alexa
置頂

別把對方當作肚子裡的蛔蟲

跨界PM這樣合作
文 / 楊倩蓉    攝影 / 關立衡
2012-05-01
瀏覽數 900+
別把對方當作肚子裡的蛔蟲
分享 Line分享分享 複製連結

這是一個需要高度整合的時代,無論你是職場工作者或是SOHO族,你都必須學習如何跟別人合作。

職場上的爾虞我詐,多半是電視劇的演出;現實世界裡,無國界的時代,無論是跨界、跨國、跨部門溝通,講究就是如何整合資源,才能解決問題。

工作上,我們常常碰到臨時專案工作的機會,無論是擔任專案經理人(PM)也好,或是被選為專案小組成員也好,常聽到抱怨聲音。最常見的問題,團隊成員會抱怨身為領導者的PM只會猛盯小組成員進度,卻無法整合大家的能力,讓目標早日達成;有時就連經驗豐富的PM 本身也不免自我疑惑:為什麼專案工作如此辛苦?有沒有更好的合作方式?

「其實,專案工作不是把事情做好而已,它更是處理人的工作,一旦把人處理好,通常事情也會解決,」擁有16 年以上專案工作經驗、創新企劃學院PMP 專案管理課程講師周雅姍指出。正因為專案常常是天上掉下來的任務,本身更不是公司組織內的正常運作模式,需要跨界跨部高度整合。老實說,如果資源已到位,團隊小組又是一時之選,各部門都願意放下自己工作來協助你,根本就不會有專案小組的存在了。換句話說,專案的問題,像小組的成員能力不足、高階主管授權不夠、各部門主管不願全力配合,以及目標客戶無法講清楚他的訴求,都是正常的現象,但是你真的認知清楚了嗎?知道如何搞定這些人、那些事?周雅姍指出:「把精力投注在做事上,不如投入在人的身上,更是必要。」

PM 祕訣1:盡人事才能聽天命

如果你是PM,如何改變自己的特質,跟他人合作?首先你得看懂他人的人格特質。

每個人都有自己的個性,身為PM也不例外。問題是,PM 的個性也決定了專案的成敗。

成功的PM 除了觀念要正確,清楚專案工作的本質就是高度整合的任務,協調溝通就是PM 最重要的工作外,最困難的一點就是本身必須要有open mind 的心胸,願意開誠布公。

很多PM 上台第一句話,都會開始宣告自己的個性如何;有的PM會說:「我的個性耿直,就是不喜歡講好聽的話。」有的PM會在任務分配下去之後就撂下一句:「有問題再來找我。」換言之,就是要大家配合他。

但是別忘了,PM 最重要的功能就是溝通協調,才能爭取資源,即使你再有個性,你都得按捺住自己的個性,刻意開誠布公,尊重不同聲音的意見,而且還得懂人,知人善任,才能激發出最大的合作力。

基本上,周雅姍認為,一般人的性格有分下列幾種:

實事求是的貓頭鷹型:貓頭鷹性格的天生喜歡拿著放大鏡去看每一件事,這樣的人或許無法做好社交工作,但是派他擔任把關的工作準沒錯,因為他的放大鏡總是能找到關鍵的缺失。

能袖善舞的孔雀型:或許孔雀型的人給人的感覺太花枝招展了,偏偏他對社交很有一套,知道如何迎合高階主管的喜好,為不同部門打下良好的溝通關係,他或許在工作上並不細心,但是派他出去協調溝通準沒錯。

領導開創的老虎型:專案工作有時是一條等待曙光的工作,遇到問題時,除了PM 本身擔負起領導責任外,也需要成員當中有人願意站出來帶頭往前衝,為陷入死胡同的專案闖出一條新的路來,而老虎性格的人絕對是挺身而出的那一位。

溫和被動的無尾熊型:這樣性格的人喜歡聽話行事,一方面是謹慎的緣故,認為先做先錯,但是好處是他的配合度高,只要命令下達,就會默默完成。

以上皆備的變色龍型:變色龍性格的人通常都是團隊成員裡最聰明的人,他知道什麼時候該展現什麼特質,才能讓工作更順利。

當然,不見得每個專案小組都有具備上述各種性格的人,多半來說,PM 挑人的範圍有限,如何在眾多限制下成事,其實PM只要掌握一個關鍵祕訣,那就是能不能與他人共事的人。至於技術不到位,只要邊做邊學就可以了,就怕能力好的人卻不願意與人溝通協調,最後還是走向失敗。

至於PM 本身,更要刻意調整自己的個性,刻意讓自己對小組成員的處事風格反應慢一點,不要急著更正,而是多看他的好處。

PM 祕訣2:找到彼此做事邏輯,才能對症下藥

別把省時便利的MSN 或是e-mail 當作溝通主力,反而弱化了彼此的合作力。

談合作力,溝通很重要,溝通的目的就是要影響他人贊成你的決定。而溝通工具的選擇就變得很重要,因為,用錯溝通工具,只會事倍功半。

最近幾年,周雅姍發現職場工作者的溝通能力都在弱化當中,原因就在於溝通工具的選擇。科技時代,很多人為了避開冗長的開會時間,常常會選擇省時便利的MSN 或是e-mail 來與群體溝通,結果幾年下來,卻導致一個可怕的結果。這個令周雅姍相當憂心的大問題,就是在習慣這些簡便的工具後,大家的思考模式也會跟著溝通的介面而改變;由於MSN 與e-mail 受限於介面的關係,通常只能用簡短的字句來表達,久而久之,「你的編譯能力開始弱化,你會開始看不懂別人的問題,也聽不懂別人的意見,因為你無法理解短句之外的長句表達,」周雅姍說。

一旦出現了編譯能力的弱化,你跟外界的一切溝通都會成為問題,你不可能永遠躲在電腦背後下達指令或是線上溝通,尤其是專案工作更需要面對面的溝通,了解這個人的情緒,經過起承轉合的磨合過程中,找到彼此做事的邏輯才能對症下藥,而短句是沒有起承轉合的訓練。

所以周雅姍非常鼓勵PM 去寫部落格,可以訓練寫長篇的邏輯能力,才能擁有理解人的能力,讓小組的互動更佳。這並不是排斥科技,而是如何有效的善用溝通工具,如果MSN 或是e-mail 無法完整傳達溝通訊息時,就得面對面開會,透過簡報與畫圖,讓大家擁有共識,這種共識,事後大家比較會願意去遵守,因為是面對面的溝通,如果事後有遺漏之處,再用MSN 或是e-mail 來補充。

PM 工作並非包山包海,極力討好每一個人,而是顧全大局並重視細節。顧全大局就是一開始就要給團隊明確的工作方向,即使後來微調都不至於大修大改,彼此合作起來才不會怨聲四起,挫了團隊合作的士氣。

至於魔鬼更是出在細節中,一個公用資料夾命名不清楚,或是沒有再三檢查就發出去的一封電子郵件,都可能是衝突的起因,這些環環相扣的細節都會影響合作力,千萬不要強辯:「我以為對方會了解。」

合作,就是別把對方當作你肚子裡的蛔蟲。

分享 Line分享分享 複製連結
職場學
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章