正如同價值是知識創造的行動,知識管理的價值來自於知識管理的實踐。知識管理有三種實踐的策略——市場化策略、系統化策略、社會化策略。
組織可以依照不同的競爭模式和不同的實踐階段採取重點或混合的策略,基本上有效運用知識的公司會選擇其中一種策略做為主要策略,另一種或兩種策略則用來補強該主要策略。無論是「80/20法則」或是,「60/20/20法則」,其成功的機會都會比「33/33/33法則」來得高。但是只倚賴一種策略(即「100/0/0法則」)亦非明智之舉,因為任何單一策略都無法兼顧「個人——科技——組織」三者之間的互動。
「知識地圖」有效找到知識來源
知識管理的第一種實踐策略稱做「市場化策略」,其方法是利用「知識地圖」來建立組織內部的知識市場。
知識地圖或稱知識分布圖,亦稱知識黃頁簿(yellow page)。就像市區地圖顯示的街名、學校及飯店等各項資源的地理位置,知識地圖告訴尋找知識的人,公司擁有哪些知識項目及其擁有者的資訊,俾使員工按圖索驥,找到他們需要的知識來源。
知識地圖所顯示的知識來源可能是部門名稱、小組名稱、專家名字、文件名稱、參考書目、專利號碼、事件代號或知識庫索引等,但卻不包含知識的內容本身。它只是指南和嚮導,用以節省員工追蹤知識來源的時間。無論知識多麼冷僻,都應該可以透過追蹤的雪球效應找到源頭。知識地圖和組織架構圖不同,組織架構圖以階級排列員工從屬及職位名稱,但並不能顯示各員工所擁有的知識種類,所以對找尋知識助益不大。要製作一份良好的知識地圖必須完成以下五件工作:
1.將重要知識及技能的形態加以分類。
2.將各類知識及技能的程度加以區別。
3.明訂各特定職務所需要的知識種類及程度。
4.將各「知識型員工」之能力表現加以評等。
5.建立知識地圖索引系統。
例如,微軟公司的知識地圖中包括有一百三十七項顯性知識及兩百項隱性知識,每一種知識都分成四種程度:基本程度、操作程度、領導程度及專家程度。公司的每個重要職務都有四十到六十個知識項目及程度要求。微軟並將知識地圖上線,使全球各地的微軟員工都可以利用網路追蹤與尋找知識的來源。
「知識庫」在於活用知識
知識管理的第二種實踐策略稱做「系統化策略」,其方法是將知識加以結構化或符號化後儲存起來,建立索引系統供員工使用,亦即「知識庫」的建立。
經過「庫化」的知識大致可以分為兩種,一種是外顯知識,屬於可以客觀描述的概念,譬如報告書、手冊、程式、文件等,具文字性及結構性。另一種是內隱知識,乃屬於主觀的體驗,反映在員工的經驗與習慣當中,如果一定要將其「庫化」,最多能做到的是故事性的描述或條列性的原則,譬如軼事或觀點等。
「知識庫」的建立對組織知識的流通有很大的助益,要注意的是知識庫的價值不在於「文件」的管理,而在於「知識」的活用。「文件管理」的對象是「過去的知識」,「知識庫管理」的焦點則是「未來的知識」,所以「知識庫」管理工作必須與創造知識價值的行動相結合。
由於知識庫可以讓所有員工分享,因此是屬於組織的資產,「在員工下班之後,還能夠留在公司」。但是欲將整個企業的知識都整理進知識庫中,則是無益也無必要的重大工程。另外,內隱知識的「過分結構化」有可能會引起反效果,甚至造成僵化或誤解,而扼殺了知識本身。
「實務社群」自發分享知識
知識管理的第三種實踐策略稱做「社會化策略」,其方法為鼓勵員工形成「實務社群」(Community of Practice),甚至賦與其「半官方」的地位。
所謂實務社群,是指由員工自動自發組成的團體,其凝聚的動力是在人與人之間的交情及信任,而不在正式的任務。社群成員可自行決定是否積極參與活動,大家加入的理由,是樂於分享經驗和知識,互相教導和學習,從中得到相互的肯定和尊重。
公司應協助及支援實務社群所需要的資源:電子網路、布告欄、會議場所、活動費用等。由於實務社群對於高附加價值的內隱知識最能發揮傳遞和創新的作用,員工在社群活動當中,自動自發地提出點子、意見,亦樂於交換新知識,其實就形成了組織最寶貴的人力資本。某人即使離開了公司,社群中的其他人可能也擁有他的知識,這樣的知識,因為是內隱的,無法用「知識庫」的方式留住,因此實務社群能發揮最好的「管理內隱知識」的效果。
策略必須和競爭因素配合
市場化策略最適於專家式經濟,當企業必須針對特定客戶(Focus)於最快時間內提供專精的解決方案時,知識地圖最有效率。系統化策略較適於大眾式經濟,在成熟產業中以成本(Cost)為競爭導向時,能夠「複製知識」的知識庫最有效率。社會化策略則適於創新式經濟,在新科技產業中以差異化(Differentiation)為競爭基礎時,能夠激發創意的「實務社群」就最有效果了。
知識管理的策略和競爭因素的配合情況大致如表一所示,可做為企業實踐知識管理的策略參考。(本文作者現為元智大學研發長)