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OTPR工作法:如果行事曆上只有「會議」排程,那可能要小心了!

文 / 一流人    
2020-08-17
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OTPR工作法:如果行事曆上只有「會議」排程,那可能要小心了!
僅為情境配圖。取自unsplash
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要踏上A咖之路,擁有IP,我認為90%的專業人士都有機會,極少數的專業人士更能變身超級IP;然而,不少專業人士卻會先掉入滿是陷阱的玻璃迷宮,看似閃閃發亮,卻使人受困。(本文摘自《OTPR敏捷工作法》一書,作者為「商業思維學院」院長游舒帆,以下為摘文。)

在深入談OTPR工作法之前,我想先請問大家一個問題,請問「你的行事曆更接近下圖的哪一種?」

□ A. 行事曆上有滿滿的行程

□ B. 只排了會議行程

時報出版提供圖/時報出版提供

時報出版提供圖/時報出版提供

回答A的朋友,首先我要稱讚你,你應該是一個很有計畫性的人。但請緊接著思考我下一個問題:「請問在這麼有計畫性之下,每週的行程有多少比例是按著你的計畫發生的呢?」

回答B的朋友,我要稱讚你的勇氣,因為你竟然可以在沒有計畫的情況下開始每一天,這高度仰賴你的隨機應變能力。但也請你回答我下 一個問題:「請問每週、每月,你是否清楚自己完成了些什麼?創造了什麼價值?或者簡單的回答我,你還記得你上個月做了什麼嗎?」

我相信你大概只能憑感覺來回答這個問題。

相較於B的狀況,A在回顧自己過往這段時間所做的事情時一定更加清晰,因為他有較多的「數據」可供參考。

曾有一位創業多年的老闆告訴我:「顧問,我挑選產品的經驗很多, 基本上我選中的商品都會大賣。」

我問他:「真厲害,請教一下,一般來說每10個商品你會選中幾個爆品(大賣的商品)呢?」

他說:「10個裡面沒有中9個也有8個。」

我說:「如果是這樣子,那你們業績出了什麼狀況,怎麼會持續往下坡走?」

他認為是因為廣告難投,削價競爭激烈,我告訴他:「不論你過去選品有多準,產品銷量下滑是個不爭的事實,而產品銷量下滑也意味著爆品的比例正在降低,你知道原因嗎?」

他搖搖頭表示不知道,我請工程師幫忙拉出這兩年來的爆品比例, 發現從去年開始,平均每10件就只出現5至6件爆品,而今年更降到4至5件左右,最慘的時候,10件裡甚至只有2至3件是賣得不錯的。

這位老闆看完數據後,不好意思的說:「原來數據早就知道,我的感覺欺騙了我。」

感覺是一個「概約的數據」,是未經整理,更新頻率也不一的數據。在環境變化不大的情況下,按過去經驗來假設現況,命中率可能還挺高 的。然而當外部環境在變,過去經驗將與現況有較大的脫節,我們必須 透過其他方法來更新我們對事實的認知。

在商業環境中,我們可以依賴數據做出較精準的判斷,進而優化流程或做法。而在個人工作的優化上,我們除了仰賴商業數據來調整大方 向外,還可以透過每週的行事曆計畫來持續優化我們的工作產出價值。 行事曆上的計畫就是一種數據,這些數據記錄了我們「做些什麼」、「工 作量如何」、「最常在什麼時段做什麼事」等等。

假設想知道自己過去一個月花了多少時間在開會,經過統計後發現你有 40%的上班時間都在開會。(如下圖)

時報出版提供圖/時報出版提供

你試著想減少自己的會議時間占比到 30%,所以每週排行程時減少了二個會議,一個月後你再統計一次會議所花的時間,發現終於減少到30% 的時間,這就是時間的優化。工作價值的優化,也是生活品質的優化。

時報出版提供圖/時報出版提供

OTPR工作法將運用每週的行事曆做為優化標的,當我們能將每一週活得更有價值,且一週一週的進步,時間拉長來看我們一定會愈來愈好。

OTPR的R指的是Retrospective,也就是回顧與復盤的意思,透過檢視過去這段時間哪些地方做得好與待改進的地方,讓我們可以調整作法。

而週行事曆的統計與檢視,讓我們可以在具有「數據」的情況下客觀看待自己每週的行程。

不過,在安排週行程時也很容易遭遇到兩個比較大的問題。

第一個問題是排計畫好困難,因為有時候根本不知道自己這週要做哪些事情,要完成哪些任務,以及交付哪些成果,所以就只能等待主管來安排;第二個問題是變化性太大,老闆時常插單,同事常常delay他的工作影響到自己,計畫有排跟沒排一樣。

而這正是OTPR工作法中的P要告訴大家的,P代表的是Project Management,我想跟大家談論的是做計畫與控計畫的能力。當我們能做出妥善的計畫,而且扎扎實實的執行,並妥善處理過程中每個變更(意指與計畫不同的地方),如期如質將工作任務完成將不再困難。

然而,完成計畫不是意味著創造價值,也不是意味著我們完成了當下最重要的事情,我們需要進一步優化時間的運用,將更重要且更有價值的事排進計畫中優先處理,而非總是著眼於緊急的任務。重要而不緊急的任務在時間寬裕的狀況下,我們的不予理會並不會帶來太嚴重的危 害,然而隨著時間的逼近,團隊所承受的壓力會愈來愈大,而這些漸大的壓力往往就是打亂工作節奏的罪魁禍首之一。積極面對,往往是較正確的做法。

所以OTPR工作法的T代表的是Time Management,也就是時間管理,我將帶大家用科學化的方法去判別工作的優先順序。而優先順序很大一部分取決於公司與團隊的目標,這就是OTPR中的O所要跟大家談的。我們將以 OKR 做為工具來協助大家掌握目標設定的方法。

有了具體的目標(O),也掌握了事情的優先順序(T),並運用專案管理的觀念來排妥計畫與掌控進度,讓有價值的事情一件件被交付(P),最後透過回顧與復盤經常自我檢視(R),我相信一個月後你就能感受到明顯的改變,3個月後你會發現自己有長足的進步,只要半年時間你會在工作上的主控權愈來愈大,能創造的價值也相對具體,此時, 你就真正邁入高績效人士的行列中了。

時報出版提供圖/時報出版提供

《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》一書,游舒帆著,時報出版。圖/《OTPR敏捷工作法:拿回績效主導權,讓工作做得更快、更好、更有價值》一書,游舒帆著,時報出版。

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