Step1:聽眾至上
1.確認簡報目的
問自己「想得到怎樣的結果?」是取得交易?產品被採用?預算被認可?還是企畫被採用?有明確的目的後,才能準備好談話的切入點、見解與結論,進而,促使對方行為改變。
2. 找出對方希望、關心的重點
不要一味推銷自己的產品或想法,而是想出能幫助對方「獲利」的事實或特質。當想說服別人時,光是販售「特色」還不夠,要將「特色」轉成「利益」,才是能讓對方行動的理由。
Step2:設計簡報流程
→5招有力的開場白:
1. 向聽眾提出問題
2. 提出鮮為人知或驚人的統計資料
3. 讓人產生興趣的小故事
4. 引用備受尊重來源對公司的保證
5. 藉由比較兩種看似不相干的項目,來釐清較複雜的主題
→提供聽眾簡報途徑與時間表:總覽你想說的重點+預示簡報時程表
→簡報內容
→結論
Step3:建構動人故事
◎使用對方的語言
先確認聽眾是誰?人數、性別、年齡層、知識水準、職位等,即使是相同的內容,針對不同特性的人就需使用不同語言來表達。
◎一眼就了解內容訴求的標題
具備吸引力的一行字為標題,讓人一眼就了解你想傳達的重點。例如「交通壅塞解決對策」可以改成「3年500座自行車停車場計畫」。
◎少即是多
簡報以「簡短、單純、清楚」為原則。一頁介紹一個重點,最好以類似新聞的主標與副標形式來呈現,有層次感,使聽眾易於聚焦。
◎善用魔法數字「3」
人的腦子最能記住的範圍為「3」,避免將所有資訊塞入簡報,不妨以魔法數字3來安排簡報資料,效果最大。例如3大訴求、3大原則等。
◎圖形代替文字說明
比起文字,圖解更容易讓人明白,試著把想表達的內容畫出來。另外也可使用icon如公司、產品、人物來傳遞訊息,讓人不用閱讀也能明白。
◎善用數據、有力人士的背書
找出可以直指問題的數據資料,重大銷售成就,或是有力人士的成功經驗、背書,都能加強論點的可信度。
Step4:幫聽眾做結論!
重申貫穿簡報核心思想:給予聽眾利益在最短的時間內濃縮簡報內容的3個重點,讓聽眾再次認同「接受你的方案,就能解決問題、獲取利益」,推動他做出決定。