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探索邱強如何管理危機

林婉蓉
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林婉蓉

2001-03-01

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探索邱強如何管理危機
 

本文出自 2001 / 3月號雜誌 第177期遠見雜誌

從美國五角大廈、微軟到迪士尼,先後都找同一個人處理緊急危機。這個人就是現年四十九歲、華裔美籍的危機預防國際公司( Failure Prevention International)總裁邱強。

邱強,操著非常標準的國語和流利的英語,聲音宏亮,笑聲爽朗,對什麼事情都「超級樂觀」的他說,「我是樂觀地認為危機可以預防,所以才做(從事)危機處理。」

一九九○年九月,五角大廈請危機預防國際公司總裁邱強研擬突襲伊拉克的「沙漠風暴」軍事行動各種可能危機與解決之道。

邱強立即召集危機處理與數據分析的精英,組成七人小組,以四個月的時間研擬出伊拉克發動戰爭的一百二十八種狀況,並針對每一種狀況找出解決方法,最後美國以迅雷不及掩耳的速度,在七天之內贏得勝利。

邱強的公司網羅一千多位各種領域的專家,每次接獲任務即組成危機處理團隊,二十四小時進駐,從三浬島事件、波斯灣戰爭、微軟的速度危機到迪士尼危機都是其知名代表作。公司成立十四年來,處理過一千六百多個危機,成功率高達九九‧九七%。

一九九一年微軟請邱強解決「速度危機」。微軟的軟體制霸世界,然而軟體設計之初以英文為主,因此面臨各國本土語言翻譯的障礙,每每新產品推出,轉換成當地語言的速度不及當地公司用類似的產品照微軟的方法寫出的程式,故微軟在國際上只能搶占美加市場,國外市場無法進展。

邱強找出問題所在,並提供微軟不要與國外當地廠商對抗的方法,由微軟雇用他們,在新產品推出後替微軟轉換語言版本,省時省力,「速度危機」在七個月後圓滿落幕。

迪士尼也遭逢「速度」危機,於一九九五年年初請邱強診斷。邱強發現迪士尼電影都量化了,每部電影有十七個接吻畫面、四十五次接吻、兩次暴露,但是不能掌握市場調查,拍片時間過長,一部電影需時約三年,從開拍到上市,市場不能控制。

邱強的處方是改變製片方式。他將以前一個一個場景接續拍的方法改為七個場景同時拍,雖然拍攝時間減少帶來壓力,但是拍片速度從兩年六個月降為六個月,市場控制穩當,符合觀眾胃口。最近四年來,迪士尼每部電影都能獲利,因此轉虧為盈。

危機處理的五字訣

邱強傳授危機處理的五字訣:SAPIM,分別是scope(找出危機),analysis(分析),prioritize(掌握重點),implement(施行),management(處理)。

處理危機時必須找出什麼才是真正的危機,如同醫生看病一樣,病人頭痛只是一種現象,真正的肇因可能是心臟病。其次以分析得知危機的來源,然後掌握重點,因危機處理時間緊迫,只要把握二○%重點,集中注意力在影響層面廣的地方。

在危機之中往往看不到重點,掌握重點是危機處理最重要的部分,知道重點即可瞭解問題的癥結。邱強以柯林頓緋聞案為例,該案的重點在於柯林頓是否能誠實地承認錯誤,而非他究竟和幾個女人有染,由於處理時未能瞭解重點,因此使不是太嚴重的事情引起軒然大波。

最後偵測出危機中的敵人,很快地確認什麼人有利益衝突、什麼人可以合作,然後才實行解決方案,並隨時評估效果,適時改變處理方法。

邱強在求學過程中並未學過危機處理。建國中學畢業後,邱強掛榜尾進入清大核能工程學系,四年後以第一名的優異成績畢業,並和早期大部分理工科的同學一樣申請留學,最後取得麻省理工學院(MIT)機械工程博士,在MIT就讀期間,也曾到哈佛大學修習商務管理。學校所學似乎與危機處理無直接相關,然而MIT讓他學習數據分析,哈佛則增強他的邏輯概念。

真正學到危機處理是晉升社會新鮮人之後。MIT畢業後,邱強留在學校教書,六個月後被美國最大電子機械公司ABB(Asea Brown Boveri)集團網羅,第一個任務就是處理危機。當時該公司賣掉了十六個電廠,買賣結束後才發現,原本應出電三萬八千瓦的電廠只能出電兩萬八千瓦,邱強的工作就是找出方法去提升一萬瓦電力。從此事件中,他發現一般公司的危機處理能力不夠,也缺乏危機處理的制度。

