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3圖1表,快速解決問題

職場提案、簡報必備
文 / 王友龍    
2014-08-28
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3圖1表,快速解決問題
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面對雜亂無序的檔案、文章,如何快速整理成簡報資料?眾家產品性質定位各異,如何找出新產品的市場點?「三圖一表」,就可以解決這些職場常見難題。

「三圖一表」運用解構事物或闡明因果關係的「關聯圖」、可說明相對位置概念的「分布圖」、呈現競爭態勢的「十字定位圖」,與排序或清單模式的「表格」,釐清事件脈絡,順利找出產品市場定位,無論是訊息判斷、職場簡報提案,都是不可或缺的思考利器。

關聯圖

解構事件,幫助釐清事件的邏輯關係

關聯圖又稱為關係圖,或概念式圖解,在提案企畫書中相當常見,用來表達流程與因果關係的圖解技術,運用內含文字的幾何圖形所形成的圖框,以及線條、箭號的搭配組合,清楚呈現事件的脈絡與發展過程,或是問題的解決對策。

關聯圖共有3 個組成要素:文字、幾何圖形(文字的載體)、箭號或線條符號,若有需要,也可在相關的圖形旁加上輔助性的說明文字,它的製作流程共有5 個步驟(範例如圖1):

1 找出文章架構:詳讀文章後,將文章分為數個區塊,釐清區塊之間的從屬關係,再去檢視各區塊中的內容是否存在結構關係。

2 處理數據、圖像化相關資料:將文章中有數據的資料做成統計圖或表格,如果文章中有具圖像化的文字,請先將它圖像化,例如地理位置概念的分布圖、XY 軸分布圖,將這些資料處理後,剩下的文字才是要繪製關聯圖的素材。

3 找出關鍵文字:經過前2 個步驟後,可以在文章中發現一些關鍵文字,這些字可能會重複出現,將它們挑出來,準備進行圖解化。

4 以關鍵文字繪製關聯圖:找出所有關鍵文字,釐清文字之間的邏輯關係,用線條代表平行關係,用箭號表示因果關係,連接這些關鍵文字。

5 美編加工:為了讓圖解具備傳達力,必須注意版面大小、文字、整體色系搭配。

分布圖

掌握資訊分布狀態,說明相對位置

分布圖透過一種有意義的視覺化圖像分布來傳達你的觀點,依地理性與數據性的不同性質,分為「地理位置概念」與「相對位置概念」兩種(詳見圖2)。

地理位置概念的分布圖除了將地圖呈現,提案成功的關鍵點在於用箭頭、線條拉出的說明文字、數字或統計圖表,這些資料要與說明的主題相呼應;相對位置概念分布圖,通常用具有起點的X、Y 軸繪製象限內的資料分布。

十字定位圖

說明競爭分析的圖像化工具

十字定位圖法也稱四象限法,在提案分析的運用上相當普遍,尤其是在策略規畫與擬定,成為職場相當重要的工具。如何畫出十字定位圖?首先定義水平軸與垂直軸,有以下兩種方式(如圖4):

1 對比法:用名詞或形容詞定義軸線,像是轎車的豪華型與經濟型是兩個對比的產品概念,另一個軸線可定義為消費者相關的概念,像是個人的、家庭的,這兩條軸線的4 個對比定義,形成了轎車的產品定位分析圖。

2 正負法:同一條水平或垂直軸,用同一個名詞定義,一端是該名詞的正向描述,另一端是負面描述,像是好喝跟不好喝。

定義出水平與垂直軸兩端的意義後,接下來就要以箭頭呈現差異化,也就是將競爭者跟自己的產品放進十字定位圖的象限內,用箭頭在視覺上形成差異化與品牌形象提升的效果(步驟如圖3)。

表格

呈現排序或清單模式

表格在視覺上不像統計圖具有張力,但它是容易使用、簡單易懂的圖解方式。賈伯斯於1998 年麥金塔世界博覽會的簡報投影片,採用2×2 的表格說明蘋果電腦的產品區隔與定位,是使用表格的一個很好範例(詳見圖5)。

表格還具有一個特性,就是可向右與向下延伸,形成一個資料龐大的方格陣列。如果輸入數字,表格就具有排序的功能,你可以在第一列的項目中,選擇一組數字作為排序的基準;如果輸入文字,就具有清單/一覽表的功能,可依重要性自上而下排序,其中第一列的設定項目是關鍵,所要揭露的資訊項目與程度(字數/深入度)都考驗你的資料分析與整合能力。

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