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我的一天有48小時

比別人用功兩倍,必須善用十大原則
文 / 整理/編輯部    攝影 / 吳毅平
2006-03-01
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我的一天有48小時
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每個人一天都只有二十四小時,這是無庸置疑的。但是,如何運用這二十四小時,將決定你擁有什麼樣的人生。

然而現在的人,工作愈來愈忙碌,相對地,私人時間就不斷地減少。儘管如此, 你還是得利用私人時間充實自己,而且這種需求愈來愈迫切。當今大環境逐漸地轉型為知識社會,不比別人用功兩倍的話,不僅工作績效不彰,搞不好還保不住飯碗。所以,為了要獲得整體效益,你必須懂得運用時間的訣竅。而這其中,有十項創造時間的基本法則:

有些事,不必刪除

1:睡眠、吃飯及正規工作,別吝嗇付出。為了從百忙中挪出時間,很多人可能會馬上想到「減少睡眠時間」這個辦法。不過,去掉太多睡眠時間,會讓腦筋反應遲鈍,不論工作還是家事,都無法有效率地完成,結果可能只是在浪費時間。

進食也是維持生存必不可少的行為。吃飯時間多少可以縮減,但是完全不吃就對身體有害;賺取收入也是維持生存所需的行為。長時間的加班或假日加班另當別論,至少正規的上班時間是獲得收入所必須花費的時間,所以也不應縮減。睡眠時間、吃飯時間、基本的工作時間等,是「為了生存必要的花費」,盡量不要縮減為佳。

2:工作之餘穿插休息時段。據調查顯示, 人類的集中力最多只能持續約九十分鐘,除非真的工作得很起勁,否則應該小憩片刻。特別是用腦較多的知識勞動者,平時更應該妥善安排休息時間。

如企業家、律師、醫生等,一定要好好把握休息的機會。反之,容易影響精神,一旦看漏或忽略重要的事項,或是不小心判斷錯誤,就會造成嚴重的後果。所以原則上,放鬆自我的休憩時間是不可缺少的。

有些事,須有效率

3:盡早著手下一件事。從某個動作進入到下個動作前的一段時刻,我們常常將其浪費掉了。例如,一直打算接下來要看些書,但遲遲不開始。或者想著「等會兒來洗澡吧」,但是眼睛還盯著電視不放。

盡快著手進行下個動作,你就可以得到一些時間。例如,電視節目54分結束,54分就開始念書,假設電視節目8點54分結束,大部分的人會想「9點再開始念書吧」。但是,那六分鐘正是產生「拖拉磨蹭」的癥結所在!

預定要做一件事沒有必要訂在剛好「9點整」或「10點整」之類的時間。六分鐘,小學生可以輕鬆做上大約一百題簡單的計算題,國語作業也可以抄寫一百個左右的字。如果是大學考生,或志在取得資格證照的社會人士,六分鐘就可以做一、兩題練習題了。

也許在你看來不過是六分鐘,但是活用這六分鐘的人,和浪費這六分鐘的人,兩者以後會出現極大的差異。

4:提高效率創造時間。

不論是讀書、學習或工作, 與其問「我做了幾小時? 」不如問「我做了多少?」。兩小時可以完成的閱讀量或工作量,卻花了四個小時,這就是浪費時間。需要八小時完成的工作,你必須盡量在七小時,甚至六小時內做好,這是十分重要的。如此一來,就能少加班一到兩個小時,多出來的時間可以挪作私人用途,不僅提高了生活品質,更可用來讀書以充實自我。

5:決定事情先後順序。

為了不造成時間上的浪費,做事必須視其輕重緩急,決定先後順序。在同一時間,這件事也想做,那件事也想做,可是時間有限,所以你得先決定順序再開始進行。若時間充裕,當然不太需要決定事情的先後順序,不過當時間有限時,就特別需要訂出做事的優先順序。先看電視?看書?還是先休息?一開始就決定好這些事的先後順序,可以避免浪費時間。

