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【偷學神人】不能只懂番茄時鐘,一文破解唐鳳高效工作術!

文 / 林讓均    攝影 / 陳之俊
2020-08-13
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【偷學神人】不能只懂番茄時鐘,一文破解唐鳳高效工作術!
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什麼?你只知道唐鳳的「番茄時鐘法」?!其實,這位外國人眼中的「天才IT大臣」不依仗高EQ,反而很講究方法論,讓自己愈忙愈有效率。現在就來偷學唐鳳的高效工作術!

被外國人封為「天才IT大臣」的數位政委唐鳳,緊湊的生活中沒有「最忙」只有「更忙」!然而,令人訝異的是,寫信給唐鳳,往往當天就會得到回音,許多網友更對唐鳳親自回訊感到訝異。

往往清晨6點不到就起床,經常各部會之間當救火隊的唐鳳,究竟如何管理自己的工作與人生?

一、番茄時鐘工作法:「25分鐘專注、5分鐘放鬆!」

首先,先來複習唐鳳最廣為人知的「番茄時鐘工作法」。所謂「番茄時鐘工作法」可追溯到1980年代後期,是由義大利人西里洛(Francesco Cirillo)所發明,當時他用的計時器就是番茄形狀,因此命名。(延伸閱讀:唐鳳愛用的番茄鐘工作法:保持效率的訣竅在如何「休息」

具體做法是25分鐘內專注於正在進行的事情,接下來的5分鐘則放鬆休息,然後再開始下一個循環。唐鳳正是以30分鐘為一個工作時間單位,前25分鐘是專注模式,後5分鐘則休息或趁機回訊。

所以再趕的事情,頂多等個25分鐘,就會得到唐鳳回應。

Flickr by Marco Verch圖/Flickr by Marco Verch

二、杜絕訊息干擾:「我把email當LINE、把LINE當email!」

不過,很多人覺得無法像唐鳳,以番茄時鐘順利切換「專注」與「休息」模式。最主要的原因是經常被插播進來的電子訊息干擾,像是LINE不時彈跳出訊息,很容易被打斷。

「那就把LINE當email,把email當LINE啊!」有別於一般人,常三、五分鐘就查看一次手機,唐鳳不喜歡把手機放身邊,上班時間也不用LINE。她在上班前、下班後才查看LINE,上班時間就只在番茄時鐘的休息空檔中,才會用email聯絡。

唐鳳發現,過多的資訊其實不只干擾,而且很浪費時間。

「在LINE上最花時間的,就是等人回覆!」思緒與語速都飛快的唐鳳,指出因為通訊軟體太方便,許多人想到一句就說一句,說了半天還不知道在說什麼,對方卻因此花了大把時間耗在LINE上等待。

她表示,想達到妥善而全面的溝通,不如好好善用email,因為寫郵件至少要有完整的、有邏輯的一段話,收信者比較容易掌握發信意旨。通常,她會掃描所有來信,然後加以分類。兩分鐘內能解決的,她就自己回信;若不行,她也會立刻轉寄信件給負責窗口處理。

此外,唐鳳習慣在睡前處理完所有郵件。「就算明天沒醒來,至少我已經把郵件都回完了!」這是四歲即知自己有先天心臟病的唐鳳,對生死的豁達,更是活在當下的最佳實踐。

三、就愛全文檢索:「我比較喜歡收到電子書!」

曾說自己是一個「素材庫」、歡迎大家二創、三創,其實唐鳳也善用搜尋功能,隨時建置各種資料庫。

像是閱讀這檔事,最好也是電子書。「我對紙本書,就像對待你們身後的蘭花一樣,有人送、我就擺著囉!」唐鳳說自己其實比較愛收到電子書,理由是這樣才能夠全文檢索、建檔管理。

此外,她也把自己當關鍵字,隨時檢索。

「哇,又釣出本尊了!」許多網友好奇,唐鳳明明這麼忙,為何還能現身各種網頁、親自回應問題。原來,她用自己名字在google上自訂搜尋,隨時能回應網友對她的呼喚。也算是一種掌握輿情的高效工作法。

