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掌握黃金工作時間帶

同場加映》時間管理工作術
文 / 整理/方正儀    
2014-09-09
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掌握黃金工作時間帶
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時間管理工作術1 黃金工作時間帶

你是早起的鳥兒?還是夜貓子?每個人的生理作息時間不一樣,有些人要看到太陽才有精神,有些人卻在半夜無人叼擾時才有靈感。每個人在一天當中都會有2-3 小時,是工作效率最高的黃金時段,找出你一天當中的黃金工作時間帶,並把這段時間運用在最重要的工作上。

你可以藉由分析自己的行動紀錄,明確找出自己的生理節奏,了解工作最順利的時間帶,再配合腦部活動的時間帶來改變工作習慣,藉此提高效率。

早上是腦部開始運作、生產力提高的時間,適合複雜的工作

午餐後,是最想睡覺的時間帶,可安排整理文件或雜務這一類不太需要動腦的工作

午餐或接近下班時間,心情浮動,適合眾人一起討論、激發創意的會議型工作

實踐的祕訣:每個人的最佳時間各有不同,得從行動紀錄中發現自己的最佳時間,加以巧妙運用。

時間管理工作術2 倒推法安排日程

安排行程的基本目的,在於提醒在會議、簡報或交貨日等期限來臨前,應該做什麼事。一一列出到達此目標前應該要做的工作、以及預計花費時間,再安排行程表,才不會拖到最後才準備,或是把時間花在不必要的事物上。

步驟1:具體想像「目標」

想像行程當天是什麼狀況,發生哪些事情,訂出事先必須做好的準備與安排。例如,在月底要準備一場簡報會議,從會議當天的場所、參加人員名單、簡報內容、事先需不需要演練,先將具體的作業順序與必要的作業時間一一列出,就可根據順序跟所需時間安排行程。

步驟2:訂定因應各種突發狀況的「規則」

就算事先做好計畫,還是有變動的時候,這時候,事先想好可能會發生的變數跟因應措施,才不會在面對突然狀況時,一下子措手不及。

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