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管理時間,別讓時間管你

杜邦供應鏈經理鄭金英教你》
文 / 徐仁全    攝影 / 林育緯
2012-03-01
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管理時間,別讓時間管你
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談 到供應鏈管理,全球化企業感受最深。

全球化企業一方面不斷將產品製造委外到成本更低、生產條件更好的地區,另方面也將產品持續行銷到購買力逐漸增強的新興市場,因此比起過去,布局涵蓋更廣,上下游牽涉面更深,供應鏈的複雜性也更高。因此,許多全球化企業已將供應鏈管理視為致勝的核心。

全球化企業的代表之一杜邦(DuPont)正是如此,而在台耕耘40 多年的台灣杜邦,承襲了母企業的策略,也在供應鏈管理上多所著墨,以增加競爭力。尤其台灣因結合軟體、硬體強項,已逐漸擺脫純粹代工角色,強化了在全球供應鏈的地位及附加價值,也讓台灣杜邦在全球化競爭中持續保有優勢。

目前就職於台灣杜邦應用化學及氟產品部門,負責亞太供應鏈的鄭金英,看不出來她已從事供應鏈管理有20 餘年的經驗,其中在杜邦就超過17 年。鄭金英從外文系畢業,一頭栽進製造業,先進小工廠當貿易業務,從中學習商業基本概念。「當時在5 人公司裡,什麼都學,什麼都摸,讓我成長飛快,」她說。

至今印象仍十分深刻的一件事,是美國Wal-Mart採購來工廠驗貨,結果只看逃生門是不是可以順利開啟,以及包裝的訂書針是否會刮手,其他都不是重點,讓她體會到「安全至上」的做事原則,至今自己也奉為圭臬。

進入杜邦後,鄭金英從客戶服務開始做起,做事認真、服務熱忱的她很快受到主管賞識,並外派到美國。在美期間並進修MBA,以增強自己商業知識,讓她更清楚做好運籌帷幄的事務。

目前,鄭金英負責杜邦亞太地區的應用化學及氟產品的供應鏈管理,包括防水布料coretex、不沾鍋塗料鐵氟龍、冷氣使用的冷媒等,都是她負責調度的化學品或原料。透露一個數字,鄭金英掌握的化學品及相關產品,一年營業額就達8.5 億美元(約合新台幣250 億元),已是一家中型電子公司的年營業規模。

鄭金英雖然進到供應鏈管理這個領域,跟原本的讀書背景有些不同,但她發現這是個每天都具高度挑戰的工作,讓她很享受、很有成就感。在專業領域部分,除了取得MBA 學位外,她也陸續取得供應鏈管理的國際認證,如CPIM、CSCP 等,讓她更專業帶領這6、70 位部屬,處理好數十種品項的化學產品。

二十多年工作經驗,讓鄭金英體驗到供應鏈管理是項專業度極高的工作,面臨的挑戰及風險也很大,除要了解客戶需求,有時也要注意天候狀態,國際局勢都要掌控,是個不會無聊的工作。但也許課堂上授課有限,年輕學子對此領域不熟悉,導致主動爭取進入此領域的人不多,專業度也有待提升。她希望願意接受挑戰、可吃苦耐勞的年輕人多投入,因為這是不會「一成不變」的好工作。以下是她給新手主管的10 堂課:

Lesson1 專業能力不要忘

這裡先談到供應鏈管理專業的證照取得,一般來說進入供應鏈管理領域後2 到3 年,可以開始準備取得APICS CPIM( 生產與存貨管理Certified in Production and Inventory Management) 及CSCP(營運與供應鏈管理)的證照。我的建議是有了工作經驗再去上相關課程,把工作實務與上課內容結合,領悟後1 至2 年參加考試是最合適的時程。

另外,最近幾年導入供應鏈管理的SCOR 運作模式系統,也就是計畫(Plan)、採購(Source)、製造(Make)、配送(Deliver) 及物流 /逆物流(Return)整套的流程系統,也應進一步熟悉操作,並找到適合自己企業的運用模式。

Lesson2 了解基本的商業知識

作為一名供應鏈管理的主管,一定要了解基本的商業運作。最簡單的來說,供應鏈管理像是一位後勤調度總司令,他要精準的提供貨品給前線打仗的業務行銷,同時又要與生產工廠密切配合,以按時交貨。更重要的是,供應鏈牽涉到出貨、存貨的關鍵,也與成本有關,如何在這中間取得最佳營運方程式,是供應鏈主管須學會的事,而基本就是先了解商業管理模式。