唐鳳拒絕「人機一體」,總是以觸控筆來操控平板電腦。陳之俊攝圖/唐鳳拒絕「人機一體」,總是以觸控筆來操控平板電腦。陳之俊攝

四、不直接碰螢幕:「電腦不是我身體的延伸!」

8歲即自學程式語言、16歲就靠科技創業的唐鳳,樂觀認為科技能夠「增幅」(amplify)人類。但這個程式鬼才,卻幾乎不碰電腦螢幕。

「我不碰螢幕,就不會成為電腦的一部分!」明明手上的平版電腦是觸控螢幕,她卻總是拿支觸控筆、不輕易用手觸碰螢幕。同樣道理,唐鳳用的手機仍是復古型的Nokia 8110,也主要透過按鍵來操作。

她解釋,當人與螢幕沒有物理上的接觸,意識上就不會有「人機一體」的錯覺,能幫助自己釐清虛擬和真實的界限,更不至於「主客易位」、讓電腦成為人類的主宰。

五、有意識的情緒管理:「讓『樂樂』掌控局面!」

四年前入閣、擔任台灣首位數位政委的唐鳳,從政以來紛擾沒少過,但她總是一臉淺笑回應所有事,甚至在今年幫台灣在國際上宣揚防疫外交時,也主張「迷因闢謠」,用幽默化解謠言(humor over rumor)。

難道,高IQ也能高EQ嗎?其實,這是一種選擇。喜歡看動畫電影《腦筋急轉彎》的她,以其中的卡通角色譬喻:「『怒怒』的存在是警醒社會,但想要改善問題,就只能靠『樂樂』!」

所以,唐鳳有意識地讓「樂樂」掌控局面。甚至,在情緒激動的火爆現場,像是當年太陽花運動的激昂中,她寧願把手機留在現場轉播影音,自己也要抽離、躲回中控室記錄文字,為的就是不要被憤怒的情緒攫獲。

這種控制情緒的自覺,是因為唐鳳的先天性心室中膈缺損。「在12歲心臟開刀之前,我不僅不能有『怒怒』,還不能有『樂樂』!」她笑說,一直到13歲確定心臟沒問題了,她才迫不及待跑去搭雲霄飛車慶祝。

唐鳳總是以一臉淺笑現身。陳之俊攝圖/唐鳳總是以一臉淺笑現身。陳之俊攝

六、睡覺工作法:「我睡覺的時候才是在工作!」

聽過「我睡覺才是在工作!」的說法嗎?別覺得不可思議,唐鳳就是這種人。她曾對媒體透露「我說在『加班』,就是我會睡晚一點的意思!」

不過,接受《遠見》專訪的這幾天,她說自己正常早上6點起床、晚上10點就寢,「沒什麼特別煩心的事情,所以不需要加班!」唐鳳指出,大腦就像個黑盒子,她習慣睡前閱讀資料,等於是把難解的素材放入腦中,睡覺時讓腦子自行工作,往往睡醒就有「噔!」答案跑出來的靈感時刻。

聽起來很神,但根據腦科學領域專家洪蘭的說法,人在睡覺作夢時,大腦會自動整理曾經發生的事情、去蕪存菁,也活化相關的神經迴路。因此,「溫故而知新」這句老話有其科學根據。

唐鳳談到這幾個月最有名的睡覺工作成果。某一場國際演講、她只有五分鐘的時間來講解台灣防疫成果,她睡前傷透腦筋,沒想到醒後浮現三個F:Fast, Fair, Fun(快速、公平、趣味)。自此,3F就成了唐鳳相關演講的主軸,也成為國際理解台灣防疫成果的主基調。

在「斜槓」成為關鍵字的「多能工」時代,所有人被迫在各種工作平台與身心模式之間轉換,但若無法掌握高效秘訣,轉換造成的摩擦成本會很高昂。

職場專家Thomas H. Davenport曾撰文指出,每位知識工作者平均一天要收發email 50次、回應即時訊息77次、造訪超過40個網頁;甚至一份英國調查指出,上班族使用社群媒體所浪費的生產力,一年可高達65億英鎊!

雖然,唐鳳破表的高EQ難以搆及,但想要像神人一樣高效工作,其實練習就可以做到。

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唐鳳番茄鐘工作法專注職場時間管理
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