預防與處理危機自一九七九年起成為邱強的志向。那年三月二十九日三浬島事件發生,美國電力研究所和核子能管理委員會希望ABB成立調查小組處理這個危機,身為工程安全部主任的邱強又奉命上陣,解除危機。那時再度發現,不僅企業,政府亦十分欠缺危機處理和預防的制度,「於是當時我立志,若要在工業界有所貢獻的話,就是將危機處理與預防的制度建立起來,」邱強回憶道。

一九八六年,邱強三十五歲,在美國創立了「 危機預防國際公司」,不僅處理危機,同時也預防危機發生,並且從事危機處理和預防的教育。

學校教育只教正不教錯。邱強以工程設計為例 ,無論美國或中國,只教學生完整與完美的設計和作用,但是並不會告訴學生,倘若設計有誤時,如何找出肇因以及該如何修正。

不教育,無法預防危機!

邱強希望以教育傳承經驗和知識,確實建立危機處理和預防的觀念。當他研究出如何預防危機的系統後,開始在工業界授課,目前已有十萬個經理級人員受惠。

邱強採用哈佛大學的授課法。先講述原則,再下達危機狀況讓學生處理,並問他該如何預防。最後告訴學生,倘若依他的方法為之,將可能成功或失敗。邱強建議,企業界應對一般經理人員進行危機預防與危機處理的訓練,因為「教育是最好的危機預防方法,不做教育就無法長期預防危機!」

預防危機的巧妙盡在CSPDC五字之中,亦即crisis(定義危機),scenarios(沙盤推演),preventive(預防危機),detective(偵測危機),corrective(處理危機)。首先定義要預防什麼危機,其次找出所有會造成危機的過程,最後以PDC三個步驟解決之。

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以波斯灣戰爭為例,應找出可能的危機、原因與預防方法。例如若伊拉克進行細菌戰,應如何因應?解決方式為攜帶防毒面罩,並以衛星偵測,只要發現伊拉克施行細菌戰的三輛戰車出現,即可先行摧毀,不只轟炸,還要消滅細菌,因此需使用燃燒彈。

波斯灣戰爭中也有無解的危機。例如禁區中有一萬一千個美國人質,倘若伊拉克將人質送往各軍區,美國便不敢轟炸,因此儘速使伊拉克投降,以速度使傷害減至最小,「如果一拖延,無解的狀況對方總有人會想到,」邱強解釋。

處理危機時分秒必爭,必須在有限的時間中掌握重點,找出問題癥結加以化解。解除危機需要技巧,執行是一大關鍵,優良的團隊不可或缺。

邱強從小就展露以組織力發揮速度制勝的長才。高中時期的他愛玩,不肯好好念書,還加入幫派,不時進出警察局,不過少年組曾告訴他,「你的幫派效率最高!」在那段年少輕狂的歲月裡,邱強就感覺到組織力和速度的重要,「組織力比個人之力大很多!」

邱強八個月就獲得MIT博士學位,憑藉的也是強力整合團隊的才能。他以四個月的時間發明自己的理論,然後將MIT大學部十六個學生分組,並訂定目標、時間與程序,分工合作,把一般需時三至四年證明理論的時間,一下子縮短為四個月,「想畢業快要有相當好的組合,整個團隊要組成,」他提供過來人的經驗。

邱強將組織優良團隊的才能繼續在工作上發揮,每個任務都以團隊的智慧和力量出擊,交出亮麗的成績。

處理危機須遠離情緒

成立公司至今,唯一一次失敗令邱強印象深刻,也是他覺得最重要和最緊張的危機。

一九九六年七月十七日,TWA Flight 800墜毀,美國飛安中心調查失事原因。調查人員覺得飛機失事原因乃人為爆炸,因此偵辦方向只在尋找爆炸物,然而化學分析結果推翻了當初人為爆炸的論點,其他可能性的資料卻已經流失,例如當初機場中眾人行李通行的影片、掉落海中的旅客攜帶物紀錄等,經過六個月已無法追查。此時邱強接下失事調查的任務,在證據與紀錄已流失的情況下,成為他成立公司以來唯一一件失敗案例。

TWA Flight 800失事事件並非邱強一開始就接手,為何列入失敗紀錄?又為什麼接下案子,明知其不可而為之?「因為剛開始進去調查的最主要兩個人是我教過的學生,」邱強說,「每個罹難者家屬都希望知道失事的原因,可是這件事情到現在還是無解。」

由此事件大家必須體認一個觀念,處理危機時千萬不能主觀。邱強表示 ,剛開始啟動處理危機時十分重要,不可只想到一個方向就跑,跑到最後才發現這是錯的,必須重新來過,早已錯失先機。應該先放慢腳步,找到所有資料,三百六十度全面思考,每一個點都看清楚,再來決定這是什麼問題,應朝什麼方向前進。邱強點出,這樣的作法,「雖然前面走得慢,但是最後才會走得快又正確。」

