者的態度和時間,評估是否要在同一個會議中說明自己遇到的困難、需要的協助或資源等細節。

視訊會議的溝通不容忽視。僅為情境圖,取自pexels圖/視訊會議的溝通不容忽視。僅為情境圖,取自pexels

而如果時常需要面對客戶的遠距提案更是如此,說話的方式永遠是:

先說結論或重點。

再說明三個要點來支持上述的結論。

接著視客戶對於議題的興趣再決定是否要接著說明原因、研究結果等細節,以及說明的詳細程度。

聲調、表情、整體造型都更到位

相信你一定也在網路上看過許多人穿著睡衣在家工作的趣味畫面,但事實上,透過鏡頭開會反而要更注意自己的整體造型。

這是因為,鏡頭有強化的作用,換句話說,你素顏的時候明明本人看來很有精神,但在鏡頭前面很可能顯得蒼白無神、本人的髮型看起來可能很自然浪漫,但在鏡頭上看起來卻是一頭亂髮,因此,透過鏡頭開會的基本造型策略就是,穿著色彩鮮明、剪綵俐落的服裝、整齊的髮型加上比平時稍微加強一些的妝感。

另外,因為和開會的對象不在同一個空間裡,所以特別需要藉由聲調、眼神、表情、手勢等非語言的訊息來充分表達自己的意思,也幫助對方畫重點;這樣即便是遠距會議,也能精準、高效地最好溝通。

前後的溝通也很重要

「你們都可以在家工作,超輕鬆的!」說這句話的人,對於我們這些長期WFH的人真是有個很大的誤會。因為遠距工作,不但原本在辦公室需要做的事,一件也不少,更因為距離遠了,而衍生出許多額外的溝通工作。就拿遠距會議來說,開會前需要事先確保大家都了解會議的主軸,如果預期會有些反對的聲浪,也最好能事先溝通尋求支持,而會議後,除了基本的會議記錄之外,更需要試情況花更多時間和與會者個別溝通,確保執行力不因為距離而斷線或打折。

隨著全球化的發展,WFH早已成為不可擋的趨勢,而近來疫情在台灣的升溫,更讓遠距會議成為很多專業人士日常生活的一部分,讓我們一起掌握開好遠距會議的方法,擁抱改變!

開一場高效視訊會議的Checklist

技術面:

● 取得會議連結並完成測試

● 事先熟悉會議軟體的各個功能

● 透過鏡頭看環境是否專業

● 事先設定好線上會議背景

● 透過鏡頭看光線是否夠亮

形象面:

● 我/團隊的服裝/髮型/妝感透過鏡頭看起來是否得體

溝通面:

● 如果和對方是初次見面,務必先準備好1分鐘簡短但讓人印象深刻的自我介紹

● 想好會議中的三個重點,能成功引起對方興趣的話術

● 練習會議中的聲調、表情、手勢

● 準備並事先提供議程確保與會者都了解會議的主旨和目的

● 事先溝通取得主管/反對者/潛在支持者的理解

● 會後24小時之內寄出會議記錄並視情況個別溝通

 (本文內容僅反映作者觀點,不代表本社立場。)

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