6:常留意待辦事務。

試著隨時注意日常生活中每個動作所需的時間。你吃飯要花幾分鐘?刷牙要花幾分鐘?上廁所要幾分鐘?淋浴、化妝又各需幾分鐘?這些都要一一掌握,意識到這些時間是很重要的事情。

當然,工作或學習方面也是同樣道理。寫一張企畫書要花幾分鐘?收發電子郵件要花幾分鐘?念十頁的資格考講義要花幾分鐘?先弄清楚的話,靈活運用時間就不是難事。

除此之外,從相反角度掌握時間也是必要的。比如說,如果現在有十分鐘空檔,可以做什麼?有三十分的話,可以做哪些事?如果有一個小時,可以完成哪件工作等等。假設都能清楚掌握這些,就可以依時間長短,安排不同的工作或學習計畫,例如能想到「現在有五分鐘,所以可以收發電子郵件」諸如此類,就可以靈活運用短暫的空檔時間。

有些事,不可勉強

7:快慢的價值,因人而異。為了挪出多餘時間,提高工作效率、加快辦事速度是可行的辦法。但是,每個人能夠加快速度的事不盡相同,這一點得先弄清楚。舉例來說,有人認為入浴就是要緩慢、悠閒地療養疲憊身心,就不該縮短洗澡的時間。

反之,認為沖沖澡,或泡澡泡到流汗就好的人,就不須悠哉泡澡,改採淋浴,也可以節省時間。上廁所花費的時間也是,有人很快就能解決,有人卻需要蹲很久,才千呼萬喚始出來。特別是便秘的人, 很難在自己希望的時間內方便完畢。上廁所的時間是很難自己掌控的,所以最好不要有企圖加速完成的想法。不論如何,生理上的事大多不是自己能控制的,若想從這方面挪出一點空檔,是不太可能的。

8:計畫要有彈性。不要擬定高難度的計畫也是重點之一,即使你擬定「每天要挪出兩小時空檔來念書」之類的計畫,而所謂計畫又常常趕不上變化,根本派不上用場。一旦跟不上計畫,漸漸就會失去幹勁,導致方寸大亂。所以你一定要以「計畫一定會變更」為前提,安排一個不須勉強自己的計畫。

一周中以一天為預備日,進度落後的部分就利用預備日彌補挽救。一天下來,即使沒達到預定的進度,只要以一周為單位,在一周內大致做到預定進度就可以了。擬定有彈性的計畫,才容易持續下去。

有些事,可以換取

9:花錢買時間。假設你目前正準備資格考試,偏偏家裡有非做不可的急事。這時,可以花錢請打雜工到府服務,以節省念書時間。即使請打雜工做事需要花個上百或上千元,估計划算的話,那麼請打雜工幫忙仍是有效率的。

另外,當工作堆積如山,忙得不可開交時,不搭電車,改坐計程車也可說是花錢買時間的實例之一。

並非只有五分、十分這種以分為單位的短暫時間可以稱為空檔。放遠看去, 人生周期當中的一年、兩年,也可能成為空檔期間。假如你有一段時間,不必工作也可維持生活,那你就能在此期間準備高難度的資格證照考試,甚至出國留學。如此使用時間,將為你的人生帶來最大利益。

10:擅用人際關係。

想要創造空檔時間,除了花錢以外,妥善運用人際關係也是個辦法。

如果自己忙不過來,可以拜託家人或好友幫忙。以之前舉過的例子來說,工作的截止大限迫近,卻偏偏有家事要做,這時若你平常就培養良好人脈的話,說不定可以請父母、親戚或死黨友人鼎力相助。

當然,一味請人幫忙是不行的。原則上,親戚或朋友開口請你幫忙時,你也要立即挺身而出。平時就要建立互助互愛的友好關係。總之,不論念書或工作,不要總是孤軍奮戰。結合他人的力量,到最後常可以省去不少時間。

而這十個化零為整的時間創造祕訣,相信會使現代生活更游刃有餘,讓你成為無往不利的效率高手。

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