壓力與慌亂亦嚴重影響危機處理,遠離情緒才能看到問題癥結所在,準備周全的解決方案。

危機處理不能感情用事,以免情緒影響判斷。邱強指出,若你對某公司具特別感情,當該公司發生危機時,你就不能參與危機處理。他以醫病關係為例,如果病人是妻子,診斷將有感情加入,產生焦慮和痛苦。邱強以數據分析佐證,當一個人焦慮和痛苦時,危機處理的效率減少三○%,「也就是會沒想到三○%危機解決可能的方案,」他解釋。

邱強以急診室的醫生治療傷患形容危機處理。病人看著自己血流不止的傷口,既緊張又害怕,然而醫生可以忙碌,但不能驚慌失措,必須按部就班,將該做的事一一達成,倘若緊張,許多重要的判斷和步驟都會拋到九霄雲外。

面對危機處理時蜂擁而至的強大壓力,邱強的哲學是「看得很開」,他也依經驗累積化解壓力的方式。第一可以把眼睛閉起來,做深呼吸,試圖讓心情放鬆。其次是運動,邱強的團隊在壓力大、心情緊張時會出去跑步,跑個十五分鐘,心就能穩定下來。第三個方式則是把朋友找出來,暫時不要去想待解決的危機,談談與處理的危機無關、對自己而言比較輕鬆的事,例如明天早餐要吃些什麼。「人與人的交流可以減少壓力,」邱強說。

能幫助人是種幸福

處理危機必須不受情緒左右,情況愈緊急,愈需要冷靜與客觀,因此邱強的朋友一般都認為他非常理性。事實上,力行助人為快樂之本的邱強擁有一顆柔軟的心。

十四年前,邱強第一次感受到幫助人的快樂。當時邱強在哥倫比亞的首都波哥大處理一個危機,有個八歲半的小女孩每天到旅館門口看他上車,但是顯得非常遲鈍,打聽之下才得知,小女孩的父親早已不知去向,母親獨力撫養三個小孩,由於貧窮與營養不良,小女孩的智力發展不足,也沒有錢就醫。於是邱強延後行程,在波哥大多停留十天,請紅十字會協助,將小女孩送醫,並負擔其醫藥費、生活費和教育費直至今日。「她已經會說話了,而且最近大學畢業, 」邱強很開心地說。

家庭生活對邱強很重要,只要回到美國,除了工作外,他都和家人在一起。愛小孩的邱強有五個孩子,其中兩個是領養的,他還打算再領養兩個心靈受創的小孩。

邱強小孩的西班牙文教師得了末期肺癌,得知診斷時只餘兩個星期的壽命,丈夫早就離開她,女兒就讀高中,兒子已蹺家失蹤多時。臨終前她寫了封信給邱強,希望他能收留她的一兒一女。後來邱強帶著信找尋她蹺家的兒子,終於在科羅拉多州的酒吧中尋獲,以七天的時間和誠意打動對方,勸他重回校園。他們是邱強領養的第一對子女,如今女兒剛從賓州大學畢業,擔任一名小學老師,兒子主修文學創作,「現在他是舊金山大學的第一名,」邱強帶著身為父親驕傲的語氣說。

最近邱強準備再領養兩個心靈受創的小孩,也是一男一女。女孩小時候和父母開車外出,當她拉著爸爸玩時,他們和一輛卡車對撞,父母雙亡,小小的心靈以為是自己的錯,因此夜晚不住地尖叫,孤兒院與曾寄養過的家庭都無法接受她,邱強打算照顧她。另一個是七歲的男孩子,從小跟著當妓女的母親,後來母親不見了 ,他的心理很不平衡,覺得整個世界拋棄了他。「小孩子也有危機,他們處在問題中,不知道怎麼解套,」邱強希望能帶他們走出心靈的創傷。

邱強從帶領大家走出危機中得到助人的快樂。年輕時的邱強並不能體會助人為快樂之本的意涵,覺得快樂可能是買一部好車,可能是多交朋友,可能是參加宴會,也可能是住漂亮的房子。雖然上述的可能都滿快樂的,但是那樣快樂的感覺和助人之樂仍有一段差距。「真正快樂的本質是看到那個女孩大學畢業時的笑容。三十五歲時幫助那個小女孩的感覺和能量超乎我想像,」邱強感觸良深地說。

「能夠幫助人是一種幸福,」邱強吐露,物質與金錢是一個人短期的動機,真正的快樂在於幫助別人,助人的快樂才是真正的力量,「當危機處理完畢,人家鬆了一口氣的感覺就是我最有快感的時候。」

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