alexa
置頂

3招時間管理理高效工作法

文 / 整理/方正儀    
2013-04-01
瀏覽數 850+
3招時間管理理高效工作法
分享 Line分享分享 複製連結

忙!盲!茫!如果這幾個令人討厭的形容詞時時浮上心頭,你的時間管理就出問題了。如何從「高工時卻沒有高收入」,反轉成「加薪不加班」,關鍵就在學會如何有效管理每一年、每一天、每一刻。

企管顧問彼得‧布雷格曼(Peter Bregman) 指出, 時間管理不是「完成所有的事」,而是在有限的時間內「專心完成真正重要的事」。但身邊有那麼多事情在拉扯,我們如何跟著計畫走?有那麼多事物在搶奪注意力,我們如何只專注在重點上?

他提出3個簡單的工具及技巧,幫助我們做出聰明的選擇,知道什麼值得做,什麼又不值得,一旦失焦時也知道如何將自己拉回正軌。

依據你的特質,把你的天分發揮到最大,去成就那些能讓你感到快樂、有生產力、而且能成功的事,這樣的時間管理,才能讓你工作有效率,也能讓你心靈富裕。

1年計畫找到聚焦重點

●以4大要素創造你的年度重點

去吃到飽餐廳吃飯,選擇那麼多,每種都吃會吃到撐,該怎麼辦?要安然撤退,祕訣就在少吃幾樣。時間管理的道理也是一樣:對於要做什麼,必須有策略;對於不該做什麼,也得痛下決心取捨。

你可以這樣想像:在吃到飽餐廳用餐,拿一個只能裝5種菜色的盤子,不能再多了,既然只能選擇5種,就要確定拿到的是既營養又好吃的菜色。也就是說,把這一年的重點放在5件事情上。如何決定是哪5件事?想一想你是誰?下一步要去哪裡?從4個元素的交會點開始嘗試。

確認你的年度重點能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調的獨特之處,並反映出你的熱情,那就對了。這是你的力量所在。

1天計畫完成正確的事

●工作清單幫你在對的時間做對的事

年度首要的5件事,必須成為每日生活的基礎,也就是你的組織圖,想讓你的年度重點工作有進展,就必須專心把時間投入其中,每天都是如此。

製作工作清單時,請依據你的5個年度重點來分類,然後加上第6類,並標示為「其他5%」。透過這樣的清單架構,把令人手足無措的事項,切分成容易管理又切實可行的工作區塊,同時確保時間花在對的地方。

為了避免在工作清單中填入太多事項,你還需要另一種清單:「放手清單」。想一想:什麼是你不想達成的?什麼讓你不快樂?什麼對你來說並不重要?什麼是阻礙?

做好工作分類之後,請拿出行事曆,把各事項安排進各時段,最難和最重要的項目排在最前面。把優先事項排進當天的行事曆後,就可以切實、符合預期地把事情完成。

18分鐘好習慣輕鬆管理每一天

●上下班前及工作中都需集中注意力

即使有了工作清單,挑戰永遠在於執行。要讓你的注意力專注在優先事項上,你必須養成管理工作生活的好習慣,而這個習慣只占每天的18分鐘:

● 上班前花5分鐘,規畫當日工作重點

在打開電腦前先拿出工作清單,看看有哪些事項是實際可行的,能讓你更專注在年度重點上,並讓你在一天結束時有成就感?把這些項目從工作清單挪到行事曆上。

●每小時花1分鐘,重新聚焦

把手表、手機或電腦設定成每小時響1次,然後開始針對行事曆上列的事項工作。當鬧鈴響起時問問自己,過去1小時是否有生產力,然後看一下行事曆,有意識地承諾自己要如何度過下1小時。這個動作的意義在於,你可以1小時接1小時地管理每一天,而不是讓時間來管理你。

●下班前花5分鐘,誠實檢討並反省自己

關上電腦,回顧今日,問問自己以下3個問題:

1.今天過得如何?有什麼成功經驗?遇到什麼挑戰?

2.今天學會什麼?計畫明天要做些什麼?和今天有什麼異同?

3.今天和誰互動了?需要向誰更新訊息嗎?或要感謝誰?問誰問題?有什麼回饋可以和誰分享?

詳細文章請看 2013. 4. NO104 30雜誌

分享 Line分享分享 複製連結
職場學
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章