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三色筆幫情報延長保鮮期

紅藍綠通吃 資料不漏讀
文 / 劉名揚    
2007-02-01
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三色筆幫情報延長保鮮期
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收集情報在工作上愈來愈重要,但在這個資訊氾濫的時代,每天接觸到的情報多如繁星,要做到過目不忘根本不可能。許多有收集情報習慣的人,可能會發現自己在不知不覺間,早已被淹沒在大量情報的洪流中。

若未經過妥善整理,資料到頭來多半淪為無用的素材,即使有再良好的收集習慣,大都將在快速的累積中被塵封。

其實情報一如生鮮食品,同樣賞味期限,若草率看過便馬上遺忘,沒有及時調理活用,好不容易找到的情報便錯過了派上用場的大好機會。養成邊瀏覽邊在腦子裡做整理的習慣,應能有效解決這個問題。

把資料當河川疏浚

甫過世的法務部前部長陳定南生前為人嚴謹,曾訓誨兒子閱讀時宜以三色筆畫重點。任教於日本明治大學文學部的齋藤孝教授在著作《三色原子筆情報活用術》中,也提出一個有效整理資料的方法︰利用一支紅、藍、綠的三色原子筆,在瀏覽資料時隨時打圈、畫線、註記。

資料必須經過整理才有用,但一般人習慣在粗略閱讀過後,再抱著「或許哪天會派上用場」的心態花時間做整理、保存,其實在時間效率上有欠完善。而以這種三色方式瀏覽資料,就等於邊閱讀邊吸收、整理,既能有效吸收,又能省下不少時間,更能避免資料未經吸收就遺忘。只要持之以恆地養成這種閱讀習慣,日後在閱讀時即使不拿筆畫線,也能在自己的腦海裡自動做出有條不紊的重點篩選。

為什麼是這三種顏色呢?齋藤孝指出,正如同紅綠燈只有三色,為了讓人能夠迅速判斷,三應該是選項的最大極限,一旦多於三,就很容易造成混亂。而就一般人對這三色的共通認知,紅、藍適合用來標示最重要、與次要的部分,也就是以客觀價值判斷最具參考價值的重點。綠則適合標示主觀認知上的重點,也就是瀏覽者根據個人觀點,覺得有趣、有意義的部分。利用這種方式區分,就好比整治河水支流,只要按系統自然分流,便不致於產生氾濫,讓自己為「情報的洪流」所吞噬。

通常的多色原子筆,在上述三色之餘還有個黑色。齋藤孝建議應避免使用黑色, 理由是容易與大多為黑字的資料混淆,而且由於不夠鮮活、缺少生命力,使用黑色畫線效果將大打折扣。

不論是瀏覽會議資料或報章雜誌,都可用這種方式強調出重點。除了畫線之外,碰到吸引自己注意的語句或關鍵字,也可將之圈選出來;最重要的部分甚至可以反覆畫好幾層圈圈。若覺得整段文字都很重要,可將整段圈起來,並在旁邊畫上「○」或「◎」符號加以強調。

如此一來,事後再閱讀這些資料時,重點便能清楚浮現。

紅藍客觀 重點一目瞭然

實際執行時,最能輕鬆選出的重點應是畫藍線的部分。由於想畫紅線時,一般人會擔心後頭會不會出現更重要的重點,而感到猶豫, 因此可在畫完藍線後,從中挑出需要畫紅線的要點,同一部分即使兩種顏色重疊也沒關係。

紅、藍圈選的範圍,最好是任何人都會覺得重要的部分;至於綠色,則是可以自由發揮的部分,凡是吸引自己的

注意或興趣,皆可以綠色做標示。

以這種方式畫完重點後, 不僅資料已悉數經過自己大腦的篩選被讀入腦中, 再次閱讀時還會發現這些情報被自己整理得十分立體, 讀起來栩栩如生, 重點一目瞭然。若在畫線前事先限制紅線的數目, 還有助於將重點歸納得更精實扼要。

綠色感性 可當創意素材

紅和藍的部分固然重要, 但這種客觀的重點,主要是用來應付眼前的一時之需。反而是綠色的部分最能凸顯自己的感性,只要妥善利用,極可能從中發展出一些富獨創性的點子。再者, 只要利用箭頭將圈選起來句子或關鍵字稍做連結, 還能整理出及時的關係圖表。如此將文字做簡單的圖像化, 對理解資料內容極有幫助。

隨個人感覺篩選出來的綠線部分, 其實代表自己興趣的累積。由於人在自己感興趣的議題上最容易有所發揮,因此在需要原創性的發想時, 綠線部分就成了最適合活用的元素;雖然在研讀資料時或許不會立刻派上用場,但適時抽出這些資料, 並將不同性質的綠線資料做有效結合, 其實有助於隨自己最感興趣的方向,建立獨特的發想。

這些部分在撰寫個人性質的文章時最適合引用, 對於建立獨特的發想也頗有助益。例如一名引擎研發人員在研究如何讓汽油引擎有效節約油耗時,若能適時找出一些事前隨興趣保存的「環保」、或「電力能源」相關資料, 或許就能在適度整合下,成功導出「汽電兩用車」的點子。

簡報行事曆也適用

在習慣這種三色邏輯後,若能進一步培養以不同顏色做筆記的習慣,也有助於事後的分析解讀。不過由於做筆記要求速度,因此記錄時只需用到紅、藍色抓住要點即可。事後複習時,如果有部分內容觸發了任何發想,都應以綠色在字旁加上註解或標出疑問,留待事後進一步探討。

三色法在做簡報時也派得上用場。在準備Power Point時,若以紅色標出最重要的重點、並以藍色標出次要的部分,將能幫助聽眾及時理解要點,增加簡報的說服力。而綠色可以用來做一些感性或幽默的陳述,為冰冷的簡報增添幾分吸引力。

同理,這種方式也適合用來記錄行事曆。以做時間管理為例,在規畫次週的時間表時,最重要的部分,例如與客戶相約,宜以紅色書寫;次要的工作相關事項適合以藍色記錄;綠色則可用來記錄私人活動。如此一來,不僅能釐清各事項的輕重緩急,攤開行事曆確認時間時,還能一眼看出這個星期是紅、藍、還是綠的部分最多,對調適工作心情與態度也有不小幫助。

僅以三色做區分,或許有使判斷流於過度單純呆板的風險。但只要徹底習慣這種整理資料的技術,將能鍛鍊思路在篩選情報時判斷得更為細緻。單純的工具,與複雜巧妙的手藝是絕不會互相牴觸的。

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