Lesson3 讓新科技幫你解決大小事

供應鏈管理非一朝半日可以學會,且一旦學成後也常依靠過去的經驗,墨守成規。因此常看到供應鏈的主管不會或不喜歡用新科技、新工具。

目前在供應鍵管理上的系統工具有MRP、MRP2等,都是非常方便的管理系統,用來追蹤各物料及貨品從預測、採購,到生產、交貨,都能清楚掌控進程,十分方便。運用系統管理工具可以達到改善的效果,讓供應鏈管理能達到盡善盡美的地步。

Lesson4 問題解決/全盤考量能力

供應鏈一天到晚都是在解決問題,倒不是說很麻煩,但就是代表供應鏈管理是很繁瑣的事務。今年1 月北半球大風雪,或各地也有水災的情況,供應鏈就會出現送貨運輸可能受阻,交貨時間拉長的問題。如何解決?這時就考驗了平時的應變能力及規畫是否完善,如果在規畫時把天候影響運輸交通的變數考量進去,那就不致發生問題,否則就要改變路線或異地供應等方式來應變。

Lesson5 別因小事捉狂的能力

壓力常讓人捉狂,但壓力也是供應鏈主管們的好朋友之一,常常陪伴在身邊,可以用揮之不去來形容。已從事供應鏈20 餘年,還是會遇到讓我頭皮發麻的情況。當壓力大到自己無法承受之際,找幫手或尋求援助是必要的,此時找公司內外部資源,讓前輩或主管來幫你度過難關,解決這個壓力,是可行的。一般來說,有壓力就要紓解,用旅遊或打太極等方式,對我也都不錯。

Lesson6 管理時間,不要時間來管你

時間管理是重要的課題,特別在供應鏈上,有大時間的管理,例如說生產時程及交貨時程的控管,到更大的年度供應鏈計畫,都是需要精準排定時程,按時掌控。而在個人的時間管理上也不可馬虎。以我來說,個人的時間管理會以優先次序及輕重緩急來安排,就可有所取捨,也不會亂了秩序。提醒年輕人,要會說NO,懂得拒絕而不是全盤接受,否則會忙不過來,品質也不佳。

Lesson7 做專案,當計畫主持人

專案的訓練是讓人成長最快的方法之一,公司會交付員工某項專案,讓員工成為專案主持人(project leader),此時有兩種意義:一是測試你的能力,看你有沒有能力主導一個專案。專案由小到大,也都在逐步測試你的能力到哪裡。其二是訓練你的領導力,專案主持人要能協調溝通,常是跨部門,甚至向主管直接對話,此時就看你的領導能力。鼓勵年輕人必要時可以爭取專案的主導權,多多給自己機會訓練,以達到主管的能力。

Lesson8 危機處理靠平日演練

這裡談到的危機是不預期發生的事,且其影響及後果恐對公司及客戶,甚至環境及民眾造成傷害的事件。

如果一艘載滿化學原料的運輸船隻不小心觸礁擱淺了,化學原料因此溢出汙染了當地海域的生態,這種事件算是重大的危機。此時身為供應鏈的主管該如何處理?他如何與公司高層合作,提供最完整的資訊給高層做出判斷,並能協調當地政府及環保單位清理,同時又不影響客戶的權益,就是危機處理最高原則。

平日要做好準備工作及應變措施,危機發生時就較不會慌亂。平日有準備,戰時有勝算,就是這個道理。

Lesson9 找出自己的最佳團隊

供應鏈管理一個人做不來,最重要是組一個團隊,讓大家一起來。這個團隊不只要有專業,也要有默契,隨時能了解其他同事的處境,給予支援。

在找尋團隊的成員時,也不要預設立場,認為誰不合適,或誰沒有能力等,如果一個成熟的團隊組成,是可以容忍成員有一些時間的學習與成長,有資深也有資淺的同仁,互相協助提供意見,更能讓團隊多元且持續成長。

Lesson10 要有吃苦耐勞的心理準備

供應鏈管理事情多如麻,一定要有吃苦耐勞的心理準備。面對生產單位與客戶間的協調者,一定要把雙方的需求講清楚,隨時反映狀況,以減少中間的誤差。而在處理各項貨品及運送貨的流程時,更要細心處理,讓貨品精確的交到客戶手中。沒耐心又粗枝大葉的人,一定做不好這件事。

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